Il concetto di riprogettazione dei processi aziendali (in inglese, business process reengineering o reengineering business process) deriva dall’economia aziendale e fa riferimento a una revisione profonda delle procedure operative e dei metodi di lavoro di una organizzazione al fine di essere più efficiente e, quindi, di ottenere maggior valore di business.
Premesso che qualsiasi processo aziendale si basa su documenti (siano essi fatture, ordini e pagamenti nei contesti amministrativi o curriculum, informazioni sanitarie e contratti negli uffici risorse umane, oppure ancora disegni e immagini nei reparti di produzione, per fare solo qualche esempio): applicare il business process reenginering alla gestione documentale è un prerequisito importante per avviare la digitalizzazione di tutti i processi. Ed è per questo che le aziende sono particolarmente interessate a questo tema.
Business process reengineering: cos’è e a cosa serve
Ripensare e riprogettare alcuni o tutti i processi per migliorare in maniera significativa le performance aziendali: ecco cosa significa fare reengineering dei business process. Se ne parla dai primi anni Novanta ed è una pratica che implica azioni organizzative e strutturali, che vanno alla radice di ciascuna mansione interconnessa con le altre che generano il workflow operativo.
Le aziende in qualunque momento della propria vita possono dover rivedere la compagine operativa, far fronte a sfide competitive, modernizzarsi, organizzarsi per essere conformi a nuove leggi e regolamentazioni che riguardano il proprio mercato. Di fronte a situazioni di questo tipo serve un intervento a 360 gradi che consenta di soddisfare tali necessità.
Come fare business process reengineering
Fare business process reengineering prevede, in primo luogo, la mappatura e l’analisi del processo e dei task a supporto per fotografare la situazione precedente a qualsiasi azione. Nello specifico, si possono valutare parametri di qualità e quantità dei risultati e come i punti di contatto tra funzioni siano allineati per favorire uno scorrimento lineare delle attività.
Gli strumenti utilizzabili sono quelli relativi al change management, quindi ridefinizione di ruoli, responsabilità e sistemi di incentivazione, così come l’introduzione di nuovi strumenti. Tra questi ultimi, naturalmente i software appositamente sviluppati per fare reeingineering dei business process. Si tratta di tool che aiutano i decisori ad avere sotto mano (e poi analizzare) l’insieme di informazioni necessarie per valutare le azioni da intraprendere. Sono software scritti per supportare la creazione di modelli di lavoro nuovi che corrispondano agli obiettivi che ci si è prefissati. Per incrementare performance e risultati è, infatti, utile poter contare su dati certi, costantemente aggiornati e facilmente reperibili in ogni momento se ne abbia bisogno.
Tali mezzi possono poi essere integrati nell’ecosistema applicativo agevolando l’opportunità per le organizzazioni di tener monitorato l’effetto di quanto implementato ed eventualmente aggiustare il tiro.
Il significato del business process reingeneering nella gestione documentale
Poter avvalersi di soluzioni tecnologiche e competenze specifiche in ambito di business process reingineering ha un significato ben specifico in azienda. Prima di tutto vuole dire avere la preziosa opportunità di facilitare la raccolta, classificazione, catalogazione e archiviazione dei contenuti digitali (da documenti ai messaggi di posta elettronica sino a immagini e video), così come il processo di fatturazione e ordini elettronici.
In pratica, sfruttare sistemi di business process reingeneering per la gestione documentale consiste nel mettere ordine nei documenti in modo veloce e sicuro, renderli più facilmente condivisibili affinché siano ridotti i tempi impiegati per svolgere i vari compiti. Non solo, rendere più accessibile il patrimonio conoscitivo aziendale aumenta le possibilità di collaborazione, si pensi per esempio allo smart working ma anche, ad esempio, a progetti che implicano il contributo di attori dislocati in sedi diverse.
Insomma, progettare un flusso documentale razionalizzato, e possibilmente grazie alle nuove tecnologie dematerializzato e automatizzato, significa costruire un’architettura informativa che promuova la creazione di processi più facilmente standardizzabili.
Applicare soluzioni di business process reengineering alla gestione documentale interessa le organizzazioni proprio perché crea un ambiente in azienda che garantisce maggiore trasparenza e permette di toccare con mano l’efficacia della digitalizzazione.
Business process reengineering, uno sguardo al futuro
Per arricchire il proprio patrimonio informativo, le aziende hanno la possibilità di raccogliere dati anche da macchinari, sensori ambientali e così via. Ciò significa che ai dati estrapolati da documenti, messaggi di posta elettronica, database acquisiti da terzi e così via si andranno sempre più a sommare anche quelli derivanti dalle comunicazioni M2M (machine to machine), dall’attività di robot e così via.
A questo punto l’integrazione tra mondo fisico e gestione documentale elettronica diventa una realtà. Incrociare, per esempio, quanto rilevato dai sensori con i disegni tecnici dell’impianto permette di capire cosa sta accadendo in produzione, se ci sono anomalie oppure dove è necessario intervenire con manutenzione e così via.
Analisi e correlazioni saranno tanto più precise quanto più gli applicativi gestionali potranno contare su tecnologie di process mining, Intelligence Process Automation e, più in generale, intelligenza artificiale che renderanno le analisi sempre più approfondite.
