Quanti in azienda lavorano senza toccare l’ERP? Tanti. È giusto o sbagliato che sia così? Né l’uno né l’altro. L’ERP è funzionale alla gestione dei dati e dei processi fortemente strutturati (es. supply chain, magazzino, produzione etc); per tutto il resto è necessario, soprattutto in questo periodo, nel quale dobbiamo fare i conti con le conseguenze della pandemia, un approccio di Business Process Management. Perché? Proviamo a capirlo.
Di cosa si occupa il Business Process Management
Un’azienda è fatta di procedure e processi. A volte, questi processi sono strutturati e documentati, ma a volte nascono da usanze e abitudini non codificate: potremmo definirli come iterazioni tra persone e strumenti volte a raggiungere uno scopo. Questo scopo cambia a seconda del destinatario del processo. Prendiamo un esempio universalmente riconosciuto, cioè una fattura: per il contabile è un oggetto che arriva da un’entità (fornitore) da inserire in uno strumento (ERP) per provvedere al pagamento. Per il capo commessa, invece, la fattura è un oggetto prodotto dal medesimo soggetto (fornitore) che arriva avvallato da uno stato avanzamento lavori o da un consuntivo di lavoro (altri oggetti), che devono essere verificati da appositi tecnici (altri soggetti). Quindi, anche in merito a un oggetto così conosciuto come una fattura, possiamo chiederci: che cos’è? E qual è il suo percorso?
Possiamo definire una fattura, ma anche svariati altri tipi di documenti aziendali, come una “entità di business”, cioè l’insieme di documenti, transazioni, soggetti e procedure atte a concludere un processo aziendale (in questo caso il ciclo passivo). Il Business Process Management si occupa di riconoscere, razionalizzare e codificare questi processi, in modo che diventino davvero funzionali in azienda.
Il contesto attuale
Il covid, e il conseguente smartworking, hanno inizialmente imposto, e poi reso necessaria, la digitalizzazione forzata di tutti gli strumenti, i processi e le procedure aziendali. Ma per rispondere velocemente ad una necessità resasi improvvisamente pressante, molte aziende hanno digitalizzato indiscriminatamente tutte le iterazioni, grazie agli strumenti di collaboration, senza però digitalizzare anche i processi sottostanti. Il risultato è, in alcuni casi, un rallentamento delle procedure, che sono diventate farraginose e poco chiare. Come uscirne? È necessario utilizzare strumenti di automazione di processo, ovvero di Business Process Management: questi strumenti sono in grado di strutturare e rendere visibile tutto il “percorso” dell’iterazione.
Business Process Management e Case Management
A livello base esistono fondamentalmente due tipi di strumenti di automazione: Business Process Management (BPM) e Case Management (CM). Il Case Management si occupa sempre di gestire processi digitali, creando o consolidando processi strutturati e non strutturati a partire da entità di business di base, ma si differenzia dal BPM per la diversa attenzione che viene posta all’interazione delle risorse.
Facendo un parallelo tra un processo aziendale e un viaggio Milano – Parigi il, BPM è un viaggio in treno: si sa da dove si parte, si sa dove si arriva e a determinata condizione (scambio) si va a sinistra o a destra fino a raggiungere la destinazione. Il CM è un viaggio in aereo: si sa esattamente da dove si parte e dove si deve arrivare ma il viaggio, pur rimanendo all’interno di regole di rotta prestabilite, consente una serie di azioni volontarie a seconda delle condizioni che si pongono.
Non si può dire quale dei due approcci sia universalmente il migliore: il Business Process Management è strategico nei processi industriali, mentre il Case Management può risultare una marcia in più in quei processi dove i knowledge worker (quelli che “ne sanno”) devono avere la libertà di decidere quali azioni fare a seconda del caso.
Come implementare il Business Process Management in azienda
Come affrontare il tema? Con semplicità e concretezza. Tutti i processi sono complessi nella loro interezza, ma scomposti risultano sempre più semplici, fino a diventare singoli task. Quindi come affrontare il tema dipende dal punto di partenza. Abbiamo chiaro come costruire la nave? Fino al dettaglio del rubinetto? O quando, come, chi? Se sì, possiamo facilmente, per step, digitalizzare tutto il processo. Altrimenti bisogna procedere per “stati finiti”, per ambiti quindi il più possibili indipendenti, andare ad analizzare per digitalizzare e collegare tra di loro in un ambito generale fino ad arrivare alla nave. Non è ovviamente l’unico approccio; ma questo è quello che nel tempo ha consentito di ottenere un ROI il più veloce possibile minimizzando il change management.
Ma il Business Process Management rappresenta solo il punto di partenza, le fondamenta per così dire. Da esso si sviluppano tecnologie come la robotica applicata ai processi (RPA), l’intelligenza artificiale applicata ai processi (IPA) e così via, che facilitano e potenziano la gestione digitale dei processi. Partire dalle basi è tuttavia fondamentale per assicurarsi che tutti i processi in azienda siano adeguatamente predisposti alla digitalizzazione, e all’accoglienza delle più moderne tecnologie. Anche in tempi di covid.
