Perché un’azienda sceglie il Business Process Outsourcing? Per essere più agile, più snella e più performante. In un contesto altamente competitivo, in cui l’impresa deve rispondere alle sfide del mercato in modo veloce e preciso, la scelta di delegare alcuni processi si rivela vincente.
Una delle capacità dell’outsourcing è proprio quella di migliorare il margine operativo e lasciare spazio all’innovazione. Ci sono, infatti, alcune funzioni che vale la pena esternalizzare per preservare risorse tanto economiche che umane e, soprattutto, per concentrarsi sul proprio core business. Basti pensare che, grazie al Business Process Outsourcing, le aziende possono migliorare le proprie performance tra il 20% et il 50%.
Sono diverse le attività che possono essere operate in outsourcing, e diversi sono i vantaggi che questa scelta apporta alla competitività aziendale. Scopri quali.
Come, e quali processi esternalizzare?
Concretamente, un’azienda che sceglie questo modello non fa altro che affidare ad un partner esterno la gestione di un processo di business definito.
L’impresa andrà a esternalizzare le attività che non rientrano nel core business e non generano redditività immediata, ma sono tuttavia più che necessarie al buon funzionamento dell’impresa, e quindi alle sue performance. Possiamo suddividere le attività che vengono candidano naturalmente al Business Process Outsourcing in due macrocategorie: front-office e back-office outsourcing.
Nella prima categoria, il front-office, rientrano le attività che prevedono un contatto diretto ed immediato con il cliente dell’azienda come ad esempio l’help desk, il contact center, il telemarketing, la gestione di alcuni uffici a contatto diretto con il pubblico (Urp) e le ricerche di mercato.
Il back-office, invece, comprende tutte quelle attività amministrative e gestionali interne all’azienda e fondamentali al suo funzionamento pur non rientrando nel suo core business. Tra i processi di back-office vanno segnalate senza dubbio le seguenti:
- Gestione del ciclo passivo (digitalizzazione del cartaceo, ricezione documenti elettronici, riconoscimento fatture, indicizzazione, integrazione con l’ERP, conservazione sostitutiva)
- Gestione note spese (controllo e digitalizzazione cartaceo, verifica e controllo conformità alle policy aziendali)
- Gestione contratti e pratiche (digitalizzazione, controllo correttezza documenti, controllo allegati, validazione e indicizzazione)
- Gestione magazzino (stoccaggio)
Le strategie di outsourcing e i partner BPO
Esistono 3 modelli di Business Process Outsourcing:
- Offshoring: esternalizzare determinati processi aziendali ad una società lontana dalla sede principale della società, spesso in un continente diverso. Tra i vantaggi c’è la possibilità di avere un servizio di copertura 24H/24, difficile da gestire altrimenti. Tuttavia, una posizione geografica particolarmente distante potrebbe innescare difficoltà di comunicazione (lingua e cultura diverse) e quindi di efficienza.
- Nearshoring: scegliere un partner geograficamente vicino alla propria sede, nello stesso paese e continente. Questa soluzione ha il vantaggio di lavorare con fusi orari simili e di avere più controllo sui progetti facilitando il passaggio di informazioni.
- Onshoring: l’esternalizzazione è operata verso una società con sede nel proprio stesso paese. La vicinanza ha degli indubbi vantaggi sul controllo dei flussi ma restringe l’accesso ai talenti globali, riducendo la flessibilità e la scalabilità.
Ogni azienda dovrà fare un’accurata valutazione delle proprie necessità, criticità e opportunità per fare la scelta più utile al proprio business e godere dei benefici offerti dal Business Process Outsourcing.
I vantaggi concreti del Business Process Outsourcing
Affidare a un esperto esterno non vuol dire solo fare tesoro delle sue competenze ma anche beneficiare delle sue conoscenze del settore, delle sue evoluzioni e aggiornamenti tecnologici.
Chiaramente, è necessario mettere in pratica delle procedure che consentano di controllare il rendimento dei processi esternalizzati, nonché la possibilità di migliorarne l’evoluzione grazie a strumenti potenti per mantenere flessibili e aggiornati i cicli di business.
Concretamente, l’impresa che delega determinati processi punta a molteplici vantaggi:
- Ridurre i costi aziendali: esternalizzare permette di diminuire l’incidenza dei costi fissi creando così un’economia di scala.
- Migliorare l’efficienza dei processi interni: affidare a un esperto una mission altamente tecnica permette di risparmiare tempo per la formazione delle risorse interne.
- Avere le migliori garanzie per la conservazione e la protezione dei dati.
- Una migliore relazione con i clienti grazie all’intelligenza artificiale e al Big Data che permettono di processare grandi volumi di dati per migliorare la customer experience.
La scelta del partner a cui fare affidamento deve essere estremamente accurata. L’esternalizzazione dei processi gestionali e di controllo di un’azienda libera risorse interne per indirizzarle verso attività maggiormente orientate al core-business aziendale. Risultato? Un’azienda agile, competitiva e performante.
