Un sistema di controllo di gestione è un insieme di procedure che permettono di monitorare le attività di un’azienda, per vedere se si stanno muovendo verso il conseguimento degli obiettivi stabiliti in sede di pianificazione. Questo presuppone la formulazione di obiettivi, la misurazione dei risultati ottenuti e un’analisi degli scostamenti rispetto alle previsioni.
L’introduzione di tale processo permette di coordinare in modo efficace tutti gli organi aziendali e soprattutto fornisce le basi per la misurazione di parametri ed indicatori di prestazione.
Il fulcro di questi strumenti di controllo è il cosiddetto “cruscotto direzionale“, uno strumento di controllo di gestione che permette di misurare il livello di raggiungimento del target, mediante gli opportuni indicatori di performance. Ma come viene stabilito questo target? Generalmente, mediante i dati estrapolati da sistemi integrati come possono essere i sistemi gestionali, contabili, e strumenti di project management.
Sistemi e strumenti per il controllo di gestione
Il controllo di gestione (anche detto direzionale) avviene grazie a una opportuna pianificazione operativa e alla successiva misurazione degli indicatori (KPI – Key performance indicators) stabiliti per capire se e quanto ci si sta allontanando da ciò che ci si era prefissati. A tale verifica seguono, eventualmente, azioni correttive.
La tecnologia supporta le organizzazioni da tutti questi punti di vista offrendo sistemi e strumenti per il controllo di gestione a partire, per esempio, dai tool per il reporting. Dai risultati di questi ultimi è infatti possibile evidenziare inefficienze di processo.
Suite software complete sono in grado di soddisfare tutte le esigenze aziendali in termini di analisi, monitoraggio, anticipazione e previsione di quanto occorre per condurre in modo ottimale le attività.
I sistemi e gli strumenti più evoluti sono capaci di elaborare modelli di processo al fine di gestire le richieste provenienti dall’interno (i consigli di amministrazione) o dall’esterno (stakeholder ed enti regolatori) riducendo al minimo il rischio di disperdere tempo e risorse.
I sistemi e gli strumenti predisposti per il controllo di gestione e integrati nell’ambiente applicativo lavorano sui dati che raccolgono nei programmi o provengono dalla loro stessa attività, li elaborano mediante soluzioni di business intelligence per poi restituire informazioni dettagliate e fruibili tramite dashboard che possono essere interrogate in modo semplice e intuitivo.
Il controllo di gestione per tracciare i KPI aziendali
Quando si parla di gestione aziendale, è facile capire che il monitoraggio dei KPI è fondamentale per la buona riuscita di tutti i lavori. Dunque, l’applicazione del controllo di gestione alle imprese operanti per progetto, deve tener conto delle caratteristiche peculiari dell’impresa stessa, ma soprattutto del suo sistema di gestione.
A supporto dell’attività di controllo di gestione, infatti, ci sono alcuni strumenti di vitale importanza, come possono essere i software di project management. Alcuni di questi si integrano con il sistema gestionale ERP e dunque offrono un supporto essenziale per monitorare e confrontare i risultati, ma non solo. Forniscono anche una previsione circa gli obiettivi e la redditività continua del progetto e controllano eventuali deviazioni.
Il “cruscotto direzionale” presuppone la valutazione costante di alcuni indici o KPI. Vediamo alcuni degli indicatori che bisogna necessariamente tenere sotto controllo.
1. Indice di prestazione della pianificazione
Lo Schedule Performance Index o SPI identifica il ritmo con il quale sta procedendo il lavoro e consente di fare previsioni per stabilire se il lavoro sarà terminato in anticipo, in tempo o in ritardo rispetto alla scadenza stabilita.
Tecnicamente è il rapporto tra EV (Earned Value) e PV (Planned Value). Ecco un esempio: un progetto ha un budget totale (BAC) di 20.000€ e si è pianificato di spendere 10.000€ prima che sia completo al 50% (PV). In realtà, sono stati spesi solo 8.000€ (EV), quindi l’indice SPI è inferiore a 1 (8.000/10.000=0,8) e si è in ritardo rispetto alla tabella di marcia. Un SPI minore di 1 indica che il progetto è in ritardo; se è uguale a 1 il progetto è puntuale; un SPI maggiore di 1, invece, dimostra che il progetto è in anticipo.
2. Rendimento degli investimenti
Il Return on Investment o ROI quantifica il valore del processo, o lavoro, o progetto, e valuta quanto un investimento è redditizio. Aiuta a valutare le prestazioni di gestione e a stabilire il giusto equilibrio tra alto rischio/alto rendimento e basso rischio/basso rendimento. Monitorare il ROI significa risparmiare i costi, aumentare i profitti e la produzione.
3. Current development backlog
È l’elenco dei lavori in arretrato, disposti in ordine di priorità di consegna. Stabilito che tracciare questo indice è essenziale per guidare l’andamento di tutti i processi aziendali, occorre sottolineare come un sistema di project management integrato sia fondamentale in questo caso in quanto consente ad ogni membro del team di ottenere visibilità sui lavori svolti e da svolgere, sul numero di lavori assegnati a ciascun membro e il numero di ore rimaste per completare i propri task.
Tenere dunque sotto controllo questo KPI è utile al team di lavoro perché in ogni momento tutti i componenti della squadra sanno quali azioni compiere per prime. È importante che tale lista sia sempre aggiornata: se un elemento nel backlog non contribuisce più all’obiettivo del lavoro, dovrebbe essere rimosso; d’altra parte, se in qualsiasi momento viene fuori un’attività necessaria allo svolgimento del lavoro, questa deve essere aggiunta al backlog. Un sano current development backlog dovrebbe mutare ed adattarsi durante tutte le fasi di lavoro, man mano che il team procede.
4. Indice di performance dei costi
Questo KPI di controllo gestione è in grado di comunicare l’efficienza dell’uso dei fondi e fa comprendere i costi effettivi sostenuti, anche per prevedere le prestazioni future e allocare meglio le risorse. In sostanza, il monitoraggio del Cost Performance Index o CPI, informa sul rendimento dei fondi investiti.
Per calcolare il CPI bisogna dividere il valore ottenuto (EV) per i costi effettivi (AC). Ecco un esempio: un progetto ha un budget totale (BAC) di 20.000€ ed è stato realizzato il 50% del lavoro (EV). Se sono stati spesi 12.000€ (AC), i costi effettivi hanno superato il valore guadagnato: 10.000/12.000=0.83. Un CPI minore di 1 significa che il guadagno è inferiore alla spesa; se è maggiore di 1 indica che probabilmente il progetto costerà meno del previsto.
5. Capacità delle risorse
La pianificazione della capacità delle risorse, all’interno di un sistema di controllo di gestione, stabilisce se un’organizzazione è in grado di soddisfare gli accordi di qualità del servizio, sia internamente che esternamente. L’obiettivo di avere un quadro chiaro in questo senso è quello di determinare la capacità dell’impresa di impegnare risorse per far fronte a nuovi flussi di lavoro.
Per calcolare la capacità delle risorse, si moltiplica il numero di persone che sono disponibili per il lavoro che si deve portare a termine, per il tempo che hanno a disposizione. Poiché per ogni lavoro si potrebbero utilizzare le stesse risorse, imparare a prevedere l’esatta disponibilità di ciascuna è una parte cruciale della gestione delle prestazioni.
La possibilità dunque di tracciare questi indici di prestazione può migliorare in maniera rilevante la produttività aziendale. I dati che oggi molti SRP o Services Resource Planning forniscono ci danno informazioni utili a prendere decisioni in tempo reale.
