La gestione di un magazzino non è facile. Le aziende hanno necessità di pianificare nel minimo dettaglio tutte le movimentazioni di magazzino, quali per esempio inbound e outbound per garantire una sinergia delle diverse attività di magazzino e ridurre i colli di bottiglia.
Una delle operazioni più importanti in un magazzino è la gestione degli ordini che include tutti i processi quali: ricevimento ordine, accettazione dell’ordine al prelievo, imballaggio e spedizione dei prodotti, fino alla gestione dei processi post-vendita come rimborsi e resi, se necessari. Un errore in uno di questi processi può far crollare l’intero flusso di lavoro, il che significa rifare tutte le fasi dall’inizio. Questo è chiaramente un enorme spreco di tempo e ritardo nella spedizione dell’ordine previsto.
Tra le problematiche principali che le aziende riscontrano sul tema della gestione magazzino abbiamo:
- Ridondanza delle operazioni. Può capitare, ad esempio, che vengano eseguite parallelamente stesse operazioni da più operatori
- Uso inefficace dello spazio in magazzino. Difficoltà a massimizzare l’uso della superficie e dello spazio di magazzino per mancanza di logiche di stoccaggio
- Difficoltà della tracciabilità della merce. Pensare di trovare un prodotto in una certa posizione, ma rendersi conto che in realtà è collocato altrove o addirittura accettare un ordine presumendo di avere scorte sufficienti per evaderlo e scoprire solo in seguito che non è così
È facile che si verifichino queste criticità se le aziende non adottano un software adatto per la gestione del magazzino. Molti dei processi di controllo dell’inventario e movimentazioni di magazzino vengono eseguiti manualmente e ciò lascia ampio spazio all’errore umano. A volte possono verificarsi anche quando si utilizza un software obsoleto.
Una soluzione WMS per la gestione del magazzino
Un modo per superare queste sfide di magazzino è dotarsi di strumenti adeguati. Con i semplici fogli di calcoli il rischio di perdere informazioni importanti è sempre dietro l’angolo. Salvataggi errati, cancellazioni accidentali, modelli troppo complessi: una piccola distrazione è sufficiente per produrre effetti a catena su tutte le successive fasi di gestione degli ordini. Oltre al pericolo di perdere dati, una gestione non automatizzata porta con sé anche la difficoltà di aggiornare le informazioni in tempo reale e di poter analizzare velocemente lo storico dei dati.
Al contrario, digitalizzare l’intera procedura di acquisizione, elaborazione e evasione degli ordini consente di evitare un numero eccessivo di passaggi, riducendo al contempo il rischio di errori e ripetizioni. Una corretta gestione del magazzino è perciò fondamentale per garantire pianificazione, controllo e ottimizzazione dei processi.
La soluzione più efficace e sicura è dotarsi di un sistema ad hoc per la gestione del magazzino. Con le moderne soluzioni WMS (Warehouse Management System) oggi è infatti possibile gestire in modo integrato la logistica di stabilimento, facendo affidamento su un unico strumento per gestire tutte le movimentazioni di magazzino – dall’accettazione al picking, fino ai versamenti – e consultare lo storico delle operazioni eseguite. Tutto tramite un’unica applicazione, così da poter gestire il magazzino sia da desk sia mediante un device mobile.
Un WMS contiene strumenti analitici che “elaborano” i dati di archivio e aiutano a un maggiore controllo e protezione delle informazioni. Riducendo il lavoro manuale, abbassa i margini di errore e permette una tracciabilità costante dei prodotti lungo tutta la filiera interna alla fabbrica. Il sistema WMS consente, inoltre, di avere accesso a tutti i dati aggiornati in tempo reale, potendo creare report e statistiche grazie all’aggregazione dei dati.
I vantaggi di una soluzione WMS per la gestione del magazzino
Un sistema WMS è in grado di monitorare scorte, quantità ordinate, disponibilità, priorità degli ordini e date di consegna. Avere a disposizione una fotografia costante e aggiornata dello stato degli ordini permette così di controllare giacenze e priorità di evasione, monitorando le attività in maniera rapida ed efficiente.
Aggiornare le disponibilità di magazzino in tempo reale all’arrivo di nuovi ordini consente di calcolare con precisione le effettive tempistiche di evasione e di mantenere sotto controllo ogni passaggio della produzione. Più la filiera è integrata, migliore sarà la gestione del magazzino e più rapido lo smaltimento degli ordini. Tra i vantaggi:
- Ottimizzare lo spazio disponibile
- Migliorare l’efficienza suggerendo i percorsi e i metodi migliori per il prelievo o la messa a disposizione
- Migliorare l’accuratezza delle transazioni e ridurre gli errori di prelievo. Il sistema fornisce elenchi di prelievo automatizzati che possono essere inviati a lettori e dispositivi mobili per aiutare a eliminare gli errori e ridurre gli sprechi di tempo e di carta
- Aggiornare i dati in tempo reale. Il magazziniere sa sempre quanta merce c’è in magazzino, dove si trova e quando deve essere caricata sui camion.
È evidente quindi come la decisione di utilizzare un software dedicato alla gestione di un magazzino abbia un forte impatto positivo in termini di ottimizzazione delle risorse aziendali.
