Perché rendere automatica la firma per “presa visione”? Perché si risparmiano tempo e costi. Ad esempio, automatizzando questa specifica fase della gestione documentale, si riducono i possibili errori che inficiano le fasi operative dei processi lavorativi che vi sono collegati.
Quando è sufficiente una semplice conferma, peraltro, rendere automatica la “presa visione” evita i colli di bottiglia e si ottiene una maggiore efficienza nella gestione dei documenti. I vantaggi sono maggiormente apprezzati dove la gestione del flusso documentale è integrata in processi di certificazione e di controllo qualità. Il tutto, naturalmente, nel rispetto dei requisiti relativi alle firme elettroniche.
Quali sono i requisiti delle firme apposte con sistemi elettronici
Secondo le disposizioni in vigore, in generale, una firma apposta con sistemi elettronici deve garantire requisiti di identificabilità dell’autore, di integrità e di immodificabilità del documento. In alcuni ambiti, a essi si aggiunge anche la necessità di garantire sicurezza nel compiere azioni più complesse.
Ai vari tipi di firma è stata data dignità legislativa dal D.Lgs. 82/2005 (“Codice dell’Amministrazione digitale”) e dalle sue successive modifiche e integrazioni, benché con diversi livelli di valore probatorio. Ce ne sono diverse tipologie: semplice, avanzata, qualificata e anche remota, multipla. Nel caso della “presa visione”, può essere sufficiente una firma elettronica semplice, che si ottiene le operazioni eseguite su un software dopo login e password. La firma elettronica garantisce la sicurezza e l’integrità del documento informatico e, secondo l’articolo 25 del regolamento eIDAS, la sua validità può essere valutata liberamente nei procedimenti giudiziali. Oltre alla presa visione, ha requisiti sufficienti per firmare anche documenti quali preventivi, ordini, documenti di trasporto (“DDT”), informative sulla privacy.
Perché automatizzare la firma per “presa visione”
Nelle imprese di una certa dimensione, strutturate in più divisioni e reparti, può risultare particolarmente complesso gestire i flussi documentali. Di queste attività fa parte, per l’appunto, anche l’apposizione della firma per “presa visione”.
Tra le difficoltà più comuni: si utilizzano più software per lavorare un certo documento, generando diversi formati e con più destinatari, si fatica a tenere traccia di chi ha un file in carico e chi lo ha generato…Viene a mancare, poi, la trasparenza necessaria per conoscere lo stato di un certo documento:
- come far sapere ai soggetti coinvolti in quale punto del percorso è?
- come far sapere se tutti i soggetti che devono vederlo e approvarlo lo hanno fatto?
Vediamo qui di seguito, più nel dettaglio, quali problemi vengono risolti grazie a una soluzione ad hoc per l’apposizione della firma per “presa visione” in automatico.
Quali problemi risolve la “presa visione” digitale automatizzata
- Nessuna competenza tecnica richiesta. Apporre la firma in digitale, anche se “semplice”, può risultare complicato per chi non ha elevate competenze informatiche. Attraverso apposite soluzioni, la firma per “presa visione” viene inserita semplicemente scorrendo il documento. Chiunque può farlo, anche senza particolari skill IT.
- Nessuna differenza tra lavoro in presenza o da remoto. Con una soluzione per l’automatizzazione della firma per “presa visione”, si aggiunge finalmente una flessibilità ineguagliabile alla gestione standardizzata dei documenti. Si può intervenire da qualunque parte del mondo.
- Nessuna differenza di ruolo. La condivisione dei documenti per presa visione è particolarmente utile per i ruoli aziendali con funzioni pratico-operative, ossia per quei dipendenti che non “occupano una scrivania” (operai alle linee di produzione, trasportatori, addetti alle operazioni aeroportuali, addetti alla costruzione immobiliare, ecc)
- Nessuno escluso. Il sistema di automatizzazione tiene automaticamente conto dei destinatari obbligati e necessari di un certo documento. Non si corre più il rischio di dimenticare qualcuno, nella frenesia delle attività quotidiane. Quando un documento deve essere preso in visione da più addetti, rispettando una certa sequenza, il documento non viene inoltrato automaticamente al passo successivo fino a che non è stato visto dai destinatari; viene garantito automaticamente, cioè, il rispetto dell’ordine nel quale i diversi soggetti devono firmare.
- Il processo è sempre sotto controllo. Con i passaggi automatici e registrati della firma per “presa visione” in automatico, chi deve controllare a quale punto del processo si trova un certo documento lo vede immediatamente dal backend di sistema. Questo riduce le perdite di tempo.
- Autorizzazioni personalizzate a prova di sicurezza e compliance. Diventa possibile impostare in automatico il livello di accesso a ogni documento. Ogni soggetto è quindi autorizzato a prendere visione solo dei documenti di propria competenza. Questo aumenta il livello di sicurezza e la capacità di essere compliant alle normative in materia, impedendo che persone terze possano visualizzare documenti riservati ad altri.
- Tutto in un unico processo. Con la giusta soluzione, il processo di presa visione dei documenti può essere gestito in modo integrato al sistema gestionale già in uso. Per esempio, una proposta d’ordine o un documento di trasporto possono essere trasferiti automaticamente dal gestionale, senza doverli prelevare e inviare manualmente.
