Horsa risponde a questa esigenza con un’offerta completa che abbraccia tutti gli aspetti della gestione aziendale, grazie a soluzioni innovative per il Project Portfolio Management e per la gestione del lavoro dei team, che permettono di coordinare e ottimizzare le attività quotidiane con facilità e precisione.
I maggiori vantaggi? Una visione completa e integrata di tutti i progetti in corso, ottimizzando le risorse, il tempo e riducendo gli errori. 

Un tool di Cost Estimating permette di stimare i progetti in modo accurato, grazie a previsioni di costo basate su dati storici e modelli parametrici. 

Un altro punto di forza è rappresentato dai nostri sistemi di Gestione ticket e Help desk, pensati per garantire un servizio clienti veloce, gestendo richieste e problematiche con efficienza e trasparenza.  

La nostra offerta e l’approccio all’AI 

Wrike: è una piattaforma di cloud based di gestione del lavoro adatta a qualsiasi azienda e ambito. Tramite l’interfaccia semplice ed intuitiva, aiuta i team a pianificare, coordinare e gestire i progetti e le attività in modo collaborativo ed efficiente. Offre funzionalità di task e project portfolio management e contribuisce al miglioramento dei processi aziendali anche attraverso l’utilizzo di workflow personalizzabili e regole di automazione.                                                   
Per quanto riguarda le funzionalità AI proposte da Wrike sono:  

• Sintesi: riassunto smart dei commenti e della cronologia dei progetti e delle attività, schematizzando le prossime azioni da compiere;  

• Suggerimenti: rilevazioni delle azioni più frequenti e suggerimento di quelle automatizzabili;  

• Traduzione: traduzione istantanea di descrizione e commenti; 

• Supporto con tool dedicato: in Roadmap. 

Happy Fox: è uno strumento di service management semplice ed efficace che supporta ed ottimizza la gestione di processi avanzati di help desk e service management. Grazie ad una soluzione modulare che include chatbot, liveChat, workflow e business intelligence, permette di personalizzare e migliorare i sistemi di ticketing e di service delivery e in particolare grazie all’utilizzo di AI:  

• Sintesi: riassunto delle varie risposte e dei contributi all’interno di un ticket;  

• Suggerimenti e Analisi sui tickets: proposte settimanali su articoli di Knowledge Base e suggerimenti sulle risposte da poter dare al richiedente e sulle modalità di risoluzione delle problematiche nei ticket;  

• Traduzione: in roadmap la possibilità di tradurre tutto l’ambiente in molteplici lingue; 

• Supporto con tool dedicato: Add-on (Assist AI).  

Planview AdaptiveWork: è un tool di PPM completo e flessibile che si adatta ai processi di business dell’azienda. Questo strumento è progettato per aiutare le organizzazioni a pianificare, eseguire, monitorare i progetti con focus sulla gestione del portfolio in modo più efficiente, offrendo funzionalità come la gestione delle risorse del team e gestione dei costi del progetto, la reportistica avanzata e l’integrazione con altri strumenti aziendali.
Grazie ad uno specifico tool di AI riesce inoltre:  

• Sintesi: riassunto delle informazioni sia a livello di Portfolio che dei singoli campi testo;  

• Analisi: permette di monitorare l’andamento dei progetti e di attenzionare possibili trend o rischi; 

• Supporto con tool dedicato: in fase di rilascio. 

 OPC: Oracle Primavera è la soluzione cloud di PPM sviluppata da Oracle per piccole, medie e grandi aziende e viene utilizzata prevalentemente nei settori di ingegneria e costruzioni, energetico ed infrastrutturale. OPC è un tool progettato per la gestione e pianificazione dei progetti, dei portafogli e delle risorse, fornendo strumenti di reportistica avanzata per monitorare le prestazioni e l’andamento progettuale. 

Le funzionalità legate all’applicazione dell’AI sono già state inserite nella Roadmap e saranno rilasciate prossimamente. 

 CostOS: è un potente strumento di Cost Estimating che combina gli approcci di stima tradizionali con le tecnologie BIM 3D, 2D e GIS, con lo scopo di supportare le aziende nella pianificazione, nel monitoraggio e nel controllo dei costi dei progetti, incrementando la precisione delle stime. È ampiamente diffuso nel settore Oil & Gas ed Engineering & Construction.   

Le funzionalità legate all’applicazione dell’AI sono già state inserite nella Roadmap e saranno rilasciate prossimamente. 

• Analisi AI: suggerimenti del miglior match tra BOQ Items (del progetto) e Line Items (del Database), e relativa percentuale di accuratezza per ogni combinazione 

In conclusione 

L’utilizzo dell’AI si sta diffondendo in modo rapido e a macchia d’olio in ogni settore e, in particolare,  nel project management sta trasformando radicalmente il modo in cui i progetti vengono gestiti.   

I maggiori vantaggi di questa transizione sono:   

• Automazione ed efficienza: l’AI può automatizzare compiti ripetitivi e amministrativi, liberando tempo prezioso per i project manager, che possono così concentrarsi su attività di valore. 
• Analisi predittiva: grazie agli algoritmi di machine learning, l’AI è in grado di gestire i rischi migliorandone la capacità di previsione e risposta. 
• Ottimizzazione delle risorse: l’AI può analizzare grandi quantità di dati per ottimizzare l’allocazione delle risorse, garantendo che i progetti siano completati nei tempi e nei budget previsti. 
• Ottimizzazione pianificazione: grazie all’analisi delle previsioni e allo storico dei dati relativi a progetti passati e in corso, l’AI fornisce dei suggerimenti per la pianificazione efficace, considerando talvolta gli aspetti descritti precedentemente.  
• Miglioramento della comunicazione: l’utilizzo dell’AI può agevolare lo scambio di informazioni facilitando la comunicazione tra i membri del team, grazie anche alla sintetizzazione efficace dei contenuti presenti nella piattaforma.  

In sintesi, l’integrazione dell’AI nel project management non solo migliora l’efficienza operativa, ma anche la qualità delle decisioni e la gestione complessiva dei progetti. 

L'articolo “Hey, AI: pianificami il progetto” proviene da Horsa Blog.

Nel dinamico contesto aziendale, si sta diffondendo sempre di più il ruolo del Project Manager, che si trova però spesso a cercare di soddisfare aspettative irreali, talvolta con responsabilità che sconfinano il solo concetto di progetto.

Per spiegare al meglio questo tema, proviamo a considerare un esempio pratico: la costruzione di un nuovo stabilimento.  Il primo errore che si tende a commettere è quello di gestire l’iniziativa come un progetto già definito, nominando quindi un Project Manager che si occuperà della sua realizzazione fino ad essere responsabile di tutti gli aspetti ad essa collegati. In realtà, esiste una fase preliminare, conosciuta come Business Analysis, che ha lo scopo di valutare se l’iniziativa è ragionevole. Questa fase è una combinazione tra l’acquisizione di informazioni dai dati utilizzando tecniche specifiche e l’esecuzione di attività per identificare le esigenze di un’azienda. Qual è l’obiettivo ultimo di questo stabilimento? Quali prodotti o servizi dovrebbe generare? Quali risultati attesi rispetto ai costi? Esistono alternative valide? Sono presenti risorse sufficienti per la sua realizzazione? Queste sono solo alcune delle domande cruciali da affrontare in questa fase.  

Definiti questi aspetti, avremo il quadro completo sul nostro “Business Case” da attribuire a un Project Manager, che lo realizzerà seguendo le specifiche, rispettando le scadenze e i costi precedentemente stabiliti. Inoltre, sarà la Business Analysis a garantire che, al termine del progetto, i benefici attesi siano stati effettivamente raggiunti. 

Stando all’esempio citato, cioè la costruzione di un nuovo stabilimento, dopo la conclusione del progetto, il compito di gestire le operazioni quotidiane sarà affidato al Responsabile di Stabilimento. Questo cambiamento verrà ufficializzato durante la fase di chiusura del progetto, una fase spesso trascurata ma di fondamentale importanza.  Nel linguaggio aziendale, questo processo rappresenta il ritorno al “Business As Usual,” ma a un livello più avanzato.  È importante notare che queste distinzioni non sono rigide e fisse, ma servono a riflettere sulle fasi fondamentali e sugli obiettivi correlati. 

Integriamo ora un nuovo elemento nella nostra situazione di esempio, una circostanza purtroppo frequente, poiché le attività di R&D e formazione del personale non sempre vengono sviluppate parallelamente. Supponiamo che i dipendenti del nuovo stabilimento, dotato di tecnologie all’avanguardia, non siano stati adeguatamente formati per sfruttarle al meglio. Ciò potrebbe portare a un utilizzo inefficiente degli impianti, con una produttività inferiore alle aspettative.  

In parole più semplici, il problema non risiede direttamente nel progetto stesso, ma nell’arte di gestire il cambiamento che il progetto inevitabilmente porta con sé (il progetto interrompe sempre uno status quo). Perciò, è fondamentale prestare particolare attenzione anche a questo aspetto, per il quale esiste una metodologia specifica chiamata Change Management, che a sua volta comprende processi, ruoli e linee guida ben definiti.  

