Un’azienda agile, oggi, non può fare a meno di un sistema documentale a prova di delocalizzazione. Perché? Lavorare da remoto non è mai stato così diffuso e, spesso, anche apprezzato a seguito dell’esperienza recente dello smart working obbligatorio. Secondo uno studio di UBS, infatti, nei prossimi decenni il 75% dei dipendenti non lavorerà più in uffici tradizionali, preferendo soluzioni da remoto dando, così, alla parola flessibilità tutto il suo senso. Molte aziende, però, nascono con molteplici sedi e, di conseguenza, hanno dovuto impostare sin dall’inizio delle proprie attività un sistema di gestione documentale adeguato. La prima necessità a cui far fronte è di un’operatività senza errori o ritardi, che possa essere utilizzata in sicurezza, ovunque. Come impostare quindi un sistema documentate a prova di delocalizzazione? Ecco come fare.
Sistema documentale: controllare e tracciare i documenti in qualsiasi momento e contesto
Avere accesso alle informazioni e ai dati aziendali in modo rapido ed efficace è garanzia di efficienza. Nel caso di un’azienda multi-sede questo aspetto diventa particolarmente significativo dato che la dislocazione fisica dei collaboratori e dei diversi siti aziendali hanno necessità di trovare forme di comunicazione e di condivisione precise e strutturate. Concretamente, il software di DMS (Document Management System) organizza e facilita la creazione collaborativa di documenti e altri contenuti utili alla vita dell’impresa. Molto spesso il sistema opera una quantità massiccia di operazioni, catalogando, indicizzando e archiviando i documenti secondo precisi algoritmi.
Alla base di un sistema documentale di qualità deve esserci il controllo e il tracciamento dei documenti e delle informazioni che contengono. Questa caratteristica permette infatti di:
- Lavorare in serenità potendo contare su una soluzione che unisce pratiche archivistiche di alto livello con una tecnologia di business automation
- Fare affidamento su una soluzione flessibile che si adatta a qualsiasi difficoltà legata ai documenti digitali
- Semplificare e tracciare le informazioni rilevanti grazie all’intelligenza artificiale
- Rispondere in modo conforme al quadro normativo esistente
I campi di applicazione sono molteplici, in base al settore di attività dell’impresa, e non solo:
- Acquisti
- Vendita e post-vendita
- Risorse umane
- Amministrazione
- Gestione dei dati sensibili
Le chiavi per un sistema documentale adeguato alla delocalizzazione
Una volta assicurate le funzionalità di base, quali sono le operazioni che deve assicurare un valido sistema documentale? Innanzitutto, deve essere integrato agli altri software aziendali. Se alla base della performance c’è l’accesso ai dati e alle informazioni, il sistema documentale deve necessariamente avere accesso agli altri dispositivi, e viceversa.
Il sistema prescelto deve poi garantire la condivisione delle informazioni con, di conseguenza, la possibilità di approvare decisioni e flussi di lavoro. Il sistema documentale deve poi consentire la firma dei documenti: da remoto e in formato elettronico, la firma per l’approvazione di un processo, acquisto o flusso produttivo deve essere facilitata. I documenti così archiviati devono essere, non solo accessibili, ma anche modificabili proprio per facilitare la collaborazione dei professionisti coinvolti anche se la loro sede di lavoro è delocalizzata.
Un altro aspetto fondamentale riguarda la sicurezza dei dati. Può far paura, infatti, l’idea di concentrare in un unico sistema tutti gli archivi della società a cui, tra l’altro, un gran numero di collaboratori ha accesso da diversi server nel mondo. Il sistema documentale selezionato avrà quindi la possibilità di garantire accessi in sicurezza ma anche di controllare le azioni svolte su ogni documento in modo da avere sempre a disposizione lo storico degli interventi per risolvere eventuali criticità. Ma un sistema documentale che si rispetti deve anche rispondere agli standard richiesti per un linguaggio comune, soprattutto in contesti aziendali multi-sedi.
