La scelta di avviare un processo di digitalizzazione nella propria azienda coinvolge numerosi soggetti: dipendenti, clienti e fornitori. È necessaria una progettualità che tenga conto sì della tecnologia da adottare, ma soprattutto dell’impatto che questa avrà sui vari stakeholder coinvolti. Puntare alla semplicità è la migliore scelta fra le opzioni possibili.
Spesso, nei processi di evoluzione delle aziende verso la digitalizzazione, si evidenzia un elemento che erroneamente viene considerato secondario: quello delle tracce documentali che “restano” a seguito dell’implementazione di nuovi processi produttivi o commerciali. Troppe informazioni rilevanti (una fattura, un contratto, le specifiche di prodotto inviate a un fornitore, le rilevazioni degli strumenti o software utilizzati, ecc. ecc) non vengono trattate e si accumulano nelle caselle di posta, sui server e nei pc, esattamente come una volta, quando erano cartacee, si accumulavano sulle scrivanie. Diventano quindi irrintracciabili e inutilizzabili.
Non valorizzare questo aspetto crea inefficienze e a volte difficoltà anche legali. Per questo motivo Horsa ha integrato nella propria offerta una soluzione modulare di gestione documentale: DocLife.
DocLife per la digitalizzazione dei documenti aziendali
DocLife è come una scrivania virtuale in grado da un lato di “tenere in ordine” in maniera automatica tutti i documenti prodotti con altri applicativi e dall’altro di gestire quelle procedure che sono puramente documentali ma che hanno un forte impatto nel lavoro quotidiano.
Le procedure sono configurabili secondo le esigenze specifiche, ma pensando alla semplificazione necessaria soprattutto nei primi passi verso la digitalizzazione, DocLife consente di:
- Archiviare automaticamente i documenti
- Firmare elettronicamente anche vari documenti contemporaneamente
- Attivare processi autorizzativi anche con numerosi soggetti coinvolti
- Condividere, attraverso un portale dedicato, i documenti con soggetti esterni all’azienda in piena sicurezza
- Richiedere la conferma di lettura a molti soggetti su uno o più documenti specifici
Il primo passo per procedere verso una completa ed efficace digitalizzazione dei documenti aziendali, quindi, è quantificare in modo adeguato i benefici che deriveranno da una gestione razionalizzata di informazioni e documenti. E occorre certo considerare, in questa analisi, sia le tecnologie sia le competenze specifiche di chi dovrà mettersi in gioco. Questo è un buon punto di partenza, ma non basta. Bisogna prestare attenzione, e fare in modo di inserire nel processo, tutte le informazioni rilevanti che, se non trattate, si accumulano in vari repository e diventano irrintracciabili. Una mappa di queste informazioni è quindi sicuramente fondamentale. E DocLife è la soluzione che si occupa di queste necessità.