Dal Project Manager al Program Manager

Ora, immaginiamo che l’iniziativa, oltre la costruzione del nuovo stabilimento, includa anche l’implementazione di un nuovo sistema logistico automatizzato. Qui entriamo nel territorio della gestione di più progetti interconnessi (gestione del programma). I programmi generalmente hanno dimensioni maggiori rispetto ai progetti singoli, relazioni complesse tra i dipartimenti e sono caratterizzati da più incertezza. Questa transizione richiede, oltre che a competenze e responsabilità differenti, anche una diversa figura professionale: il cosiddetto Program Manager. Quest’ultimo deve garantire che i progetti siano eseguiti in modo coordinato, assicurarsi di avere il personale necessario per entrambi i progetti, pianificare le attività e i tempi in modo da massimizzare i risultati dell’intera iniziativa.  

Supponiamo ora che l’azienda in questione voglia aprire non uno, ma più stabilimenti (con o senza sistemi logistici aggiuntivi). In questo caso, ci troveremmo a gestire un portafoglio di progetti, un insieme di progetti e programmi che richiedono una gestione coordinata. 

In conclusione, il passaggio da un’idea a un progetto implica la considerazione di molteplici aspetti e discipline. Il project management è solo una parte di questa equazione e, da solo, non è sufficiente per portare a termine un’iniziativa complessa. 

Inoltre, per eseguire tutti i passaggi in modo efficace, è essenziale considerare una dimensione “trasversale” e costante: il tempo. Per portare a termine le attività previste, è necessario non solo avere una conoscenza delle tematiche descritte, ma anche avere il tempo necessario per metterle in pratica nel migliore dei modi. Questo non significa necessariamente ingessare il processo con burocrazia e complessità eccessive. La gestione del tempo è essenziale per garantire che le attività previste siano realizzabili e per evitare sovrapposizioni con altre iniziative o attività quotidiane. Inoltre, sviluppare competenze nella gestione del tempo è cruciale come una “soft skill” fondamentale per l’efficienza in qualsiasi contesto lavorativo, indipendentemente dalla fase, dal progetto o dall’attività gestita. 

L'articolo Il Project Manager: il ruolo che trasformò l’idea di progetto in realtà (ma non da solo!) proviene da Horsa Blog.

Il mondo del project management necessita di conoscenze sia pratiche sia teoriche, come molte altre discipline, ma a differenza di altri lavori quello del project manager richiede prima o poi una tappa quasi “obbligatoria”, la certificazione. Certificarsi, infatti, permette di conoscere nuove metodologie, di dare nuovi orizzonti alla propria carriera ma anche di segnalare alla propria e alle altre organizzazioni di essere legittimato a concorrere per le gare dove queste vengono richieste.  

 Indiscutibilmente per il mondo del project management la certificazione PMI-PMP è la più famosa e maggiormente richiesta a livello internazionale. Essendo molto conosciuta tra i professionisti potrebbe sembrare che accedervi sia semplice, ma non è così; infatti, al 31 marzo 2023 in Italia il numero di certificati PMP è poco meno di diecimila e nel mondo poco più di un milione. 

I vantaggi di avere una certificazione come la PMP sono molteplici, fra le quali le principali: 

• prendere conoscenza e consapevolezza di quali siano le metodologie adatte da applicare sui progetti che si affrontano permettendo dunque di intervenire, modificare e prendere decisioni a ragion veduta. 
• Possedere una riconoscibilità interna ed esterna, infatti ottenendo la certificazione PMP si segnala alla propria organizzazione e alle altre di essere un soggetto formato e certificato dall’ente di project management più importante a livello internazionale;, questo comporta più possibilità di fare carriera e spesso stipendi maggiori in confronto ai pari ruolo. 

 Per accedere alla prova di certificazione sono richiesti requisisti specifici e un esame composto da quesiti tutt’altro che banali, con molte domande situazionali che richiedono quindi non solo una conoscenza del materiale didattico, ma anche un’esperienza maturata on the job. 

 Gli argomenti trattati infatti si focalizzano su tre macro-campi:  

• Persone = come gestire team e risorse all’interno dei progetti. 
• Processi = come gestire i processi all’interno dei progetti. 
• Contesto= come gestire un progetto a seconda dell’ambiente in cui si opera. 

 I requisiti per sostenere questa certificazione dipendono dal titolo di studio che si possiede: 

La struttura dell’esame consiste in 180 domande tra: 

• multiple-choice,  
• multiple responses,  
• matching,  
• hotspot e limited fill in the blank. 

Per una durata di 3 ore e 50 minuti. 

La certificazione PMP si basa sulle conoscenze teorizzate dal Project Management Institute quali: 

• Capacità tecniche di gestione. 
• Capacità di leadership. 
• Capacità strategiche e di business management. 

Il PMI consiglia una preparazione teorica facendo riferimento al materiale della PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge), una guida pubblicata dal PMI con lo scopo di standardizzare e documentare le best practice del Project Management. È fortemente consigliato integrare la preparazione teorica per il PMP con simulazioni che possono essere offerti nei pacchetti di formazione. 

Il PMP non è soltanto un grande investimento di tempo ma anche economico. Il costo della certificazione varia a seconda se si è membri o meno del PMI e le tariffe sono le seguenti: 

N.B. è possibile rifarlo due volte nell’anno di validità della lettera di eleggibilità 

La certificazione PMP ha valenza tre anni e per mantenerla anche in seguito bisogna maturare un certo numero di crediti ossia 60 PDU, così divisi: minimo 35 PMP Education e massimo 25 PMP Giving Back. (1PDU=1h) I PDU sono di due tipi diversi e si possono maturare attraverso la presenza a webinar, conferenze e seminari dedicati (PMP Education), oppure in attività di insegnamento o di volontariato (PMP Giving Back). 

Codice etico  

Il PMI ha definito un codice etico comportamentale che deve essere seguito e firmato dai professionisti che rientrano in questi gruppi: 

• Tutti i membri del PMI.  
• Individui che non sono membri del PMI, ma che soddisfano uno o più dei seguenti criteri:  
• Non membri che hanno conseguito una certificazione PMI.  
• Non membri che fanno domanda per iniziare il processo di certificazione PMI.  
• Non membri che svolgono attività di volontariato presso il PMI.  

Il codice etico comprende 4 macro-temi: responsabilità, rispetto, equità e onestà. 

L’intervista

Conclusa questa prima parte più “tecnica” (per approfondire: https://www.pmi.org/), chiudiamo l’articolo con una piccola intervista a un professionista del mondo del project management e responsabile della divisione Horsa Plan, parte integrante di Horsa Insight a Vicenza: Maurizio Ciraolo. 

D1: Consigli e se sì perché il percorso di certificazione PMP? 

“Consiglio assolutamente il percorso PMP, principalmente perché è un modo per capire che esiste un approccio universale e strutturato alla gestione dei progetti, poi adattabile ai vari contesti aziendali e a tutti i progetti a seconda della tipologia e della dimensione; per di più a livello aziendale il percorso di certificazione permette a un gruppo di project manager di uniformare lessico e modalità di gestione dei progetti e di conseguenza rendere i processi più efficienti.” 

D2: Consiglieresti anche l’iscrizione al PMI? 

“Certo, sia perché è una fonte bibliografica completa e autorevole sia perché si possono seguire webinar, eventi e altre iniziative che consentono di maturare i crediti necessari al mantenimento della certificazione. Inoltre, il PMI propone altri tipi di certificazione, come ad esempio la PMI-PBA (Project Business Analysis), che si focalizza su una tematica specifica (la Business Analysis in questo caso, cioè lo studio dei motivi strategici che scatenano un progetto) spesso sottovalutata. Altri esempi sono la certificazione in Risk Management, in portfolio management e in program management che sono utili perché permettono di avere una visione strutturata su una serie di problematiche vicine al mondo del Project Management che spesso vengono sottovalutate.”   

D3: Quale utilità concreta hai riscontrato da questo percorso?  

“Tra le utilità concrete sicuramente lo studio che il percorso ‘costringe’ a fare, permette di capire quali siano i processi e le fasi che si dovrebbero affrontare sul progetto, permettendo di capire coscientemente i rischi che si corrono, a volte necessariamente, quando si semplifica il processo. Anche una maggior sicurezza nel proporre approcci e nelle discussioni con clienti/colleghi/partner, sapendo che le indicazioni fornite non sono frutto del solo ‘buon senso’, ma arrivano da un approccio codificato alla gestione dei progetti. Infine, la formazione continua per il mantenimento della certificazione, obbliga in qualche modo a rimanere aggiornati sul tema, permettendo di cogliere gli spunti sulle evoluzioni delle metodologie o di rispolverare alcuni aspetti grazie anche alle esperienze che vengono riportate.” 

Vuoi certificarti con Horsa Plan? 

Horsa Plan è una divisione di Horsa che si occupa principalmente di Project & Portfolio Management, offrendo servizi di formazione sia di base che in preparazione alle certificazioni; inoltre, Horsa Plan è partner di alcuni dei vendor più diffusi con cui collabora da anni, promuovendo software innovativi per la gestione di attività e progetti e l’organizzazione del lavoro. 

L'articolo CERTIFICAZIONE PMI-PMP: Project Management Professional proviene da Horsa Blog.

Ebbene, nonostante il mestiere di gestire e coordinare attività e progetti esista da sempre, è solo di recente che questo ruolo viene riconosciuto come un vero e proprio lavoro, tanto da introdurre dei percorsi di certificazione.

