Nello strutturare un’organizzazione dei progetti aziendali con Clarizen è necessario tenere in considerazione una serie di aspetti funzionali che rendono il suo inserimento in azienda estremamente semplice. Clarizen può avere caratteristiche specifiche e diverse a seconda del livello di utilizzo che si sceglie. Abbiamo già visto quali sono i vantaggi principali dell’adozione di Clarizen: elenchiamo ora le caratteristiche più importanti.
Configurazioni di base
Utenti, ruoli, permessi. È fondamentale capire quali saranno gli utenti del sistema e soprattutto il tipo di utilizzo che se ne dovrà fare. Una caratteristica molto apprezzata di Clarizen è quella di consentire un’amministrazione agevole del sistema può essere gestita direttamente dal cliente.
Livelli di adozione di un sistema di Project Portfolio Management
Classificazione dei progetti
È importante stabilire le tipologie di progetti gestiti all’interno del sistema, per definire tutti gli attributi necessari a raggruppare, ordinare e filtrare i progetti. È inoltre necessario capire quali sono gli indicatori che dovranno essere utilizzati sui progetti. In questo modo è possibile creare facilmente delle Viste configurabili per presentare la situazione di sintesi dei vari progetti in maniera efficace ed uniforme. La gestione di queste viste può essere centralizzata (ovvero governata dall’amministratore di sistema) o localizzata (ogni utente può creare le proprie viste). Questo consente una grande flessibilità di utilizzo: ognuno crea la propria modalità di utilizzo secondo le proprie necessità.
Creazione di “template” (modificabili nel tempo) per le principali tipologie di progetto
Clarizen permette la creazione di nuovi progetti a partire da modelli preimpostati, con info relative a fasi, attività, tempistiche, costi e documenti da realizzare. Ovviamente ogni progetto andrà poi personalizzato. Ciò consente di risparmiare moltissimo tempo in fase di avvio di un progetto e soprattutto:
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- di avere un’organizzazione dei progetti uniforme
- di ridurre il rischio di “dimenticare” dei passaggi importanti.
Collaborazione con il team di progetto, interno o esterno all’azienda
Clarizen consente molteplici modalità di collaborazione, che possono essere attivate e configurate secondo necessità. Come si evince da questo elenco, l’utilizzo collaborativo di Clarizen è estremamente potente, ma è necessario studiare attentamente il tipo di collaborazione necessaria in modo da impostare correttamente profili e funzionalità. Alcune tra le più apprezzate:
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- Discussion: vi è la possibilità di concentrare le comunicazioni all’interno dello strumento in apposite Discussion che rimarranno collegate all’oggetto prescelto. Questo facilita moltissimo il recupero delle informazioni storiche sul progetto. Le discussion possono essere notificate via mail e il destinatario può rispondere direttamente via mail; la risposta sarà catturata e contestualizzata direttamente dentro Clarizen.
- Condivisione delle viste tramite semplici “link”.
- Azione diretta nel sistema con profili differenti secondo il grado di coinvolgimento nel progetto (Project Manager, WBS Owner, Task owner, Assignee) ad esempio per dichiarare l’inizio di un’attività, per pianificare una fase di progetto, per comunicare l’avanzamento.
- Mail: ad ogni progetto può essere associato automaticamente uno specifico indirizzo mail. Sarà sufficiente inserire in CC tale indirizzo perché tutte le comunicazioni siano archiviate.
- Documenti: In Clarizen è possibile archiviare qualsiasi tipologia di documento (Upload del file, collegamento ad un sistema di gestone documentale etc.). I formati più comuni possono essere visualizzati direttamente dentro lo strumento e su questi, per chi ne ha l’autorizzazione, è possibile inserire commenti, note grafiche etc.
- Notifiche e report: il sistema può facilmente inviare notifiche in funzione di qualsiasi evento o schedulare l’invio di qualsiasi report. È fondamentale tuttavia valutare con attenzione questo aspetto per evitare eccessi di mail.
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Pianificazione e analisi dei carichi di lavoro
È possibile pianificare non solo la persona che avrà in carico le attività di progetto, ma anche la quantità di lavoro prevista. Questo richiede uno sforzo di pianificazione ulteriore ma consente di capire, a livello di progetto ma anche di intero portafoglio, qual è il Workload complessivo per le varie persone o per interi dipartimenti aziendali, dato dalla somma degli effort dei vari progetti ma anche dalle attività non progettuali, e da calendari di disponibilità specifici. In quest’area le assegnazioni possono essere modificate con semplici Drag&Drop.
Consuntivazione
In Clarizen esiste un modulo semplificato dedicato alla consuntivazione , accessibile anche da app, che consente di rendicontare un’operazione in pochi secondi. È possibile definire e automatizzare una serie di operazioni (invio del report istantaneo al cliente, di report periodici, di sollecito…) o i workflow di approvazione. Questa tematica è molto importante per:
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- Avere un controllo durante l’avanzamento dell’effort speso
- Poter confrontare dati di preventivo con dati di consuntivo
- Responsabilizzare le persone impegnate nel progetto
Gestione costi/ricavi/marginalità
In Clarizen è possibile configurare la gestione dei costi di progetto, sia derivati dal costo delle risorse impiegate (attraverso la definizione dei costi orari che possono essere diversi per ruolo/persona/progetto) sia attraverso la definizione di una serie di voci di costo che possono essere utilizzate per la pianificazione e il monitoraggio dell’avanzamento. Si possono inoltre gestire le eventuali spese di trasferta sia a preventivo sia tramite la rendicontazione (anche via app) delle varie spese. Se si vuole gestire lo strumento anche per l’analisi delle marginalità è necessario impostare anche l’area relativa ai ricavi di progetto che possono essere pianificati ai vari livelli (progetto, milestone, attività) e per le tipologie significative per l’azienda.
Report e dashboard
Come ultimo step servirà definire il tipo di report (automatizzabili) e dashboard (navigabili) che si vogliono impostare nel sistema. I singoli utenti potranno poi creare le proprie analisi (limitatamente ai dati a cui hanno accesso).
Formazione
Una parte molto importante è quella da dedicare alla Formazione degli utenti, che potrà essere “light” tramite guide e tutorial, oppure più approfondita, fino a sessioni “one to one” per affiancare gli utenti nell’operatività durante i primi utilizzi.
Integrazioni
Fin dalle prime fasi di progetto è necessario valutare eventuali integrazioni con altri sistemi aziendali, sia tramite interfacce già esistenti, sia attraverso le API messe a disposizione. Nel corso dell’implementazione è inoltre necessario valutare la necessità di funzionalità specifiche gestibili in Clarizen tramite Workflow/Business Rule/Custom Objects (Protocollo, CRM, Anagrafica Prodotti, Anagrafica Dipendenti etc.
Conclusioni
Molti sono quindi gli aspetti da tenere in considerazione. Ma innanzitutto è necessario definire una priorità delle funzionalità e concentrarsi inizialmente su quelle principali, in modo da affrontare il progetto in modo “incrementale” evitando fasi di studio e diffusione eccessivamente lunghe e onerose.
Per ogni area funzionale è necessario eseguire un’attenta analisi prima di procedere all’implementazione sul tool, valutando tutte le implicazioni anche in termini di Change Management. Per questi motivi è utile un supporto esterno di professionisti specializzati, che può aiutare non solo a verificare le singole funzionalità ma anche il loro impatto, e ad avere una visione integrata sul progetto di implementazione.
