Gestire progetti articolati nel modo più efficace possibile è un requisito chiave per supportare il business: quello in cui si muovono le organizzazioni oggi è un mercato altamente competitivo, che richiede performance impeccabili e impone standard sempre più elevati. Negli ultimi anni, infatti, l’asticella si è alzata ulteriormente: il diffondersi del lavoro ibrido, il proliferare di strumenti e applicazioni nel digital workspace e una mole sempre più consistente di dati eterogenei da dover processare in questo ambiente operativo senza più confini hanno, da un lato, aperto nuove occasioni di produttività ma, dall’altro, aumentato esponenzialmente le complessità all’interno di qualunque ufficio. Gestire progetti in questo nuovo scenario richiede di ripensare i tradizionali modelli di governance: il classico project management non è più funzionale. Il punto è far evolvere l’approccio sia culturale che procedurale all’interno dei team di lavoro seguendo il modello del Project Portfolio Management. Occorre dunque rivedere tutti gli elementi che concorrono a questo obiettivo: strumenti, processi e formazione. Sono queste, infatti, le componenti essenziali su cui puntare – in maniera integrata – per gestire i progetti perseguendo l’eccellenza.
Per gestire progetti nell’hybrid workspace serve un software adeguato
Il primo passo per gestire progetti in maniera efficace nel nuovo ambiente ibrido è ottimizzare la collaborazione tra le persone, integrando una piattaforma unificata e accessibile online da qualsiasi postazione. Un software di Project Portfolio Management così implementato, in particolare, consente di centralizzare e mettere a sistema tutto il patrimonio informativo, ottimizzando i flussi di lavoro e la loro orchestrazione. La caratteristica chiave del Project Portfolio Management è quella di riuscire a ottimizzare le lavorazioni su quattro livelli: singolo progetto, insieme di progetti collegati (in modo tale da agevolare uno sviluppo organico) e programmi di un’area aziendale (Portfolio), ma anche di programmare, se pur ad alto livello, tutte le altre attività definite che rientrano nel cosiddetto non-project work, ovvero mansioni di routine che vanno svolte indipendentemente dal progetto stesso.
Standardizzare i processi per gestire progetti in modo più efficace
Ed eccoci al secondo requisito fondamentale. Se è vero che lo strumento chiave per gestire progetti è un software evoluto di Project Portfolio Management, è altrettanto vero che la leva abilitante per il successo di ogni attività è la standardizzazione dei processi. La soluzione ideale, quindi, deve mettere a disposizione procedure ottimizzate e best practice, consentendo di adattarle di volta in volta alle specifiche necessità del singolo progetto. La possibilità di poter sfruttare un modello operativo a cui adeguarsi, seguendo una sorta di piano già tracciato e validato, consente di lavorare speditamente e in maniera decisa, senza dover perdere tempo e risorse nella continua ridefinizione delle migliori strategie da adottare in ogni caso specifico. In questo senso, ragionare in termini di Project Portfolio – ovvero categorizzando i vari progetti secondo obiettivi o tematiche affini – riduce le complessità del grande meccanismo generale, semplificando il lavoro, riducendo gli errori e aumentando la produttività. Ed ecco che gestire progetti diventa (quasi) un gioco da ragazzi!
L’importanza della formazione per governare il cambiamento in maniera più proattiva
Per ottenere i vantaggi fin qui descritti, tecnologia e processi sono evidentemente fondamentali, ma non bastano. C’è un terzo elemento imprescindibile che non può essere trascurato: per gestire progetti di successo grazie a processi efficienti abilitati da strumenti evoluti, servono le giuste competenze. Implementare il migliore software per una governance e una standardizzazione ottimali, infatti, non serve praticamente a nulla se non si verifica un allineamento delle competenze al nuovo contesto. Il perché è evidente: strumenti e strategie possono fare la differenza solo se adeguatamente sfruttati. Il primo passo da compiere in questa direzione è effettuare una panoramica di tutte le competenze presenti all’interno dei gruppi di lavoro, identificando debolezze e punti di forza. A partire da questa analisi, si potranno dunque predisporre percorsi di aggiornamento o di formazione per colmare le lacune e potenziare le capacità. La mossa migliore è farsi affiancare da un consulente esperto, in grado di seguire ogni aspetto dell’implementazione di un sistema di Project Portfolio Management secondo un approccio che punti a gestire i progetti con successo valorizzando in egual misura i tre grandi protagonisti di questa evoluzione: strumenti, processi e persone.
