La diffusione delle modalità di lavoro smart ha comportato l’urgenza di strutturare i processi per aumentare efficienza e efficacia. Ecco perché oggi la sfida competitiva per le aziende si gioca principalmente sulla razionalizzazione delle attività. Ottimizzare i processi aziendali per raggiungere gli obiettivi prefissati nel modo più efficace possibile, sfruttando al meglio le risorse per incrementare i profitti e minimizzare gli sprechi, è infatti una delle leve su cui agire per mantenere e rafforzare la posizione sul mercato.
Che cos’è il Process Mining che ruolo ha nell’ottimizzare i processi aziendali
Il Process Mining consente di individuare le anomalie che provocano uno scostamento del processo dal suo funzionamento ideale, ad esempio identificando colli di bottiglia e sprechi di risorse. L’obiettivo di questa attività, che filtra e scopre i pattern ricorrenti, è avere una rappresentazione oggettiva del funzionamento di un processo per poi migliorare il sistema nel suo complesso. Il risultato perseguito è rendere più efficienti le attività, implementando azioni di innovazione.
Il Process Mining è dunque l’analisi dei processi di business che si basa sui log degli eventi. Nello specifico, grazie alla tecnologia algoritmica di data mining applicata ai log generati dagli applicativi di business, vengono estratte le informazioni necessarie per identificare i modelli dei processi e delle attività di un’organizzazione.
La tecnologia di Horsa per il Process Mining
Sono diverse le ragioni per le quali Horsa ha puntato sulla tecnologia MyInvenio Process Mining per i propri clienti.
Prima di tutto, si tratta di una tecnologia italiana, un vantaggio strategico nei confronti degli altri vendor sul mercato, che sono basati per lo più all’estero. L’azienda ha sede a Reggio Emilia, garantendo perciò una comunicazione facile e immediata nel caso ci sia la necessità di creare feature personalizzate, oltre che alla possibilità di entrare in contatto diretto con i laboratori di sviluppo. La nazionalità dell’azienda assicura inoltre una conoscenza approfondita delle esigenze del mercato autoctono.
Da un punto di vista tecnico, il valore di MyInvenio si esprime nella capacità di agire su una vasta tipologia di dati, inclusi quelli non strutturati, per una visione davvero completa del processo. In particolare, tra le funzioni più importanti di MyInvenio, vi è il task mining, ossia il monitoraggio, la rilevazione e l’analisi dei dati di interazione degli utenti su un desktop. La tecnologia MyInvenio, quindi, non si limita alla descrizione di un processo ottenuta dai dati di business e dall’osservazione dei singoli passaggi, ma può esaminare anche quanto eseguito da ciascun operatore sulla sua macchina e che, altrimenti, non verrebbe registrato in altro modo.
Non da ultimo, MyInvenio offre un importante servizio di simulation. È possibile infatti eseguire analisi what-if partendo dal modello as-is del processo, e configurare così la simulazione to-be. L’esecuzione di una simulazione MyInvenio richiede pochissimo tempo: è sufficiente aggiornare le informazioni derivate automaticamente dal processo as-is per testare le modifiche desiderate. Una volta configurata la simulazione, MyInvenio funziona come una “macchina del tempo”, che genera nuove istanze del processo to-be dai dati storici dello stesso, consentendo l’individuazione e l’analisi del suo comportamento e fornendo stime dei ROI affidabili.
L’approccio di Horsa all’ottimizzazione dei processi
Ma come si implementa un progetto di Process Mining con al fianco l’expertise di Horsa?
L’approccio di Horsa parte dalla cultura aziendale. È importante infatti trasmettere i vantaggi concreti del Process Mining all’interno dell’organizzazione, così da facilitare le fasi seguenti. Parliamo in questo caso di recuperare le risorse e ridurre la durata media dei processi, con un miglioramento considerevole della durata e dei costi totali di gestione. Ecco perché il primo passo è spesso una Proof of Concept in ambiente ristretto.
Superato lo “step 0”, il passaggio successivo prevede la scelta del processo più rilevante a cui applicare la tecnologia. Un esempio piò essere la valutazione del processo order to cash, ossia la gestione del ciclo dell’ordine. Molto rilevante è anche l’analisi del “maverick work”, ovvero il lavoro non preventivato nei processi standard e che quindi provoca importanti perdite, oppure i processi più delicati per il rispetto della compliance.
Grazie al Process Mining diventa possibile ricostruire tutte le interazioni che si sono svolte nel corso del processo analizzato attraverso i diversi applicativi software utilizzati per il lavoro. Se prima dell’introduzione della tecnologia digitale si analizzavano le attività mediante interviste agli addetti, in un contesto informatizzato è il software a occuparsi per esempio di capire qual è stato il percorso di una fattura, di individuare quanti hanno lavorato a un certo ordine e così via.
Horsa accompagna le aziende nel preparare i dati e le aiuta a interpretare gli output del programma per capire in quale direzione agire. A una completa e particolareggiata fotografia dell’as-is (alla mappatura dei processi reali) segue un lavoro di simulazione (analisi what-if), per comprendere come il processo possa migliorare apportando determinati cambiamenti, anche grazie agli strumenti di business automation.
Il Process Mining oggi permette in conclusione un’analisi specifica e precisa dei processi che parte dai dati grezzi per potenziare l’intero ecosistema aziendale.
