Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR, Optical Character Recognition) è il processo che converte il contenuto dei documenti di testo in stringhe di caratteri registrati in supporti di memoria informatici.
Partendo dai documenti cartacei, di ogni pagina occorre avere l’immagine, che viene ottenuta tipicamente tramite scanner. Il contenuto dell’immagine, poi, viene elaborato dal programma di riconoscimento vero e proprio per individuare i tratti relativi a lettere, spazi, numeri e segni di interpunzione che compongono singoli termini o intere frasi in una certa lingua, da memorizzare in archivi informatici per una efficace gestione documentale.
Facendo riferimento al mercato dei sistemi di gestione documentale, in una ricerca di Reportlinker.com ne viene indicata una crescita annuale del 13,04% dal 2020 al 2025, anche grazie al riconoscimento ottico dei caratteri. Il suo impiego, infatti, migliora notevolmente l’accessibilità ai documenti, abbattendo drasticamente i tempi di acquisizione del testo rispetto a svolgere le stesse attività in modo manuale.
Come può essere impiegato vantaggiosamente il riconoscimento ottico dei caratteri
Grazie ad algoritmi di Machine Learning, il riconoscimento diventa sempre più accurato nel tempo, in presenza di diversi stili di scrittura, tipi di carattere e qualità dell’originale.
In Business Automation, integrando il riconoscimento ottico dei caratteri con i sistemi di Intelligent Document Processing (IDP), i singoli dati (nomi, luoghi, date, importi) presenti nei documenti possono essere “letti” e registrati direttamente nei sistemi gestionali. Una volta che sono nei database, possono essere elaborati con qualsiasi programma, per modificarli, stamparli, trasmetterli a distanza. Soprattutto vengono incrementati automaticamente archivi nei quali lanciare ricerche per recuperare le informazioni necessarie all’avanzamento dei processi aziendali.
I testi acquisiti con il riconoscimento ottico dei caratteri, poi, possono essere classificati via software per trasferire automaticamente ogni documento al reparto di competenza. Si riducono, così, sia i tempi di lavorazione, sia i rischi di errori umani.
Dopo averli convertiti in archivi informatici, i testi possono essere elaborati nei processi gestionali, tradotti automaticamente o riprodotti tramite software di sintesi vocale per accedere al contenuto di documenti senza doverli leggere. Sfruttando strumenti dell’Intelligenza Artificiale, possono costituire la fonte di risposte automatiche a richieste di clienti.
Quali elementi migliorano l’accessibilità ai documenti con l’OCR
Il primo elemento che facilita l’acquisizione automatica dei testi è la qualità dell’originale. Quando il documento cartaceo da acquisire non è stropicciato, parzialmente strappato o macchiato, la nitidezza del contenuto favorisce un riconoscimento più affidabile.
Un altro elemento che migliora la conversione da testo scritto a testo informatico è avere documenti strutturati in modo standard come sono, per esempio, i moduli di richieste di finanziamento a una banca. “Conoscendo” il modello di riferimento, nella scansione dell’immagine il software di riconoscimento riesce a estrarre dati con maggiore accuratezza, grazie all’individuazione dei campi in posizioni ben definite della pagina.
Esistono anche tecnologie in grado di riconoscere testi scritti a penna (HTR: Handwritten Text Recognition), ma comportano un maggior numero di errori nella fase di riconoscimento. Quando il documento contiene testo stampato invece di essere scritto a mano, il risultato dell’acquisizione automatica è sicuramente migliore.
Ecco alcuni settori che possono beneficiare del riconoscimento ottico dei caratteri
L’acquisizione automatica del contenuto dei documenti mediante il riconoscimento ottico dei caratteri è vantaggioso dovunque vengono lavorate notevoli quantità di documenti di testo.
Le imprese di assicurazione, per esempio, operano quotidianamente su documenti del tipo proposte e contratti di assicurazione, certificati medici, fascicoli di sinistro e altri moduli per la gestione delle polizze.
Negli uffici del settore sanitario transitano ricette, prescrizioni, fatture, referti. Acquisirne i dati automaticamente permette di registrarli più velocemente, garantendo la tracciabilità di ogni fase della storia clinica dei pazienti.
Le aziende produttive gestiscono ordini ricevuti dalle forze vendite, etichette sui pacchi con i dati dei destinatari, documenti di trasporto con i riferimenti dei prodotti da consegnare, fatture con dati da trasferire nei sistemi contabili.
Grazie al riconoscimento ottico dei caratteri, in tutti i settori l’estrazione dei dati dai testi cartacei legati ai processi aziendali e la loro memorizzazione automatica migliora sempre e notevolmente l’accessibilità ai documenti, facendo risparmiare considerevoli quantità di tempo e liberando risorse da destinare ad attività a maggior valore aggiunto.
