La ricchezza di un’azienda passa anche dal suo software di gestione documentale. Si, perché l’impresa agile, meglio anche specificare l’azienda estesa, ha bisogno di accedere alle informazioni in modo rapido, diretto e condiviso. Tutti i processi decisionali passano dall’accesso ai dati, motivo per cui, un’azienda moderna non può fare a meno di un software per la gestione documentale che le garantisca affidabilità, sicurezza e interoperabilità. Quale software scegliere, quindi, per far fronte alle necessità di gestione documentale di un’azienda estesa? Scoprilo qui.
Le esigenze di un’azienda estesa
Per scegliere un software adeguato, bisogna innanzitutto definire le proprie necessità. Un’azienda estesa è un’azienda che risponde a un nuovo modello di business basato su un rapporto diretto con l’insieme dei fornitori coinvolti nella supply chain. Un’azienda estesa dialoga con tutti, risponde a tutti e prende informazioni da tutti gli attori del settore in cui opera. Come gestire al meglio questo flusso di dati? La tecnologia mette a disposizione delle imprese strumenti sempre più sofisticati per poter far fronte a esigenze sempre più specifiche. I software per la gestione documentale sono la soluzione adatta che permette di gestire in modo efficace i processi interni ed esterni. Tuttavia, anche le aziende consapevoli della necessità di fare affidamento su questo tipo di supporti tecnologici, possono avere il timore della sicurezza dei propri dati e delle informazioni sensibili.
Integrare dati, flussi e processi grazie ai software di gestione documentale
Le grandi aziende hanno bisogno quindi di avere accesso all’integralità dei propri documenti da ogni divisione, o sede, aziendale. Come rispondere efficacemente a queste necessità? Esistono sul mercato software pensati proprio per abbracciare l’intera gamma di funzioni aziendali:
- Acquisizione documenti
- Creazione template
- Classificazione
- Gestione fascicoli
- Archiviazione automatica
- Fatturazione elettronica
- Workflow
- Organigramma e liste di distribuzione
- Revisione documenti
- Annotazioni e messaggi
- Banche dati
Le soluzioni devono essere stabili, integrate, scalabili, implementabili e soprattutto compatibili con gli altri sistemi aziendali. Devono inoltre garantire un’operatività senza errori, senza ritardi, in un’unica parola: agire in sicurezza. I software di gestione documentale devono quindi essere flessibili e permettere il tracciamento e il controllo dei documenti e delle informazioni che contengono.
Sistemi integrati e performanti
I DMS, Document Management System, permettono di digitalizzare i documenti, convertirli in altri formati e renderli disponibili a tutta la popolazione aziendale. Una soluzione performante, infatti, è una vera e propria piattaforma integrata in cui ogni documento è inserito in uno schema dinamico che ne contestualizza i dati, valorizzando le diverse informazioni in funzione della rilevanza che possono avere in ciascun processo. Ma il vero valore aggiunto di un software di gestione documentale deve essere l’integrazione con l’ERP aziendale nonché con il CRM rendendo possibile l’automazione del workflow in modo efficiente e trasparente.
Allo stesso modo, il DMS prescelto andrà a integrarsi perfettamente con il sistema DTM, Digital Transaction Management. Questa soluzione permette la dematerializzazione dei documenti in modalità end-to-end, vale a dire dalla creazione del contenuto al controllo dell’integrità e della correttezza delle informazioni passando dalla firma digitale alla conservazione del documento.
Un’azienda che decide di integrare un software di gestione documentale al proprio funzionamento, trova quindi diverse opzioni sul mercato. La scelta dipenderà naturalmente dalle esigenze precedentemente individuate e approvate. La sola vera caratteristica irrinunciabile deve essere l’integrabilità e la scalabilità per potersi adattare anche ai mutamenti e alle nuove esigenze cui l’azienda deve far fronte nel suo sviluppo.
