Quello della Collaboration è uno di quei concetti generali che vengono fagocitati dall’informatica e diventano un cappello sotto il quale annegano (oltre ai poveri utenti) molti piani e idee che in partenza sarebbero coerenti e strategici. Microsoft Teams, tuttavia, offre una funzionale via d’uscita. Vediamo come, partendo dal principio.
La collaborazione è il processo nel quale due o più persone lavorano assieme per raggiungere un obiettivo. Si potrebbe parlare di collaborazione anche pensando ai segnali di fumo usati dagli indiani; con l’avvento dell’informatica, i modi sono fortunatamente diventati più efficienti. E parlando di tecnologia, si può dire che la collaborazione sia un processo culturale che la coinvolge in prima battuta. Questo significa che non è lo strumento a fare la cultura, ma la cultura a fare lo strumento. Tradotto nella pratica, se non si lavora sulla capacità di lavorare in gruppo, della squadra e delle singole persone, anche gli strumenti più performanti e costosi non risulteranno comunque efficienti. E anche se lo strumento non fa la cultura, di sicuro aiuta a indirizzare più facilmente il processo di cambiamento.
Un processo di collaboration, su qualunque strumento e quindi anche su Microsoft Teams, dal punto di vista tecnico è caratterizzato da 3 pilastri fondanti:
- comunicazione
- gestione dei contenuti
- workflow
In questo senso, se confrontiamo come si lavorava non più tardi di qualche anno fa, possiamo affermare tranquillamente che gli strumenti siano diventati più efficienti. In questo articolo abbiamo parlato di aspetti pratici della collaborazione, anche da remoto, e degli strumenti con cui diventare una “azienda collaborativa”.
Microsoft, tutto a portata di collaboration
Prendiamo per esempio Microsoft 365, con Exchange, Sharepoint, Teams e non ultimi tutti i tool per la gestione della sicurezza del posto di lavoro anche in mobilità.
Lo stack (cioè l’insieme dei colori della nostra tavolozza dei colori) è assolutamente efficiente, efficace, sicuro e stabile.
La comunicazione, per esempio, si basa su un approccio multicanale che parte dalla mail, dalla videoconferenza con Microsoft Teams e dalla telefonia mobile o fissa in una unica soluzione. Ricordiamo ancora il costo e la difficoltà dei sistemi di videoconferenza tradizionali. Ora tutto è così semplice e immediato.
La gestione dei contenuti con Microsoft Teams e Sharepoint permette di lavorare in locale ed in cloud senza soluzione di continuità. Cosa impensabile fino a pochi anni fa con questa fluidità. Onedrive permette di lavorare in locale su un file, automaticamente sincronizzato nel cloud, automaticamente tradotto in un processo Power Automate che lo rende disponibile a tutto il mio gruppo di lavoro.
Nel corso del tempo la collaboration è migliorata. Per esempio, attualmente è possibile condividere contenuti esternamente alla propria organizzazione con pochi click. E ancora, si può notare un sensibile miglioramento nell’utilizzo degli allegati delle mail con spazi condivisi su Microsoft Teams, con sottoscrizioni dei contenuti.
Dalla collaboration alla security
Un aspetto fondamentale della collaboration è la centralità della sicurezza – vale in realtà per ogni processo informatico.
La sicurezza è al centro della piattaforma Microsoft 365, tanto che potremmo definirla “sicura e mobile” senza timore di essere smentiti. A partire da aspetti banali come la facile attivazione della autenticazione a più fattori (integrata con Windows Authenticator Usenza più codici da riportare da mobile a fisso), al click sul cellulare per proteggere i nostri dati, fino alla protezione dei dati con security integrata nel documento (Azure information protection) e alle tecniche di classificazione dei contenuti coerenti con il GDPR.
In conclusione
Microsoft Teams, come altri strumenti per la collaborazione, apre le porte al miglioramento di una serie di attività e alla loro gestione funzionale anche da remoto. Il limite, ancora una volta, risiede nel cambiamento culturale che occorre perseguire per far sì che gli investimenti tecnologici non risultino vani. Formazione e comunicazione sono quindi le due parole chiave da tenere in considerazione, se si vuole ottenere maggior collaborazione in azienda.