Il Project Management esiste fin dall’antichità, basti pensare alle grandi opere come le Piramidi, la Grande Muraglia Cinese e la costruzione di città e strade, ma è dagli inizi del ’900 che appare il primo metodo di rappresentazione della sequenza temporale, in uso ancora oggi: il diagramma di Gantt. Le prime applicazioni degne di nota furono grandi progetti in ambito militare e spaziale, come il progetto Manhattan e molti esperimenti spaziali della Nasa, tra cui la missione Apollo. Negli anni la disciplina del Project Management si sviluppa, per poi affermarsi in diversi settori industriali, fino all’avvento di Internet, negli Anni ’90, che ne accelera la diffusione e la contaminazione con tematiche come il Risk Management e la qualità aziendale; infine, il Project Management viene riconosciuto per la prima volta anche nel contesto nazionale tra le professioni non regolamentate (L. 4/2013) e in seguito con alcune norme internazionali UNI dedicate alla disciplina della gestione dei progetti UNI ISO 21502:2021 (in sostituzione a UNI ISO 21500:2012).

Ma chi è e cosa fa il Project Manager?

Il Project Manager è una figura dinamica sempre più richiesta nel mercato del lavoro, che si occupa della gestione, del coordinamento di attività e progetti all’interno di un’organizzazione ed è direttamente responsabile del loro andamento in termini di: tempi, costi, ambito e qualità.

Si occupa della valutazione, definizione, pianificazione e realizzazione dei progetti e determina quali sono i ruoli necessari per il raggiungimento degli obiettivi.

Il Project Manager dirige e collabora strettamente con il team di progetto e svolge, talvolta, il ruolo di integratore, in quanto, avendo una visione complessiva del piano di progetto, delle strategie aziendali e degli obiettivi, mette in comunicazione più parti, coordinandole e cercando di farle funzionare insieme, instaurando quindi un rapporto di collaborazione attiva tra i componenti della sua squadra.

Il Project Manager è responsabile:

• della definizione degli obiettivi di progetto e delle modalità per il loro raggiungimento, valutandone i possibili rischi e l’impatto;
• della redazione del piano di progetto (documento che formalizza le specifiche del progetto in termini di: ambito, costi, tempi e modalità d’esecuzione) e della condivisione di tale documento con il management aziendale;
• della creazione del team di progetto e del coordinamento delle attività, definendo i ruoli e assegnando i task da svolgere ad ogni membro;
• del monitoraggio dell’avanzamento delle fasi e delle attività progettuali, occupandosi della gestione dei rapporti con i vari stakeholder;
• della valutazione e implementazione delle change request, della gestione del budget di progetto e della qualità.

Le competenze del Project Manager

Queste figure sono sempre più numerose e le opportunità lavorative sono destinate a crescere nei prossimi anni, in quanto il successo delle aziende dipende principalmente da persone capaci di organizzare in modo efficace il lavoro e le risorse, soprattutto in contesti in continua evoluzione e in organizzazioni complesse.

Avere delle competenze trasversali è la chiave per poter svolgere al meglio il ruolo di Project Manager; ne deriva, quindi, l’importanza di possedere delle hard skills (competenze tecniche, come ad esempio: risk management, cost management, resource management, quality management, ecc.), ma anche di sviluppare e affinare le proprie soft skills. In particolare, queste ultime fanno riferimento a capacità relazionali e comportamentali: possono essere delle abilità innate, ma anche abilità apprese attraverso l’esperienza e la formazione e sono fondamentali perché permettono di comprendere e relazionarsi con qualsiasi persona.

Siamo in continua evoluzione e non smettiamo mai di imparare. Proprio per questo, Horsa organizza corsi sia per gli aspetti più tecnici sia per quelli legati alle soft skills. Clicca qui e scopri i nostri corsi.

Horsa dispone anche di un programma Academy, vieni a conoscerci.

Ecco le principali soft skills:

• Assertività ed empatia: l’assertività consente alle persone di far valere i propri punti di vista ed esprimere le proprie necessità, ma sempre nel rispetto degli altri. Permette di instaurare legami positivi basati sull’empatia, altra capacità essenziale che consiste nel riuscire a mettersi nei panni di chi si ha di fronte, comprendendone emozioni, mettendo in atto l’ascolto attivo e un atteggiamento non giudicante. Questi elementi fanno sì che il Project Manager instauri dei legami costruttivi e rispettosi con i membri del team e con tutti gli altri stakeholder, basati sulla fiducia e sullo sviluppo.
• Problem solving: è l’abilità di individuare le soluzioni ai problemi, partendo da un approccio sì tecnico ma anche creativo, stimolando la persona a uscire dalla propria zona di comfort. Il lavoro del Project Manager è dinamico e alle volte può essere complesso. Spesso, di fronte alle difficoltà c’è la tendenza a rimandare e rimandare, ecco perché il problem solving aiuta a sbloccare velocemente le situazioni complesse e in modo efficace, evitando ritardi nella pianificazione e i colli di bottiglia.
• Leadership: questo termine, nell’ambito del Project Management, fa riferimento all’abilità di saper guidare le persone verso il raggiungimento di un obiettivo comune, attribuendo responsabilità e quindi delegando lo svolgimento delle attività, comunicando e dirigendo in modo rispettoso e motivante, promuovendo una visione d’insieme e valutando in modo costruttivo le prestazioni del team.
• Gestione del tempo: è la capacità di saper organizzare e pianificare le attività nel rispetto delle scadenze, ottimizzando, così, la produttività, l’efficienza e, perché no, la work-life balance. Un’efficace pianificazione dei tempi permette una gestione delle risorse migliori e di conseguenza minori sprechi in fase di avanzamento del progetto.
• Gestione dei conflitti: all’interno dei team, a volte, possono emergere delle tensioni o delle incomprensioni. La consapevolezza dell’unicità e della diversità delle persone può essere d’aiuto nel comprendere punti di vista differenti e per poter organizzare al meglio un team di lavoro eterogeneo, orientandolo verso un obiettivo comune.
• Comunicazione e ascolto attivo: ciò significa comunicare in modo trasparente decisioni e informazioni, creando un clima costruttivo e delle relazioni basate sulla condivisione e sulla fiducia. Ascoltare le idee e le opinioni dei propri collaboratori fornendo dei feedback.

Perché è importante la formazione/certificazione?

A differenza di molte altre professioni quella del Project Manager non prevede un percorso standard, tuttavia, sono presenti numerosi corsi di formazione che forniscono le conoscenze essenziali sulle teorie di gestione di progetto e metodologie di pianificazione innovative. Insieme a ciò, l’esperienza sul campo rappresenta una parte fondamentale per la formazione di un Project Manager.

È molto importante aggiornarsi e accrescere le proprie competenze attraverso la partecipazione a webinar ed eventi dedicati allo sviluppo delle hard e soft skills; infatti, grazie a questi corsi è possibile sviluppare le proprie abilità di pianificazione e gestione progetto entro i confini del proprio ambito di appartenenza, confrontandosi con professionisti del settore per apprendere le best practice per svolgere al meglio il ruolo del Project Manager.

Oltre alla formazione teorica e pratica è ugualmente di primaria importanza ottenere le certificazioni specifiche del Project Management, in quanto essere in possesso di un attestato di certificazione può avere dei vantaggi sia per le organizzazioni che per gli stessi Project Manager.

Se, da un lato, avere un riconoscimento ufficiale garantisce una maggiore competenza e credibilità nel rapporto con i clienti, dall’altro, ne accresce lo status tra i pari e verrà riconosciuto a livello internazionale, garantendo maggiori opportunità di sviluppo professionale e di lavoro in nuovi mercati.

Le certificazioni sono numerose ed eterogenee, dal modello Waterfall alle metodologie Agile, focalizzate su metodologie differenti ma integrabili tra loro. La scelta della certificazione non si basa soltanto sulle competenze che si vogliono sviluppare, ma anche dai requisiti richiesti dagli stakeholder del settore in cui si opera per concorrere alle gare di appalto.

In conclusione

Horsa Plan è una divisione di Horsa che si occupa principalmente di Project & Portfolio Management, offrendo servizi di formazione all’avanguardia in preparazione alle certificazioni; inoltre, Horsa Plan è partner di alcuni dei vendor internazionali con cui collabora da anni, promuovendo software innovativi per la gestione di attività e progetti e l’organizzazione del lavoro.

CERTIFICATI ANCHE TU!

[hubspot type=cta portal=8916761 id=b47716b9-e59e-40e2-ad63-42ca1d177c3b]
 

L'articolo Ma che lavoro fai? Professione Project Manager. Il percorso verso la certificazione proviene da Horsa Blog.

Ecco due punti di vista peculiari da cui osservare la vita d’azienda e le specificità del lavoro di gestione e sviluppo di progetti software: abbiamo intervistato Daniela Favero e Giuliana Milan, in forze da molti anni in Delta System, società del Gruppo Horsa specializzata nello sviluppo di applicativi gestionali su infrastruttura Power Systems.

Ci spiegheranno di cosa si occupano e, soprattutto, il loro punto di vista sul project management e il software development.

Buona lettura!

Da quanti anni lavorate in Delta System e qual è il vostro ruolo?

Daniela: lavoro in Delta system da 35 anni.

