In alcuni articoli precedenti, abbiamo affrontato i temi della remotizzazione del lavoro – lo smartworking – e del mantenimento di alti standard di collaborazione attraverso piattaforme che la abilitano anche da remoto – una su tutte Microsoft Teams. Vale la pena ora fare un esempio pratico: se non si è in ufficio, a rendere più accessibile la firma dei documenti arriva la firma digitale. Superata? Inutile? Vediamo perché no.
Con il diffondersi della rivoluzione digitale, sorge spontanea una domanda: ai fini della validità di un documento e delle procedure di approvazione, è ancora da considerarsi obbligatoria una firma autografa?
La risposta è no, la firma “fisica” non è più obbligatoria. E questo perché la stessa ha subito una trasformazione: si è smaterializzata diventando appunto, firma digitale.
La valenza legale
La firma digitale, o elettronica, ha valenza legale equiparata a una firma autografa apportata a penna su un documento cartaceo. Il valore legale della firma digitale è una delle sue peculiarità. Automaticamente anche i documenti informatici sottoscritti con questo strumento acquisiscono il pieno valore legale e, di conseguenza, la non ripudiabilità da parte dei sottoscrittori.
La firma digitale conferisce valore legale sul documento su cui è apposta come fosse redatto in presenza di un notaio, grazie al sistema crittografico a doppia chiave di cui si avvale e rappresenta a tutti gli effetti la firma del titolare. Nel nostro ordinamento, un documento firmato con firma digitale ha piena efficacia giuridica laddove vengano rispettate queste tre condizioni:
- la firma digitale sia apposta utilizzando un certificato di firma rilasciato da un ente accreditato in grado di identificarne in modo certo il proprietario;
- la firma digitale sia apposta utilizzando un certificato di firma in corso di validità;
- il documento non sia modificato successivamente all’apposizione della firma.
Firma digitale: quali strumenti?
Esistono vari strumenti per la gestione “full digital” della firma in azienda. Firma Spot 2.0 è la soluzione ideata da Horsa, che consente di apporre la firma digitale tramite tablet o tavoletta grafometrica su documenti in formato elettronico, semplificando tutto l’iter amministrativo dalla ricezione all’archiviazione. Integrata alla soluzione di gestione documentale e di processi DocLife, Firma Spot 2.0 si basa su un’interfaccia estremamente intuitiva e garantisce un funzionamento altrettanto semplice: basta che l’operatore acceda alla pratica che intende lavorare e l’applicazione gli indicherà quali sono i documenti da far firmare all’utente, in base allo stato di lavorazione. Quando la pratica è firmata, viene inviata al repository e archiviata, il tutto in modalità completamente digitale.
Poter far firmare la documentazione senza essere fisicamente presenti in ufficio, rappresenta un chiaro vantaggio quando si opera in smartworking. In quest’ottica, le soluzioni di Horsa (Firma Spot 2.0 e DocLife) garantiscono la totale digitalizzazione del processo, e gli utenti possono firmare da qualsiasi luogo si trovino, con qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento. I vantaggi sono molteplici: una maggiore efficienza, un accesso rapido a informazioni e documenti, una riduzione dei costi, una migliore collaborazione tra membri del team, la disponibilità di utilizzo 24/7 su qualsiasi dispositivo anche mobile, e soprattutto una maggior salvaguardia dell’ambiente che merita la medaglia eco friendly.
