Trasportare decine, centinaia di automobili dal peso complessivo di migliaia di tonnellate dall’altra parte dell’oceano?
Sì, si fa anche questo nel mondo globalizzato in cui viviamo. La capacità di spostare le merci per il mondo è uno dei nodi cruciali dell’economia. Gli aspetti legati alla gestione di questa attività sono molteplici ed essere in grado di regolarli in modo semplice ma completo è ciò che può fare la differenza nel fornire ai propri clienti un servizio all’altezza delle aspettative.
Ogni merce, dal più piccolo bullone alla più ingombrante pressa, esige una spedizione che tenga conto delle sue caratteristiche e delle sue criticità affinché tutto funzioni alla perfezione, dal luogo di partenza al viaggio, fino alla destinazione ultima. Se pensiamo che per attraversare l’oceano qualsiasi prodotto potrà dover viaggiare prima su ruote, poi su di una nave, poi magari su rotaie e di nuovo su ruote, è facile immaginare quanti fattori entrino in gioco e quanto sia complesso organizzare, gestire e monitorare il tragitto di quella merce dalla sede del fornitore a quella del cliente finale.
Chi si occupa di questo fondamentale ingranaggio, quindi, richiede il miglior supporto informatico disponibile che lo aiuti a pianificare e controllare tutto ciò di cui ha bisogno.
Nei prossimi paragrafi spiegheremo meglio quali sono alcuni di questi aspetti che WayToTransport di Horsa permette di integrare all’interno dell’ERP Microsoft Business Central.
Gestione interna – Quali sfide abbiamo davanti?
Un’azienda di trasporti è fatta sia da mezzi che da persone, risorse imprescindibili. Essi portano con loro una serie di elementi amministrativi e logistici da organizzare al meglio.
WayToTransport mette a disposizione tutte le funzionalità necessarie per gestire il processo nel suo insieme
- Gestione ordini di trasporto e relativi controlli necessari per le fasi successive (tramite un portale il cliente può inserire l’ordine direttamente e scaricare i documenti in autonomia senza che gli debbano essere inviati)
- Gestione di addebiti automatici sia attivi che passivi con la generazione della fattura sia per il trasporto che per l’addebito (il sistema prepara anche la fattura dei fornitori sulla base degli addebiti)
- Gestione del viaggio nelle sue diverse fasi con la possibilità di specificare quali sono gli attori coinvolti in ciascuna di esse (una motrice di proprietà, un armatore, un vettore esterno, ecc.)
- Monitoraggio a posteriori di tutti i costi come quello del carburante, dei pedaggi e della manutenzione.
A queste funzionalità fondamentali se ne aggiungono delle altre che completano ed arricchiscono la soluzione:
- Gestione dei bancali
- Gestione dei lavaggi (per aziende specifiche)
- Gestione delle attrezzature (il sistema ha un sistema di controllo che confronta le dotazioni necessarie per quel viaggio con quelle presenti sui mezzi)
Come ben sappiamo, inoltre, qualsiasi mezzo di trasporto, per essere in regola e poter circolare, ha bisogno di una documentazione completa e a norma di Legge.
Ecco quindi che la gestione delle scadenze diventa cruciale per non rischiare di dimenticarsi nulla ed evitare multe.
La gestione dei leasing è altrettanto importante: avere sempre chiaro quali sono quelli in corso e quali quelli in scadenza permette all’amministrazione di decidere per tempo che scelte operare per evitare di far alzare i costi e, magari, per abbassarli.
Considerando poi il momento particolarmente delicato sotto l’aspetto dei rincari energetici, un altro strumento di analisi assolutamente fondamentale riguarda il monitoraggio e la gestione dei consumi: capire velocemente quali tra i servizi di trasporto offerti consuma di più, consente di effettuare valutazioni mirate per le strategie commerciali da seguire.
Ecco un elenco completo delle principali funzionalità disponibili:
- Gestione scadenze.
- Gestione tessere (carte per il rifornimento, carte per il pagamento del pedaggio VIACARD, ecc).
- Gestione leasing.
- Gestione consumi.
- Gestione bancali.
Analogamente, anche gli autisti che governano i diversi mezzi di trasporto devono essere supportati da un’attenta gestione.
WayToTransport consente di averne una visione completa: che siano questi dipendenti diretti oppure di terze parti non è importante, il sistema fornisce tutto il necessario.
- L’anagrafica comprende molte informazioni utili ad automatizzare il controllo sui viaggi. Sono presenti, ad esempio, le informazioni che indicano se “è presente l’ADR” e se “può eseguire l’estero”.
- Gestione delle tessere (le tessere sono le stesse presenti nell’elenco precedente, possono essere gestite a livello di mezzo o di autista, a seconda dell’esigenza)
- Gestione delle patenti.
- Organizzazione, gestione e monitoraggio del viaggio tramite il collegamento degli ordini ai veicoli.
La gestione di autisti e mezzi sarebbe però fine a se stessa senza ordini.
Gli accordi con clienti e fornitori sono ciò che fa muovere il business. Con WayToTransport è possibile gestire i tariffari con molteplici modalità:
- A tariffa unitaria.
- A fasce.
- A forfait.
- Con molte altre opzioni completamente configurabili e gestibili all’interno di Microsoft Business Central.
La gestione del tariffario si attiva all’inserimento dell’ordine e ne controlla la presenza o la mancanza.
Interfaccia con sistemi esterni
Trasportare della merce richiede la collaborazione di diverse entità che devono integrarsi l’una all’altra. Per farlo è fondamentale che anche i sistemi utilizzati siano integrati e riescano a dialogare tra di loro in modo da automatizzare e quindi velocizzare lo scambio delle informazioni.
Anche questa necessità è soddisfatta da WayToTransport che, ad esempio, permette di prenotare un trasporto con una delle più grandi e famose compagnie navali presente sul mercato in modo completamente automatico e importare automaticamente gli ordini di viaggio facendo risparmiare una notevole quantità di tempo.
È poi possibile monitorare il viaggio in tutti i suoi aspetti:
I dati principali dei mezzi vengono acquisiti tramite un’interfaccia che dialoga direttamente con i sistemi di bordo e gli autisti saranno costantemente in contatto con la sede attraverso un’App che rende la comunicazione smart, continua ed efficiente.
Analisi dell’efficienza
Naturalmente, avere un sistema avanzato di gestione del trasporto primario fornisce anche i dati necessari per effettuare le analisi aziendali volte a prendere quelle decisioni che faranno crescere e migliorare ulteriormente il business.
Power BI di Microsoft è lo strumento di Business Intelligence che grazie ai dati integrati nel sistema da WayToTransport e all’integrazione nativa tra i prodotti consente di monitorare l’efficienza di gestione del trasporto in tutti i suoi aspetti.
Per chi si occupa di fornire questo tipo di servizio avere un sistema efficiente, semplice e aperto ai più importanti software esterni presenti oggi sul mercato è di fondamentale importanza per avere successo e migliorare, di giorno in giorno, la propria attività.