Sono un’analista applicativa e project manager: il mio ruolo è quello di supportare e affiancare i Clienti nella riorganizzazione dei processi aziendali e quindi gestire progetti strutturati a breve o medio temine, così come la quotidiana assistenza applicativa.

Giuliana: sono arrivata in Delta System nel 2000, dopo una breve esperienza come insegnante di matematica, e sono un’analista programmatrice.

Da alcuni anni mi occupo anche della formazione e dell’inserimento in azienda di stagisti e programmatori junior; ultimamente mi è stato assegnato l’incarico di coordinare domanda e offerta, cioè far combaciare le attività richieste dai PM con gli sviluppatori disponibili per eseguirle, nel rispetto di budget e scadenze.

Cosa vi dà più soddisfazione nel vostro lavoro?

Daniela: sicuramente toccare con mano la soddisfazione del Cliente, cioè portare a termine un progetto che risponde alle sue aspettative o, addirittura, le supera; il tutto nel rispetto dei tempi stimati e con la perfetta sinergia dei colleghi coinvolti.

Giuliana: come matematica, il fatto di poter usare razionalità e creatività per trovare soluzioni ai problemi; ho l’opportunità di imparare sempre tantissime cose nuove e confrontarmi con diversi approcci e possibilità di risposta a uno stesso problema.

Infine, mi sento soddisfatta se so di aver sviluppato uno strumento che aiuta l’utente finale nel suo lavoro quotidiano, rendendoglielo più facile, veloce e sicuro.

Ci spiegate brevemente quali sono gli step tipici per realizzare un progetto di implementazione software richiesto dal Cliente?

Daniela: innanzitutto, deve essere chiaro l’obiettivo da raggiungere; spesso, sono necessarie diverse interviste agli attori coinvolti nel processo da riorganizzare.

In questa fase preliminare di analisi, come nel corso di tutto il progetto, ritengo che sia fondamentale la sinergia tra noi e il Cliente.

Si definiscono le risorse coinvolte, sia quelle interne di Delta System sia quelle del Cliente, in modo da pianificare il progetto e schedulare accuratamente le attività. È molto importante anche il monitoraggio dell’avanzamento in corso d’opera, perché potrebbero emergere delle attività “fuori progetto” che vanno gestite.

Giuliana: come programmatrice di “standard”, per me sono molto importanti queste attività: effettuare una ricerca su esigenze simili già affrontate presso altri Clienti, evidenziare i punti in comune, valutare le caratteristiche peculiari, strutturare una soluzione che soddisfi gli elementi comuni e che permetta la maggiore configurabilità della parte specifica, mantenermi focalizzata sul fatto che il prodotto finale deve essere intuitivo e di facile utilizzo, avviare un betatest accurato su ambienti con caratteristiche diverse; infine, definire il rilascio in modo che set up e go live del prodotto siano il meno impattanti possibili per l’utilizzatore finale.

Daniela, tu ti interfacci direttamente con le aziende Clienti: qual è l’aspetto più importante per far partire un progetto implementativo con il piede giusto?

È necessario ascoltare e coinvolgere tutte le persone interessate. Se gli utenti si sentono coinvolti e responsabilizzati rispetto alla decisione di rinnovamento, sicuramente daranno il 100% al progetto; in caso contrario ci troveremo di fronte un muro, perché cambiare costa fatica e sacrificio. 

L’altra carta vincente è stabilire un rapporto di fiducia e rispetto reciproco perché noi non siamo fornitori qualsiasi; a volte diventiamo quasi colleghi dei nostri Clienti, perché lavoriamo fianco a fianco per risolvere una criticità o per implementare un processo organizzativo.

Giuliana, dal tuo punto di vista “interno”, qual è l’elemento più rilevante da considerare per assicurare il successo del deployment di un progetto?

L’affidabilità. Credo che il Cliente abbia bisogno prima di tutto di potersi fidare della soluzione che acquista. In secondo luogo, il prodotto deve essere performante, di facile installazione e utilizzo.

Tutti noi usiamo quotidianamente App semplici e intuitive: anche il nostro software deve avere queste caratteristiche, ma la sicurezza e la stabilità restano al primo posto, a mio avviso.

Nell’ambito di un progetto comune, qual è la cosa che ciascuna chiede più spesso all’altra?

Daniela: sicuramente, all’inizio di un progetto, chiedo consiglio a Giuliana rispetto ai colleghi disponibili e con le caratteristiche necessarie per portare a termine quanto programmato. A volte è più importante l’attitudine alla ricerca di una soluzione “fuori campo”, ma sempre riconducibile allo standard, altre la padronanza degli argomenti: insieme valutiamo pro e contro al fine di arrivare alla scelta migliore.

Successivamente, in corso d’opera, ci confrontiamo sull’avanzamento del lavoro e sul rispetto dei tempi.

Giuliana: più che di domande parlerei di dialogo. Daniela ha un’enorme esperienza applicativa, pertanto sa bene che cosa serve al Cliente e che cosa fare per ottimizzare il suo modo di lavorare e le sue performance. Io la supporto nell’individuazione dei colleghi da coinvolgere in base alla pianificazione dei tempi di progetto e poi validando con lei la soluzione sviluppata dal laboratorio R&D. Si tratta quindi di un processo di verifica e confronto continuo, fondamentale perché il prodotto finale rispetti tutte le aspettative del Cliente.

Date una valutazione di importanza ai seguenti elementi, considerando una scala da 0 a 5, dove 5 è MOLTO importante e 0 per NULLA IMPORTANTE

Daniela

chiarezza degli obiettivi del Cliente voto 5
presenza di un focal point di progetto interno al Cliente voto 4
fase di assesment voto 5
redazione di documentazione a supporto voto 5
sviluppo personalizzazioni voto 3
implementazione dello standard voto 5

Giuliana

chiarezza degli obiettivi del Cliente voto 5
presenza di un focal point di progetto interno al Cliente voto 4
fase di assesment voto 5
redazione di documentazione a supporto voto 4
sviluppo personalizzazioni voto 4
implementazione dello standard voto 5

Se doveste associare 3 parole al vostro lavoro, quali sarebbero?

Daniela: curiosità, passione, pazienza.

Giuliana: pianificazione, elasticità, responsabilità.

Se il vostro lavoro fosse un film… quale sarebbe?

Daniela: FORREST GUMP, per l’importanza che riveste il coinvolgimento di tutti gli attori toccati dalla revisione dei processi o dall’introduzione di nuove applicazioni: anche le persone “semplici” possono contribuire al cambiamento!

Giuliana: THE IMITATION GAME, dato che Turing è un po’ il “papà” di chi fa il nostro lavoro. Per quanto nel film venga tratteggiato come un individuo solitario, alla fine il suo successo arriva tramite il lavoro di squadra e un cambio di prospettiva; inoltre, mi ha sempre colpito la tenacia con cui difende il suo progetto – la sua vision, diremmo oggi – nonostante i più lo considerassero folle: a volte ho partecipato a progetti che mi sembravano assurdi ma che poi si sono rivelati vincenti.

“Nella nostra azienda non servono geni solitari, ma persone che lavorano insieme” così uno dei soci fondatori di Delta System disse una volta a Giuliana.

“Missione compiuta” verrebbe da aggiungere, dopo aver intervistato lei e Daniela!

[hubspot type=cta portal=8916761 id=f073cd7a-d982-4e78-877c-f459102e1dd4]

L'articolo Analiste a confronto: dal Cliente al software (e ritorno) proviene da Horsa Blog.

La collaborazione nell’era digitale migliora con il remote project management

Per capire quanto sia importante puntare su una soluzione evoluta di remote project management occorre riflettere sulle criticità cui devono far fronte oggi i cosiddetti knowledge worker: ritmi di lavoro sempre più veloci e una quantità crescente di informazioni da gestire, sparse in varie applicazioni spesso non integrate tra loro. Per cercare di supportare il lavoro ibrido, infatti, le imprese hanno implementato strumenti di collaborazione diversi con un’ottica più addizionale che in integrata, finendo per aggiungere strati di complessità. Le riunioni faccia a faccia si sono trasformate in una costellazione di conversazioni e-mail, messaggi chat o videochiamate. Si è creato, insomma, un ecosistema caotico all’interno del quale è sempre più difficile ritrovare il bandolo della matassa, razionalizzare i tempi e ottimizzare le varie attività. Implementare un sistema avanzato di remote project management permette di invertire la rotta aumentando visibilità, controllo, efficienza e razionalizzazione dei flussi di lavoro.

Hybrid project management: perché può essere utile e quali sfide comporta

Come già accennato, la necessità di raggiungere standard operativi sempre più elevati, ha agevolato l’affermarsi dell’hybrid project management, modello che permette di sfruttare i vantaggi delle diverse metodologie, potenziandone i risultati. Costruire un progetto utilizzando procedimenti diversi, sebbene integrati, può però risultare particolarmente complicato in considerazione della natura stessa dei differenti approcci, soprattutto in termini di tempistiche. Per superare questa impasse, occorre effettuare una valutazione attenta delle diverse variabili in gioco: il punto è creare un approccio personalizzato, cucito sulle esigenze di ogni progetto specifico. Questo obiettivo può essere centrato solo affidandosi a una piattaforma di remote e collaborative project management evoluta e funzionale.

La soluzione: 5 requisiti per un remote project management al passo con i tempi

Considerando lo scenario fin qui descritto, vediamo quali sono le caratteristiche chiave che una soluzione di remote project management deve avere per supportare un approccio ibrido alla gestione dei progetti, all’interno di un contesto operativo esso stesso ibrido.

