Implementare un Content Management System aziendale, nell’era del lavoro ibrido, rappresenta una mossa strategica imprescindibile per raggiungere una produttività e una user experience mai sperimentate. La gestione delle informazioni, la condivisione delle conoscenze e la velocizzazione delle procedure sono elementi chiave per il successo aziendale: per questo, l’imperativo, all’interno di un ambiente operativo digitale senza più confini di spazio e tempo, è potenziare la comunicazione e la collaborazione tra le persone. Il punto è costruire un archivio digitale unificato da cui poter gestire e governare efficacemente i progetti e i flussi di lavoro. Un Content Management System evoluto e performante, in quest’ottica, rappresenta uno strumento essenziale perché garantisce che tutte le informazioni e i documenti aziendali siano sempre aggiornati e disponibili, facilitando la ricerca di dati specifici: in questo modo, tutti gli utenti abilitati possono avere immediatamente una visione completa e uniforme di tutte le attività aziendali in cui sono coinvolti. Per dare vita a uno scenario di questo tipo, la soluzione è SharePoint, la piattaforma che consente di abilitare una intranet aziendale mobile e intelligente. Scopriamo come funziona, quali vantaggi offre e come implementarla al meglio.
Cos’è e come funziona SharePoint, la intranet intelligente e sempre disponibile
SharePoint è la piattaforma software di Content Management System realizzata da Microsoft con l’obiettivo di facilitare la condivisione di informazioni e contenuti tra i dipendenti. Questa soluzione, in particolare, migliora la collaborazione interna e potenzia il lavoro di squadra perché permette di accedere ai documenti aziendali da qualsiasi dispositivo e luogo di connessione (da PC, Mac e dispositivi mobili, sia all’interno che all’esterno del perimetro aziendale), in modo rapido, intuitivo e sicuro. Come sottolineato da Microsoft stessa, infatti, questo Content Management System rappresenta un vero e proprio “quartier generale” in cui si concentrano notizie, aggiornamenti, conoscenze e policy aziendali. In pratica, le funzionalità di SharePoint consentono di creare siti intranet, pagine, raccolte di documenti ed elenchi, di archiviare e sincronizzare file nel cloud e di gestire in maniera più efficiente le attività quotidiane creando flussi di lavoro personalizzati.
I vantaggi di un Content Management System evoluto, integrato e potenziato dall’AI
Implementare un Content Management System come SharePoint significa poter organizzare i documenti e le informazioni aziendali in base alle specifiche esigenze operative. La digitalizzazione dei processi e la possibilità di creare un archivio centralizzato sempre aggiornato e disponibile grazie al cloud, infatti, abilita una gestione documentale molto più agile e affidabile, semplificando e velocizzando la categorizzazione, la ricerca e la gestione di qualsiasi dato. Questo nuovo paradigma operativo migliora la governance di qualsiasi progetto perché consente di avere sempre la massima visibilità in tempo reale su ogni attività. E non è tutto: SharePoint è completamente integrato con applicativi come Microsoft 365, Power Automate e Power Apps. In particolare, oggi la produttività e il coinvolgimento delle persone possono essere ulteriormente potenziati da funzionalità di intelligenza artificiale e analisi avanzata dei dati grazie a Microsoft Viva, la piattaforma che integra SharePoint, Microsoft 365 e Microsoft Teams raccogliendo in un’unica soluzione tutti gli strumenti utili per scambiarsi e trovare informazioni, feedback, analisi e approfondimenti. Secondo quanto riportato da Microsoft stessa, questo ecosistema informativo potenziato consente di ridurre del 75% gli sforzi necessari ai lavoratori per trovare le informazioni di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno. Un valore aggiunto che migliora l’employee experience in maniera esponenziale.
Il segreto di un’implementazione del Content Management System: il ruolo di Horsa
Per apprezzare appieno la potenza del Content Management System di Microsoft e avere la certezza di sfruttarne tutte le funzionalità in maniera sicura, è fondamentale affidare l’implementazione a un partner autorevole e certificato. Per questo motivo, Horsa rappresenta un alleato fondamentale: grazie a un team di esperti dedicati, a un’esperienza pluriennale e a best practice consolidate nell’implementazione del digital workspace Microsoft, è in grado di accompagnare le aziende in un percorso di adozione e utilizzo maturo, consapevole e completo.
Il caso Fluorsid: una gestione progetti organizzata, sicura e collaborativa
Un esempio dell’efficacia del modello Horsa è l’implementazione del Content Management System e del nuovo sistema di gestione documentale di Fluorsid. L’azienda sarda – attiva nell’industria chimica e mineraria con sedi dislocate tra Italia, Svizzera, Norvegia, Regno Unito e Bahrein – voleva superare le criticità dovute a una gestione documentale non ottimizzata, aggravata dalla necessità di dover orchestrare una grande mole di proposte di progetto. L’obiettivo era migliorare le attività di project management, abilitando il tracciamento di tutti gli step necessari per la loro realizzazione. Grazie a Microsoft SharePoint (per il database e la gestione documentale) e all’integrazione con altri applicativi come PowerApps (per le interfacce), Power Automate (per i flussi e le interfacce) e Power BI (per il reporting), Horsa ha permesso a Fluorsid di creare flussi digitali davvero efficienti, dinamici e collaborativi e un sistema di project management più organizzato. Il risultato? Procedure automatizzate e una collaborazione più fluida tra gli attori in gioco, lungo tutto il ciclo di vita del processo: dalla proposta di progetto all’avvio vero e proprio delle attività, passando per le fasi di approvazione, individuazione del capo-progetto, formazione del gruppo di lavoro, raccolta informazioni e verifica. Per un’efficienza complessiva mai sperimentata prima.
