Le aziende che scelgono di fare della business process automation un cardine della propria strategia di gestione documentale riescono ad ottimizzare l’efficacia di processi specifici. Standardizzando le procedure possono così essere più tempestive nell’offerta di prodotti e servizi e in grado di soddisfare nel modo migliore le aspettative dei clienti finali.
Che cos’è la business process automation?
Tra le definizioni di business process automation riprendiamo quella di Gartner che dice trattarsi di: “l’automazione di funzioni e processi di business complessi che vanno oltre le attività convenzionali di manipolazione dei dati e tenuta dei libri contabili, in genere attraverso l’uso di tecnologie avanzate. In pratica, si tratta di approcci all’automazione orientati alla gestione dell’attività e non agli aspetti contabili e spesso interessano processi core mission-critical basati su eventi“.
Letteralmente, si tratta dell’automazione dei processi di business: ma con BPA si intende questo e molto di più. L’automazione di un processo di business, o parte di esso, può essere infatti uno sforzo a sé o può far parte di una iniziativa più globale che guardi all’intera riorganizzazione aziendale. Il risultato è velocizzare e ottimizzare i processi attraverso le macchine, trasferendo le risorse umane su attività che portino maggiore valore.
Business process automation: quali sono le tecnologie da usare
Per fare business process automation è necessario ricorrere a software che si basano su specifiche tecnologie. Ecco le principali.
Process mining, è la tecnica di process management che, in sintesi, si basa sull’analisi dei log degli eventi generati dai software per estrarre conoscenza da essi ed estrapolare informazioni riguardanti il sistema informativo e i processi in generale.
RPA – Robotic Process Automation, permette di delegare a robot attività ripetitive a basso valore aggiunto; può essere attended, ossia presidiata da un operatore umano, o unattended, non presidiata.
Intelligent Process Automation, si tratta della RPA potenziata da tecnologie intelligenti, il che consente di andare oltre alla delega di compiti standard, per implementare modelli basati su un approccio software potenziato, per esempio, da tecniche di machine learning. Queste ultime in particolare consentono di acquisire in autonomia conoscenza aggiuntiva, tale da riuscire a gestire eccezioni, piccole anomalie e così via.
IoT – Internet of Things, interconnettendo le macchine e le persone con gli ecosistemi applicativi, l’IoT rappresenta una preziosissima fonte di informazioni che delineano in modo oggettivo la fotografia dello svolgimento dei processi.
AI – Artificial Intelligence, tra i principali contributi portati dall’intelligenza artificiale ai software di business process automation vi è quello di permettere la gestione di dati non strutturati, ossia provenienti da fonti diverse, altrimenti difficilmente integrabili nei sistemi. A questo si unisce la capacità di eseguire nel corso del tempo un’analisi dati sempre più approfondita, al fine di produrre insight originali non immediatamente identificabili.
La scelta di una o più tecnologie dipenderà dalle singole esigenze.
Infine, è da considerare come un presupposto fondamentale un’infrastruttura adeguata in termini di sicurezza di rete, essenziale per il buon funzionamento di qualsiasi tecnologia e applicativo e per evitare all’azienda di correre gravi rischi. È importante quindi che la soluzione integri strumenti di cybersecurity. Essa, inoltre, deve favorire una semplice ma solida gestione degli accessi, delle credenziali e dei privilegi in modo che gli amministratori IT abbiano sempre sotto controllo quel che accade all’interno e tramite il network, tutelando così la riservatezza dei dati.
Come si evolvono i processi aziendali
L’urgenza di essere sempre più competitivi su un mercato complesso e imprevedibile fa sì che le aziende stiano superando i pregiudizi, e guardino con fiducia alle ultime soluzioni che l’inarrestabile avanzata tecnologica propone. Pensando al futuro, le parole chiave sono integrazione e strategie data driven.
Per esempio, la diffusione dell’IIoT (Industrial Internet of Things), che si sostanzia con l’implementazione di sensori negli impianti produttivi e negli stessi prodotti, può rappresentare una preziosa opportunità per la business process automation se si sfruttano i sistemi MES – Manufacturing Execution System. Questi sistemi permettono l’integrazione tra applicativi per la gestione documentale e gli impianti. Si tratta di piattaforme che raccolgono le informazioni provenienti da macchinari, dalle attrezzature industriali, dai robot complessi che dialogano mediante dispositivi Rfid. Integrando tali sistemi con le tecnologie per la business process automation, e avendo quindi sotto controllo la funzione produttiva, sarà più semplice gestire in maniera integrata i processi di produzione stessi.
Sfruttando poi abilità di comunicazione M2M – Machine to machine, oltre a più potenti tecnologie di cloud computing ed edge computing (per l’elaborazione dei dati, dove i dati stessi sono prodotti) il bacino di informazioni a cui i sistemi di business process automation avranno accesso si arricchirà ulteriormente.
Un patrimonio di dati che, trattato con tecniche di intelligenza artificiale, machine learning e big data analytics sempre più evolute, potrà generare analisi altrettanto sofisticate.