#1 Facilità d’uso: una piattaforma efficace di remote project management deve offrire un ambiente di lavoro unico, semplice e intuitivo. Il punto è attivare un ciclo virtuoso di lavorazione di attività, richieste, task, progetti tra tutte le persone sparse nel digital workplace. All’interno di realtà come agenzie di comunicazione e marketing, studi legali o uffici HR, ma anche team IT alle prese con ticket da risolvere, il segreto per efficientare le procedure è spingere al massimo la collaborazione tra colleghi grazie alla condivisione in tempo reale di file, commenti, calendari, report e dashboard (senza mai uscire dall’applicativo).

#2 Personalizzazione: affinché il remote project management garantisca i risultati sperati e allineati alla specifica strategia aziendale, lo strumento di gestione deve garantire ai responsabili del progetto il massimo grado di libertà e personalizzazione di configurazione per ogni attività, mettendo a disposizione una gamma di strumenti il più esaustiva possibile.

#3 Visibilità: tutti i membri del team devono avere massima visibilità sui compiti a loro assegnati: step procedurali, scadenze e qualsiasi informazione utile per completare il lavoro nel miglior modo possibile. I project manager, dal canto loro, devono avere tutto sotto controllo: la piattaforma di remote project management deve mostrare chi sta facendo cosa in modo chiaro, consentire di spostare i task da una persona all’altra per suddividere in maniera dinamica i carichi di lavoro, pianificare le risorse e il budget a disposizione.

#4 Integrazione: a fronte del gran numero di strumenti digitali oggi utilizzati dalle aziende, è necessario che la soluzione di remote project management sia progettata per interagire al meglio con le più diffuse applicazioni di office automation (o, nel caso in cui non sia già presente l’integrazione, che si possano realizzare interfacce ad hoc attraverso le tecnologie più evolute,).

#5 Sicurezza: per garantire la protezione dei dati aziendali, è fondamentale che tutte le informazioni veicolate rimangano è all’interno dello stesso ambiente cloud, costruito secondo i massimi standard di sicurezza e reso accessibile attraverso un sistema di autenticazione affidabile.

L'articolo Remote project management: sfide e soluzioni con l’hybrid project management proviene da Horsa Blog.

Tutti questi fattori incidono notevolmente sulla qualità della vita!

Il project manager conduce una vita dinamica e frenetica che porta a dover gestire alti livelli di stress. Si parla spesso, infatti, di Work-Life Balance, ossia la capacità di equilibrare lavoro e vita privata, ma esiste un modo per affrontare con più leggerezza i mille impegni in agenda?

Ebbene, la risposta è sì!

Si chiama Mindfulness ed è un approccio che affonda le sue radici nelle tradizioni orientali, ispirandosi soprattutto a quella buddhista, proponendo la pratica della meditazione in contesti quotidiani.

Che cos’è la Mindfulness?

Significa letteralmente Consapevolezza ed è una tecnica che facilita la conoscenza di sé e di ciò che ci circonda, prestando attenzione al presente, ascoltando i propri sentimenti e percependo le sensazioni. Tutto questo attraverso un atteggiamento intenzionale e non giudicante.

Negli ultimi anni se ne sta sentendo parlare sempre di più anche in ambito lavorativo, grazie ai suoi benefici legati alla vita aziendale.

Quante volte ti è capitato di rispondere a una e-mail mentre stai seguendo l’avanzamento di un progetto e contemporaneamente ricevi la chiamata di un cliente? Tutto ciò riduce la concentrazione e può incidere notevolmente sulla gestione dello stress.

Per allenare la nostra consapevolezza esistono diverse tecniche, eccone alcune:

• il body scan che consiste nel prestare attenzione a diverse zone del proprio corpo, una per volta, raggiungendo, in conclusione, la consapevolezza di tutto il corpo;
• la sitting meditation, viene praticata sedendosi con la schiena dritta e i piedi per terra, portando attenzione alle sensazioni fisiche legate al respiro;
• la walking meditation che si mette in pratica camminando e focalizzandosi sulla percezione dei piedi che toccano il suolo.

Pratiche che possono essere svolte anche in contesti lavorativi e in poco tempo e che, se fatte con intenzione, apportano benefici a livello psicofisico migliorando l’attenzione su noi stessi, sull’ambiente e sui livelli di stress. Alcune aziende riservano uno spazio dedicato proprio alla meditazione intesa sia come pratica Mindfulness sia come momento utile a sfogare il carico lavorativo e personale durante la giornata.

I benefici

Imparare a gestire consapevolmente le emozioni e i pensieri negativi, accettarli, osservarli e affrontarli, apporta numerosi benefici, come il miglioramento delle relazioni e la gestione dei conflitti, la riduzione dello stress e l’incremento dell’efficienza.

La comunicazione consapevole è essenziale per il project manager, che quotidianamente si trova a coordinare professionisti con background totalmente differenti e a interagire con numerosi stakeholders.

Il benessere del team, come quello del PM, è fondamentale per la motivazione e, di conseguenza, per l’incremento della produttività. Molte ricerche hanno evidenziato l’importanza di questi legami; difatti, gli approcci moderni al management, oggi, vengono integrati con argomenti di psicologia e di mental health. Promuovere comportamenti costruttivi, di confronto e aiuto reciproco, individuando il valore della relazione e le qualità del team, facilita il superamento delle ostilità e la gestione dei conflitti. Quest’attenzione alle persone rispecchia i principi presenti nel codice deontologico del PMI (Project Management Institute). Anche l’Agile Project Management, metodologia di Project Management caratterizzata da cicli di sviluppo brevi e orientata al miglioramento continuo,  attribuisce una particolare importanza alla cura delle relazioni sia tra il team sia con i clienti: creare un ambiente collaborativo e stimolante, in cui ognuno contribuisce al raggiungimento degli obiettivi di progetto e allo sviluppo del team, rappresenta uno dei principi di questo mindset.

Mindfulness e Project Management

Nel contesto lavorativo attuale caratterizzato da stress e malumori, la Mindfulness applicata al Project Management vuol essere una valida risorsa da diffondere all’interno delle aziende, per promuovere dei percorsi che hanno come obiettivo primario il benessere e il miglioramento delle relazioni, rendendo i dipendenti protagonisti attivi del percorso di miglioramento personale e non solo, generando engagement e contribuendo allo sviluppo delle soft skills.

Tra i principali vantaggi legati all’applicazione della Mindfulness al Project Management troviamo:

• L’aumento della produttività. Durante il giorno ci capita frequentemente di venire assaliti dai pensieri, che ci portano a distrarci dai compiti che stiamo svolgendo. La pratica costante delle tecniche di Mindfulness stimola la concentrazione, permettendoci di mantenere il focus e, quindi, di incrementare la produttività e l’ottimizzazione del tempo.
• Il miglioramento nella gestione dei conflitti all’interno dei team e con gli stakeholders di progetto attraverso la promozione della comunicazione empatica.
• L’ottimizzazione della comunicazione. La mindfulness ci aiuta a rimanere sul “qui e ora” e a osservare, permettendoci talvolta di porci in modalità di ascolto e con atteggiamento non giudicante, trasmettendo, così, le informazioni in modo corretto.
• L’incremento del problem solving. Grazie alle tecniche di Mindfulness è possibile sviluppare la propria riflessività, stimolando un approccio logico alla risoluzione dei problemi.

In conclusione

Nonostante le difficoltà legate ai vari contesti lavorativi, l’attenzione alla persona rappresenta un elemento fondamentale, dalla quale un PM dovrebbe partire per gestire al meglio il proprio team.

Horsa, sensibile a questi temi, collabora con MindfulnetLife una società che aiuta persone ed organizzazioni a migliorare la qualità delle relazioni attraverso l’applicazione delle metodologie di Mindfulness.

Horsa propone vari servizi relativi alle tematiche “Soft Skill”, in particolare segnaliamo il corso La gestione del team di progetto, il 25 novembre 2022 con l’intervento di Maurizia Cacciatori, speaker motivazionale ed ex pallavolista della Nazionale Italiana.

“Ogni sensazione, ogni emozione, ogni pensiero è per sua stessa natura pura consapevolezza. Niente interrompe la consapevolezza, è come credere che le onde interrompano l’oceano. Le onde sono il movimento dell’acqua, la sua energia. Così, sensazioni, pensieri, emozioni sono le onde, l’energia che attraversa la nostra coscienza che fondamentalmente è pace.” (Il silenzio è cosa viva di Chandra Linda Candiani, Einaudi Editore, 2018)

[hubspot type=cta portal=8916761 id=6f33dce7-a648-4852-9d4e-1687530aabe6]

L'articolo Hai mai visto un PM meditare? Project Mindfulness: tra consapevolezza e progetti proviene da Horsa Blog.

Nonostante sembri una contraddizione in termini, è opportuno chiarire che è corretto parlare di processi di Project Management. Ovvero della definizione di una serie di regole (tendenzialmente uniformi) che si utilizzano per gestire degli oggetti sempre diversi tra di loro (i progetti).

La standardizzazione nei processi di Project Management

Che cosa unisce quindi processi e progetti? Semplicemente il fatto che i progetti sono sempre “unici” e diversi gli uni dagli altri ma il modo di gestirli può essere standardizzato e assoggettato ad una serie di regole, lasciando ovviamente spazio di adattamento al caso specifico.

