Sfatiamo un mito: gestione documentale non vuol dire soltanto mettere ordine fra i documenti. Di fronte alle parole “gestione documentale”, in genere si pensa ai fogli accatastati sulla scrivania oppure ai file accumulati nella cartella di download che – prima o poi – occorrerà mettere in ordine. Oggettivamente l’ordine è importante, ma esso dovrebbe essere la conseguenza, e non l’obiettivo, del nostro agire.
Ma cominciamo dall’inizio.
In cosa consiste la gestione documentale
Quanto spesso abbiamo cercato un contratto nella casella di posta? O usato la messaggistica istantanea per approvare un pagamento? E quante telefonate abbiamo fatto ai colleghi per avere informazioni su un cliente o un progetto? A ben vedere quello che stavamo trattando erano informazioni, contenute in una casella di posta, in un software o in un documento sul pc (o – peggio- nella mente) di un collega.
Ogni giorno, per ogni scelta, per ogni decisione, abbiamo bisogno di informazioni, di dati. A tal proposito è interessante riprendere la definizione che il CAD[1] (non applica a questo specifico lavoro, ma è comunque un riferimento normativo di rilievo) dà di documento digitale: una “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. Parafrasando, potremmo dunque dire che gestire un documento digitale vuol dire gestire qualunque “contenitore” di atti, dati o fatti per noi rilevanti: una mail, un pdf, un .xml, un .docx, un messaggio sul telefono. E cosa sono questi dati e queste informazioni se non la traccia del lavoro svolto?
Un contratto è la rappresentazione di un accordo vincolante stretto con uno stakeholder, una fattura è un impegno contabile conseguenza di un prodotto o servizio dato o ricevuto, e così via. Il documento, quale contenitore di informazioni, esiste e ha senso solo all’interno di una attività professionale strutturata, realizzata in un contesto normato che risponde a prassi consolidate, determinate e ordinate.
“Ordinate”, quindi si torna all’inizio. Qualunque attività segue un processo, una procedura.
Gestire le informazioni significa dunque ripensare alle procedure tenendo conto delle tracce documentali che lasciano. In questo modo il trattamento dei documenti sarà perfettamente integrato nel resto delle attività svolte, e la gestione documentale molto più semplice. Pensiamo ad esempio alle prassi commerciali: il contratto è la traccia dell’accordo con i clienti, e quindi della negoziazione portata avanti. Non sarebbe tutto più semplice se il potenziale cliente avesse accesso alle bozze dell’accordo? Se potesse commentarle in diretta evitando le catene di email con la versione 1, 2, 3 e 4 del contratto? E non sarebbe tutto più facile se si potesse firmare con un semplice OTP? E se quel contratto fosse automaticamente inviato ai colleghi interessati e altrettanto automaticamente archiviato senza lavoro manuale?
Abbiamo dunque sfatato il mito: la gestione documentale non è mettere ordine, ma rivedere i processi di cui sono la conseguenza.
Ma nella pratica cosa significa? Occorre concentrare l’attenzione su due temi fondamentali:
- come semplificare l’accesso e la condivisione della documentazione
- come gestire le operazioni sui documenti che coinvolgono più persone
Accesso e condivisione per la gestione documentale
Tutti i software che utilizziamo contengono informazioni, producono documenti a cui abbiamo semplice accesso. La difficoltà maggiore risiede nella possibilità di avere una visione di insieme fra dati e documenti prodotti con applicativi diversi. È inoltre necessario strutturare la condivisione in modo che sia, oltre che affidabile e rispettosa della normativa, semplice e tracciabile.
DocLife Enterprise
DocLife Enterprise è una suite di prodotti per la gestione documentale. Il documentale di DocLife, oltre ad integrarsi con il CRM, l’ERP e la tua casella di posta, permette di organizzare automaticamente i documenti, accedere ad essi con pochi click senza dover navigare tra le cartelle, controllare permessi ed accessi. Si può inoltre a un portale esterno per la condivisione con gli stakeholder esterni all’azienda.
Procedure e workflow
Sappiamo che le buone prassi di collaborazione fra colleghi sono la base per il funzionamento di un’azienda. Quante e-mail restano senza risposta? Siamo sempre sicuri di avere sullo schermo l’ultima versione di un documento? Quanti contratti si stampano solo per riuscire a firmarli? Ognuna di queste domande apre scenari di micro inefficienze che minano alla base il funzionamento delle aziende.
In-Workflow è un prodotto studiato per tutte le procedure documentali interne. La soluzione per archiviare da PC inserendo solo poche di informazioni utili a identificare il documento, a firmare da remoto anche decine di documenti contemporaneamente, ad approvare un pagamento, ad ottenere l’ok di numerosi soggetti su un qualunque contenuto, e così via. In-Workflow è personalizzabile, estremamente flessibile e integrato con il documentale.
[1] CAD: codice amministrazione digitale
Per approfondire DocLife e In-Workflow, è possibile visitare la pagina dedicata.
