Negli ultimi anni si è molto insistito sulla necessità di “digitalizzare le nostre aziende”. In questo stesso blog abbiamo sfatato uno dei “miti” relativi alla gestione documentale. Ad oggi, si parla molto di digitalizzare: i processi produttivi, quelli burocratici, i documenti, le postazioni di lavoro, e così via. Questa corsa verso la digitalizzazione dei documenti, e non solo, ha inoltre visto un’esponenziale accelerazione nelle prime fasi della pandemia. Tutto a un tratto, è risultato lampante quello che prima era chiaro ma forse sottovalutato: la digitalizzazione rende la consultazione e la collaborazione più veloci ed efficienti. Navigando fra siti e riviste specializzate è possibile trovare solo elogi per questa “evoluzione” dei soggetti economici italiani. È molto più difficile trovare valutazioni di impatto di questo cambiamento, che indaghino cioè costi e benefici di un’operazione come questa. La percezione che la digitalizzazione racchiuda in sé molti vantaggi è infatti patrimonio comune. Diventa molto più complesso valutare, quantificare, descrivere – anche in termini numerici – questi vantaggi.
La situazione nelle aziende italiane
Le aziende italiane sono accumunate da una caratteristica: pur essendo relativamente piccole, sono in grado di proporre al mercato prodotti e soluzioni molto innovative. Esiste una forte specializzazione nell’offerta; non possiamo dunque pensare che esista una proposta tecnologica per la digitalizzazione che possa rispondere in maniera univoca a un contesto così eterogeneo.
L’azienda che pensa di digitalizzare uno o più processi deve tenere conto di due fattori fondamentali:
- il target di riferimento
- i dipendenti e le loro competenze
Target
In qualunque mercato, ma soprattutto in quello B2B è necessario valutare l’impatto delle scelte sul cliente, in particolar modo se la filiera produttiva lavora in stretta sinergia.
Dipendenti
Se le scelte imprenditoriali spesso hanno una forte propensione alla previsione di tutti gli scenari futuri, quelle dei dipendenti tendono ad essere legate alla valutazione dei cambiamenti in base all’impatto reale sul lavoro quotidiano. È necessario allineare questi due diversi approcci al lavoro – anche attraverso la formazione – affinché la digitalizzazione abbia un impatto positivo. L’allineamento consentirà di costruire un programma condiviso di digitalizzazione, graduale e misurabile.
La digitalizzazione documentale
Uno degli aspetti della digitalizzazione su cui molti system integrator hanno focalizzato la propria attenzione negli ultimi anni è quello documentale. Ossia la digitalizzazione di tutti quei processi che sono legati ai documenti o di cui i documenti sono la traccia. In molti contesti la digitalizzazione documentale è la conseguenza non prevista e non tracciata della digitalizzazione dei processi produttivi o commerciali. Da questa mancanza di previsione nascono enormi difficoltà sia gestionali (le informazioni sono sparse e non si sa bene dove) sia legali (relative soprattutto alla conservazione dei documenti di natura fiscale o contrattuale).
Per provare a dare una prima risposta ai molteplici interrogativi sollevati, possiamo affermare che, date le peculiarità del mercato italiano, è opportuno valutare non solo le tecnologie che verranno utilizzate, ma anche le competenze che consentiranno di pianificare adeguatamente il cambiamento verso la digitalizzazione (anche documentale) al fine di rispondere adeguatamente al mercato, ottenere il supporto dei dipendenti e adottare soluzioni conformi alla (complessa) normativa. Solo così la transizione verso una digitalizzazione dei documenti, e non solo, può garantire reale efficientamento dei processi e un ritorno in termini di velocizzazione del lavoro e miglior collaborazione tra i reparti.