Nelle aziende oltretutto non si svolgono tipicamente dei progetti “isolati”. Il contesto sempre più dinamico costringe oramai tutte le aree aziendali ad evolvere in continuazione attraverso progetti e programmi di tutti i tipi, sia che si tratti di commesse richieste dal mercato, sia che si parli di iniziative interne per sviluppare nuovi prodotti, per modificare alcune attività di business (i cosiddetti progetti strategici) o di implementare o evolvere i sistemi informatici.

Per questo motivo è opportuno parlare di Portafogli di progetti, intendendo con questo dei “cluster” di iniziative afferenti alla medesima area di business (e/o quindi con obiettivi strategici affini).  In questo contesto, laddove i progetti sono molteplici, è opportuno introdurre un processo strutturato di gestione progetti, che consente una serie di vantaggi.

Quali sono i tipici processi di Project Management

Ma quali sono i processi tipici nel mondo del Project Portfolio Management?

L’elenco potrebbe diventare molto lungo: basti pensare che il PMBOK individua 49 processi di Project Management, mentre nel framework dedicato alla gestione del Portfolio ne vengono identificati almeno altri 10.

Ci concentriamo qui su 3 grandi tematiche che caratterizzano la gestione dei progetti:

• La gestione del Demand, ovvero sui processi che portano ad una valutazione dei potenziali progetti (idee, iniziative), dalla loro generazione fino alla decisione dell’avvio. Spesso infatti questa area è quella più delicata e sottovalutata e i progetti sono avviati senza una valutazione precisa degli obiettivi, dei benefici, degli effetti sulla programmazione esistente etc. È quindi quantomai utile andare a definire quali passaggi e quali regole devono essere applicate prima dell’avvio di un progetto.
• La gestione del Workload, cioè l’analisi (consapevole, realistica) che la capacità produttiva è limitata e non vi sono risorse infinite (né umane, né economiche). Vi è quindi un limite a ciò che si può realisticamente realizzare, quantomeno se lo si vuole fare in modo efficiente. Il rischio è quello di trovarsi altrimenti con troppi progetti contemporaneamente “aperti”, con una grande dispersione di energie nel doversi alternare tra uno e l’altro.
• I due temi qui sopra sono fortemente legati al terzo che è quello della Prioritizzazione[1], ovvero l’analisi (oggettiva) dell’ordine di importanza dei vari progetti. Questo si rende necessario perché in presenza di conflitti tra le iniziative (spesso legati alla scarsità di risorse del punto precedente), è opportuno che siano definite a monte le regole con cui determinare quale progetto è da considerarsi prioritario (si intende per l’azienda) rispetto ad altri, senza che questa decisione sia legata magari solo all’urgenza[2] o al “peso” dell’interlocutore, o ad elementi volatili (i.e. “trend” del momento).

Questi tre temi non sono indipendenti uno dall’altro ma sono i 3 aspetti che, congiuntamente, chiariscono l’importanza di un processo “esteso” di Project Management che aiuti ad indirizzare ed avviare, ancor prima che a gestire, i progetti (“Do the right things & Do the things right”).

Come si definiscono i processi di Project Management

Come si fa a definire un processo? È importanze anzitutto capire il processo esistente (a volte non formalizzato ma legato magari solo a “prassi”) per assicurarsi di tenere in considerazione tutti gli elementi che permettono al business di proseguire. In questo senso la cosiddetta analisi dell’ “as-is” consente di verificare chi sono gli interlocutori coinvolti, che ruolo hanno etc.

Questa parte è utilissima (anche se non sempre necessaria) per andare poi a definire il cosiddetto modello “to-be”, cioè il disegno di come si potrebbero modificare o impostare tali processi in modo da renderli efficaci (che consentano cioè di raggiungere gli obiettivi) ed efficienti (minimizzando cioè lo sforzo necessario).

La definizione dei processi di Project Management, soprattutto se fatta attraverso una rappresentazione “visiva” sintetica (si veda ad esempio il mondo del BPMN), consente di ottenere una serie di vantaggi:

• Visibilità per tutte le persone coinvolte dell’intero flusso, e non solo quindi del singolo compito
• Definizione chiara dei passaggi e delle responsabilità delle azioni da svolgere
• Evitare l’improvvisazione (che comporta sempre dei rischi) nei momenti di concitazione o da parte di persone con magari minore esperienza
• Risparmiare tempo che a volte viene sprecato perché non si sa bene quali sono i next step rispetto allo stato attuale

Figura 1 – Esempio di rappresentazione di un Processo di Project Management (Summary)

Gli strumenti informatici a supporto dei processi di Project Management svolgono le funzioni tipiche dei software:

• Automatizzare le operazioni
• Archiviare/Rendere disponibili le informazioni

Ma, come tutti i software di supporto ad attività gestionale, hanno probabilmente il loro massimo vantaggio in quanto “inducono” l’azienda ad adottare (a volte inconsapevolmente) un processo, per quanto con diversi gradi di adattabilità alle specifiche situazioni.

[1] Sull’uso di tale sostantivo si veda, per curiosità https://accademiadellacrusca.it/it/consulenza/priorizzare-prioritare-prioritizzare-prioritarizzare-a-quale-forma-assegnare-la-priorit%C3%A0/335

[2] si veda ad esempio la matrice Importanza/Urgenza di Eisenhower, utilizzata spesso quando si parla di gestione del tempo, anche personale

L'articolo L’importanza dei processi di Project Management proviene da Horsa Blog.

Risk Management di Oracle Primavera Cloud

Proseguiamo ora la nostra analisi con il modulo Risk Management, che presenta le funzionalità necessarie per la gestione, prevenzione e mitigazione dei rischi di progetto. A titolo di esempio, Oracle Primavera Cloud offre le seguenti features:

• Risk Register per tracciare, descrivere e prioritizzare i rischi, comprensivo delle soglie di rischio (risk thresholds) ed una scoring matrix per l’analisi qualitativa
• Analisi di Monte Carlo, con curve di probabilità relative a tempi e costi attesi
• Risk Response Plans, per pianificare la risposta ai rischi e stabilire i possibili scenari
• Mean Impact Risk Analysis, per identificare come i rischi impattano sulle attività di progetto

Il modulo Lean Task Management di Oracle Primavera Cloud

Il modulo di Lean Task Management è sicuramente quello con il tasso di innovazione più elevato per il nuovo tool di Oracle e testimonia l’attenzione della casa madre verso la metodologia e gli strumenti Agile. Il modulo migliora la gestione dei task di dettaglio, e permette a planners, supervisors e personale operativo di cantiere di definire, pianificare e collegare le micro-attività, rispettando le scadenze definite dal crono-programma di progetto.

Se prendiamo come riferimento Primavera P6 e la maggior parte dei tradizionali software di project management, il modulo di Lean Task Management costituisce un deciso passo avanti per almeno tre motivi.

• In prima battuta, offre la possibilità di pianificare e controllare le attività di dettaglio, senza appesantire il piano di progetto. A titolo di esempio, in Primavera P6 era possibile utilizzare la funzione degli “Step”, ma essi erano principalmente dedicati a definire il “peso” (ovvero l’importanza) delle micro-attività, e non era concessa la loro pianificazione temporale.
• In secondo luogo, i Task Owner hanno l’opportunità di creare e gestire le proprie micro-attività, garantendo un grado di indipendenza necessario per far fronte alle esigenze lavorative del personale di progetto.
• Infine, il nuovo modulo è realizzato con una veste grafica particolarmente innovativa – simile alle Kanban Board ed alla gestione agile tramite post-it – che permette il drag-and-drop dei task sulle diverse board.

Gli utenti possono impostare le scadenze, tracciare l’avanzamento ed il completamento dei task, giustificare eventuali ritardi e, infine, monitorare l’avanzamento settimanale e le performance tramite una dashboard.

Cost Management per Oracle Primavera Cloud

Il modulo di Cost Management permette ai Project Manager ed ai principali stakeholder di definire il budget, eseguire analisi di forecast ed individuare le spese da sostenere nel breve periodo. In linea con la filosofia del software, anche questo modulo è adatto sia a gestioni basiche del budget di commessa, sia a scenari più complessi.

L’interfaccia simile ad Excel ne facilita l’adozione, per l’inserimento e la visualizzazione dei dati. Ogni voce di costo inserita nel tool viene riportata in questo modulo, che rappresenta così il punto di raccolta per la fondamentale gestione dei costi di commessa, e relativo budget, changes, transfers.

Scope Management

Il modulo di Scope Management aiuta i Project Manager a non dimenticare alcun deliverable di progetto: che si tratti della configurazione di una particolare apparecchiatura, o dell’installazione di cavi, o anche del rilascio della documentazione di commessa, Oracle Primavera Cloud consente a tutti gli stakeholder di progetto di monitorare i deliverables all’interno della stessa piattaforma.

