Cosa determina il Successo di un sistema di Project Portfolio Management (PPM)?
Prima di parlare di un esempio di adozione di successo della soluzione di PPM Clarizen, è bene anzitutto specificare quali sono i fattori che definiscono il successo nell’introduzione di strumenti di questo tipo. Molto si potrebbe dire a riguardo: i fattori da prendere in considerazione infatti sono molteplici e possono variare di caso in caso, sulla base dell’azienda, del settore e degli obiettivi che ci si pone. Proviamo quindi a sintetizzare 3 punti determinanti per il successo di ogni implementazione di un sistema di PPM:
- Sul piano funzionale, la soluzione copre il processo di gestione progetti in maniera completa e flessibile, integrandosi con altri sistemi aziendali
- Lato utente, ciascuno degli attori coinvolti trae un beneficio dalla soluzione e migliora/semplifica il proprio modo di lavorare, potendosi concentrare su attività a maggior valore aggiunto
- A livello aziendale, la gestione strutturata dei progetti abilita l’evoluzione dei processi e contribuisce a creare una forte cultura di Project Management in azienda
La naturale conseguenza di questi fattori è che la soluzione venga utilizzata da tutti i membri dell’organizzazione coinvolti e diventi la single source of truth (unica fonte di verità) dei progetti aziendali. A questo punto le informazioni aggregate sui progetti e le iniziative aziendali, consentiranno all’azienda di prendere velocemente decisioni basate sui dati.
Un esempio di adozione di successo della soluzione Clarizen
Aida Srl, società di consulenza che propone soluzioni ERP e software gestionali, si è rivolta al Gruppo Horsa per la selezione di uno strumento di Project Portfolio Management che supportasse l’azienda nella gestione dei suoi numerosi progetti di consulenza e implementazione.
L’obiettivo principale era quello di dotarsi di una soluzione che consentisse di gestire l’intero ciclo di vita del progetto, a partire dalla fase di offerta al cliente, passando per le attività di implementazione fino ad arrivare al successivo rilascio e supporto al cliente.
Tutto ciò al fine di garantire:
- Maggiore controllo sul singolo progetto a preventivo e a consuntivo in termini di tempi e costi
- Maggiore visibilità per ciascun membro del team sugli impegni e sulle priorità
- L’ottimizzazione dei carichi di lavoro delle risorse allocate sui vari progetti
La soluzione ricercata da Aida era uno strumento completo in termini di funzionalità, semplice da utilizzare e flessibile, in modo da adattarsi alle esigenze aziendali e di poter accompagnare Aida nella sua evoluzione.
Il candidato perfetto: Clarizen
Sulla base dei requisiti espressi, Clarizen è sembrato il candidato perfetto. Grazie alla sua ampiezza di funzionalità, alla sua elevata configurabilità e alla semplicità di integrazione con gli altri sistemi aziendali, è stato possibile, con un impegno limitato, modellare l’intero processo di gestione progetti nella soluzione.
Nell’implementazione della soluzione, Horsa Plan, la divisione del Gruppo Horsa focalizzata sul Project & Portfolio Management, ha suggerito un approccio per step:
- In una prima fase Horsa ha configurato l’ambiente sulla base delle esigenze primarie del cliente e, dopo il training al team coinvolto, ha portato a regime le funzionalità chiave per la gestione di progetti e risorse;
- Di seguito sono state sviluppate le interfacce con l’ERP aziendale, utilizzando le API (Application Program Interface) messe a disposizione da Clarizen;
- Infine sono state implementate alcune funzionalità secondarie, in particolare per la gestione delle richieste cliente e per la preventivazione dei progetti.
Durante il progetto di implementazione, gli specialisti di Horsa hanno lavorato fianco a fianco con i key user di Aida, al fine di guidare il progetto e trasferire al cliente le competenze chiave, tenendo sempre in considerazioni l’aspetto metodologico e le best practice internazionali di settore.
Figura 1 Schema di integrazione tra Clarizen e un ERP
Chi ne ha beneficiato?
Il successo di questo progetto è stato determinato principalmente dal fatto che tutta l’azienda ha ottenuto da subito dei vantaggi consistenti derivanti dalla soluzione.
A livello di direzione aziendale si è semplificato il controllo sul portafoglio progetti e sulla pipeline di progetti potenziali. Non è più necessario creare report complessi partendo da dati presenti su fonti destrutturate, tutte le informazioni sono a portata di click in Clarizen.
Project Manager e Resource Manager hanno guadagnato maggiore visibilità sul carico di lavoro delle risorse e hanno visto semplificarsi considerevolmente il processo di pianificazione del progetto ed allocazione delle risorse.
Infine tutti i membri del team, grazie all’interfaccia semplice e intuitiva di Clarizen, hanno ora la possibilità di focalizzarsi sulle proprie priorità, di aggiornare l’avanzamento delle attività e dichiarare le ore spese e di comunicare con il resto del team, limitando drasticamente le comunicazioni destrutturate via mail.
Franca Fontana, fondatore di Aida e amministratore della società, commenta così i risultati ottenuti: “Grazie a Clarizen e al puntuale supporto dei consulenti Horsa, oggi stiamo raggiungendo l’obiettivo strategico del progetto: avere in tempo reale un quadro completo del nostro portafoglio progetti che ci consenta di ottimizzare l’allocazione del team e di avere risorse sempre più consapevoli delle proprie attività e scadenze. Non sono da sottovalutare i risultati collaterali dovuti alla flessibilità di Clarizen: abbiamo infatti messo sotto controllo molti processi che chiamerei minori, ma non per questo meno importanti”.
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