In conclusione, è da evidenziare come il nuovo strumento di Oracle presenti una flessibilità di utilizzo davvero notevole. Esso si presta perfettamente sia alla gestione di progetti complessi, tipici del mondo delle Construction e – più in generale – del mercato di riferimento di Primavera P6, sia alla gestione di progetti agili; questi ultimi – ormai da qualche anno – rappresentano lo standard in una larga parte di aziende. Il mercato ha necessità di strumenti in grado di coniugare pianificazione e controllo – tipici della metodologia waterfall – senza però rinunciare alla agilità della gestione Lean ed alla facilità di accesso alle informazioni, sia da mobile che da PC. Oracle Primavera Cloud rappresenta la risposta a queste esigenze.

Per avere maggiori informazioni su Oracle Primavera Cloud, partecipa al webinar!

L'articolo Oracle Primavera Cloud: ecco i moduli e le funzionalità proviene da Horsa Blog.

Prima di parlare di un esempio di adozione di successo della soluzione di PPM Planview Adaptive Work (formerly “Clarizen”), è bene anzitutto specificare quali sono i fattori che definiscono il successo nell’introduzione di strumenti di questo tipo. Molto si potrebbe dire a riguardo: i fattori da prendere in considerazione infatti sono molteplici e possono variare di caso in caso, sulla base dell’azienda, del settore e degli obiettivi che ci si pone. Proviamo quindi a sintetizzare 3 punti determinanti per il successo di ogni implementazione di un sistema di PPM:

1. Sul piano funzionale, la soluzione copre il processo di gestione progetti in maniera completa e flessibile, integrandosi con altri sistemi aziendali
2. Lato utente, ciascuno degli attori coinvolti trae un beneficio dalla soluzione e migliora/semplifica il proprio modo di lavorare, potendosi concentrare su attività a maggior valore aggiunto
3. A livello aziendale, la gestione strutturata dei progetti abilita l’evoluzione dei processi e contribuisce a creare una forte cultura di Project Management in azienda

La naturale conseguenza di questi fattori è che la soluzione venga utilizzata da tutti i membri dell’organizzazione coinvolti e diventi la single source of truth (unica fonte di verità) dei progetti aziendali. A questo punto le informazioni aggregate sui progetti e le iniziative aziendali, consentiranno all’azienda di prendere velocemente decisioni basate sui dati.

Un esempio di adozione di successo della soluzione Planview Adaptive Work (formerly “Clarizen”)

Aida Srl, società di consulenza che propone soluzioni ERP e software gestionali, si è rivolta al Gruppo Horsa per la selezione di uno strumento di Project Portfolio Management che supportasse l’azienda nella gestione dei suoi numerosi progetti di consulenza e implementazione.

L’obiettivo principale era quello di dotarsi di una soluzione che consentisse di gestire l’intero ciclo di vita del progetto, a partire dalla fase di offerta al cliente, passando per le attività di implementazione fino ad arrivare al successivo rilascio e supporto al cliente.

Tutto ciò al fine di garantire:

• Maggiore controllo sul singolo progetto a preventivo e a consuntivo in termini di tempi e costi
• Maggiore visibilità per ciascun membro del team sugli impegni e sulle priorità
• L’ottimizzazione dei carichi di lavoro delle risorse allocate sui vari progetti

La soluzione ricercata da Aida era uno strumento completo in termini di funzionalità, semplice da utilizzare e flessibile, in modo da adattarsi alle esigenze aziendali e di poter accompagnare Aida nella sua evoluzione.

Il candidato perfetto: Planview Adaptive Work

Sulla base dei requisiti espressi, Planview Adaptive Work è sembrato il candidato perfetto. Grazie alla sua ampiezza di funzionalità, alla sua elevata configurabilità e alla semplicità di integrazione con gli altri sistemi aziendali, è stato possibile, con un impegno limitato, modellare l’intero processo di gestione progetti nella soluzione.

Nell’implementazione della soluzione, Horsa Plan, la divisione del Gruppo Horsa focalizzata sul Project & Portfolio Management, ha suggerito un approccio per step:

• In una prima fase Horsa ha configurato l’ambiente sulla base delle esigenze primarie del cliente e, dopo il training al team coinvolto, ha portato a regime le funzionalità chiave per la gestione di progetti e risorse;
• Di seguito sono state sviluppate le interfacce con l’ERP aziendale, utilizzando le API (Application Program Interface) messe a disposizione da Planview Adaptive Work;
• Infine sono state implementate alcune funzionalità secondarie, in particolare per la gestione delle richieste cliente e per la preventivazione dei progetti.

Durante il progetto di implementazione, gli specialisti di Horsa hanno lavorato fianco a fianco con i key user di Aida, al fine di guidare il progetto e trasferire al cliente le competenze chiave, tenendo sempre in considerazioni l’aspetto metodologico e le best practice internazionali di settore.

Figura 1 Schema di integrazione tra Planview Adaptive Work e un ERP

Chi ne ha beneficiato?

Il successo di questo progetto è stato determinato principalmente dal fatto che tutta l’azienda ha ottenuto da subito dei vantaggi consistenti derivanti dalla soluzione.

A livello di direzione aziendale si è semplificato il controllo sul portafoglio progetti e sulla pipeline di progetti potenziali. Non è più necessario creare report complessi partendo da dati presenti su fonti destrutturate, tutte le informazioni sono a portata di click in Planview Adaptive Work.

Project Manager e Resource Manager hanno guadagnato maggiore visibilità sul carico di lavoro delle risorse e hanno visto semplificarsi considerevolmente il processo di pianificazione del progetto ed allocazione delle risorse.

Infine tutti i membri del team, grazie all’interfaccia semplice e intuitiva di Planview Adaptive Work, hanno ora la possibilità di focalizzarsi sulle proprie priorità, di aggiornare l’avanzamento delle attività e dichiarare le ore spese e di comunicare con il resto del team, limitando drasticamente le comunicazioni destrutturate via mail.

Franca Fontana, fondatore di Aida e amministratore della società, commenta così i risultati ottenuti: “Grazie a Planview Adaptive Work e al puntuale supporto dei consulenti Horsa, oggi stiamo raggiungendo l’obiettivo strategico del progetto: avere in tempo reale un quadro completo del nostro portafoglio progetti che ci consenta di ottimizzare l’allocazione del team e di avere risorse sempre più consapevoli delle proprie attività e scadenze. Non sono da sottovalutare i risultati collaterali dovuti alla flessibilità di Planview Adaptive Work: abbiamo infatti messo sotto controllo molti processi che chiamerei minori, ma non per questo meno importanti”.

Per saperne di più su Planview Adaptive Work, iscriviti al webinar gratuito dell’11 giugno!

L'articolo Planview Adaptive Work (formerly “Clarizen”), un esempio di adozione di successo proviene da Horsa Blog.

Configurazioni di base

Utenti, ruoli, permessi. È fondamentale capire quali saranno gli utenti del sistema e soprattutto il tipo di utilizzo che se ne dovrà fare. Una caratteristica molto apprezzata di Planview Adaptive Work è quella di consentire un’amministrazione agevole del sistema può essere gestita direttamente dal cliente.

Livelli di adozione di un sistema di Project Portfolio Management

Classificazione dei progetti

È  importante stabilire le tipologie di progetti gestiti all’interno del sistema, per definire tutti gli attributi necessari a raggruppare, ordinare e filtrare i progetti. È inoltre necessario capire quali sono gli indicatori che dovranno essere utilizzati sui progetti. In questo modo è possibile creare facilmente delle Viste configurabili per presentare la situazione di sintesi dei vari progetti in maniera efficace ed uniforme. La gestione di queste viste può essere centralizzata (ovvero governata dall’amministratore di sistema) o localizzata (ogni utente può creare le proprie viste). Questo consente una grande flessibilità di utilizzo: ognuno crea la propria modalità di utilizzo secondo le proprie necessità.

Creazione di “template” (modificabili nel tempo) per le principali tipologie di progetto

Clarizen permette la creazione di nuovi progetti a partire da modelli preimpostati, con info relative a fasi, attività, tempistiche, costi e documenti da realizzare. Ovviamente ogni progetto andrà poi personalizzato. Ciò consente di risparmiare moltissimo tempo in fase di avvio di un progetto e soprattutto:

1. 1. di avere un’organizzazione dei progetti uniforme
   2. di ridurre il rischio di “dimenticare” dei passaggi importanti.

Collaborazione con il team di progetto, interno o esterno all’azienda

Planview Adaptive Work consente molteplici modalità di collaborazione, che possono essere attivate e configurate secondo necessità. Come si evince da questo elenco, l’utilizzo collaborativo di Planview Adaptive Work è estremamente potente, ma è necessario studiare attentamente il tipo di collaborazione necessaria in modo da impostare correttamente profili e funzionalità. Alcune tra le più apprezzate:

1. 1. 1. Discussion: vi è la possibilità di concentrare le comunicazioni all’interno dello strumento in apposite Discussion che rimarranno collegate all’oggetto prescelto. Questo facilita moltissimo il recupero delle informazioni storiche sul progetto. Le discussion possono essere notificate via mail e il destinatario può rispondere direttamente via mail; la risposta sarà catturata e contestualizzata direttamente dentro Planview Adaptive Work.
      2. Condivisione delle viste tramite semplici “link”.
      3. Azione diretta nel sistema con profili differenti secondo il grado di coinvolgimento nel progetto (Project Manager, WBS Owner, Task owner, Assignee) ad esempio per dichiarare l’inizio di un’attività, per pianificare una fase di progetto, per comunicare l’avanzamento.
      4. Mail: ad ogni progetto può essere associato automaticamente uno specifico indirizzo mail. Sarà sufficiente inserire in CC tale indirizzo perché tutte le comunicazioni siano archiviate.
      5. Documenti: in Planview Adaptive Work è possibile archiviare qualsiasi tipologia di documento (Upload del file, collegamento ad un sistema di gestone documentale etc.). I formati più comuni possono essere visualizzati direttamente dentro lo strumento e su questi, per chi ne ha l’autorizzazione, è possibile inserire commenti, note grafiche etc.
      6. Notifiche e report: il sistema può facilmente inviare notifiche in funzione di qualsiasi evento o schedulare l’invio di qualsiasi report. È fondamentale tuttavia valutare con attenzione questo aspetto per evitare eccessi di mail.

Pianificazione e analisi dei carichi di lavoro

È possibile pianificare non solo la persona che avrà in carico le attività di progetto, ma anche la quantità di lavoro prevista. Questo richiede uno sforzo di pianificazione ulteriore ma consente di capire, a livello di progetto ma anche di intero portafoglio, qual è il Workload complessivo per le varie persone o per interi dipartimenti aziendali, dato dalla somma degli effort dei vari progetti ma anche dalle attività non progettuali, e da calendari di disponibilità specifici. In quest’area le assegnazioni possono essere modificate con semplici Drag&Drop.

Consuntivazione

In Planview Adaptive Work esiste un modulo semplificato dedicato alla consuntivazione , accessibile anche da app, che consente di rendicontare un’operazione in pochi secondi. È possibile definire e automatizzare una serie di operazioni (invio del report istantaneo al cliente, di report periodici, di sollecito…) o i workflow di approvazione. Questa tematica è molto importante per:

1. 1. Avere un controllo durante l’avanzamento dell’effort speso
   2. Poter confrontare dati di preventivo con dati di consuntivo
   3. Responsabilizzare le persone impegnate nel progetto

Gestione costi/ricavi/marginalità

In Planview Adaptive Work è possibile configurare la gestione dei costi di progetto, sia derivati dal costo delle risorse impiegate (attraverso la definizione dei costi orari che possono essere diversi per ruolo/persona/progetto) sia attraverso la definizione di una serie di voci di costo che possono essere utilizzate per la pianificazione e il monitoraggio dell’avanzamento. Si possono inoltre gestire le eventuali spese di trasferta sia a preventivo sia tramite la rendicontazione (anche via app) delle varie spese. Se si vuole gestire lo strumento anche per l’analisi delle marginalità è necessario impostare anche l’area relativa ai ricavi di progetto che possono essere pianificati ai vari livelli (progetto, milestone, attività) e per le tipologie significative per l’azienda.

Report e dashboard

Come ultimo step servirà definire il tipo di report (automatizzabili) e dashboard (navigabili) che si vogliono impostare nel sistema. I singoli utenti potranno poi creare le proprie analisi (limitatamente ai dati a cui hanno accesso).

Formazione

Una parte molto importante è quella da dedicare alla Formazione degli utenti, che potrà essere “light” tramite guide e tutorial, oppure più approfondita, fino a sessioni “one to one” per affiancare gli utenti nell’operatività durante i primi utilizzi.

Integrazioni

Fin dalle prime fasi di progetto è necessario valutare eventuali integrazioni con altri sistemi aziendali, sia tramite interfacce già esistenti, sia attraverso le API messe a disposizione. Nel corso dell’implementazione è inoltre necessario valutare la necessità di funzionalità specifiche gestibili in Planview Adaptive Work tramite Workflow/Business Rule/Custom Objects (Protocollo, CRM, Anagrafica Prodotti, Anagrafica Dipendenti etc.

Conclusioni

Molti sono quindi gli aspetti da tenere in considerazione. Ma innanzitutto è necessario definire una priorità delle funzionalità e concentrarsi inizialmente su quelle principali, in modo da affrontare il progetto in modo “incrementale” evitando fasi di studio e diffusione eccessivamente lunghe e onerose.

Per ogni area funzionale è necessario eseguire un’attenta analisi prima di procedere all’implementazione sul tool, valutando tutte le implicazioni anche in termini di Change Management. Per questi motivi è utile un supporto esterno di professionisti specializzati,  che può aiutare non solo a verificare le singole funzionalità ma anche il loro impatto, e ad avere una visione integrata sul progetto di implementazione.

L'articolo Planview Adaptive Work (formerly “Clarizen”) per migliorare la gestione dei progetti: aspetti funzionali proviene da Horsa Blog.

che alcuni vendor si sono orientati esclusivamente alla vendita di soluzioni di questo tipo, come evidenziano alcune analisi di settore, come Gartner e G2. Nel Grid® Report di G2 è significativo notare che i primi 5 player (i vendor) del mercato hanno tutti almeno una versione cloud dei tool. Un esempio è Planview Adaptive Work (formerly “Clarizen”). (Per vedere la Grid Report di G2 clicca qui)

Uno dei fattori che ha determinato questa tendenza, nell’ambito dei sistemi di project portfolio management, è la diffusione della disciplina del project management a settori come il manifatturiero, i servizi e l’IT, settori dove i progetti gestiti sono più brevi e maggiormente flessibili. Ciò che ha determinato un altro fattore di spinta verso il cloud è la necessità di rimanere sempre connessi e aggiornati in tempo reale sulle attività gestite dai vari team aziendali: questo a sua volta ha reso necessario adottare approcci più flessibili e scalabili.

Il management aziendale sceglie di adottare strumenti di PPM con l’obiettivo di aumentare la redditività e la produttività, migliorando i processi interni e in particolare nelle situazioni in cui è necessario:

• gestire molti progetti;
• avere la visibilità di “chi fa cosa”;
• gestire budget, tempi e costi;
• gestire le risorse sui progetti;
• misurare i KPI;
• gestire i rischi.

Planview Adaptive Work: cos’è e le sue peculiarità

Planview Adaptive Work, da anni inserito nella categoria “visionaries” di Gartner, è la soluzione cloud-based di Project Portfolio Management pensata per le aziende che vogliono gestire i progetti in maniera snella e flessibile.

Planview Adaptive Work si distingue sul mercato per la sua facile implementazione e usabilità e per il suo look & feel piacevole, ed è in grado di adattarsi ai processi di business aziendali consentendo di lavorare sui progetti in maniera collaborativa. Questo strumento non è da confondere con altri tool di project management orientati prettamente alla collaborazione; si tratta di un tool di project portfolio management completo che tra le sue caratteristiche punta anche sulla collaborazione all’interno dei team.

L’adozione di Planview Adaptive Work risolve tre problematiche comuni all’interno dei team di progetto ed in generale delle organizzazioni:

1) La mancanza di coinvolgimento delle persone che partecipano ai progetti. Spesso infatti mancano due aspetti chiave: la comunicazione efficace e la condivisione degli avanzamenti e degli obiettivi di progetto.

2) La mancanza di collaborazione all’interno dei team impedisce l’avanzamento nei tempi dei progetti e può creare incomprensioni con i clienti.

3) La mancanza di visibilità della direzione, a livello macro di portfolio, impedisce di avere chiari gli obiettivi organizzativi e gli investimenti strategici fatti o da prevedere.

L’utilizzo di Planview Adaptive Work aiuta le aziende nella pianificazione, esecuzione e controllo, fornendo una visione completa e in tempo reale del progetto in ogni suo aspetto: dalle risorse impiegate all’avanzamento delle attività, dai costi di progetto agli obiettivi raggiunti.

L’adozione di un tool di PPM consente alle aziende di evitare alcune problematiche ricorrenti nella gestione dei progetti: l’impiego inefficiente delle risorse, la scarsa visibilità a livello di singolo progetto e di portfolio e la difficoltà di ottenere informazioni rilevanti sui progetti in tempo reale.

I punti di forza di Planview Adaptive Work

1. Implementazione veloce e semplice
2. Interfaccia intuitiva
3. Ambiente facilmente configurabile e interamente personalizzabile
4. Visibilità sul carico di lavoro delle risorse
5. Configurazione di alert via mail
6. Monitoraggio di tempi e costi
7. Gestione dei documenti di progetto
8. Modulo di collaboration per condividere con il team informazioni e documenti
9. Reportistica e dashboard
10. Possibilità di integrarsi facilmente con altri strumenti aziendali

Puoi approfondire le caratteristiche di Planview Adaptive Work a questo link

A chi si rivolge Planview Adaptive Work e i vantaggi di utilizzo

Planview Adaptive Work si rivolge a chiunque sia coinvolto nella gestione di un progetto e debba essere informato, e avere visibilità, di alcune informazioni chiave come conoscere lo stato di avanzamento di un progetto, conoscere i costi e gestire la capacità delle risorse coinvolte su uno specifico progetto.

Possiamo individuare alcune figure chiave coinvolte nei progetti e che potrebbero avere notevoli vantaggi nell’utilizzo di Planview Adaptive Work e sono: i project manager, i team di progetto, i clienti/destinatari, la direzione e l’azienda stessa nel suo complesso.

*Per approfondire il tema di come impatta la tecnologia Cloud sugli strumenti di PPM leggi l’e-book “Come la tecnologia cloud impatta sugli strumenti di Project Portfolio Management”. 

L'articolo Planview Adaptive Work (formerly “Clarizen”): che cos’è e quali sono i vantaggi di adozione proviene da Horsa Blog.