Adoption e change management con Microsoft365: le best practice per le aziende

Quanto conta in un’azienda il cambio di mentalità, il passare da un approccio gerarchico, standardizzato a uno collaborativo e all’insegna della condivisione? Gli ultimi due anni vissuti ci hanno insegnato che conta tantissimo e che la vera transformation per un’azienda, passa dal poter dare a tutte le persone  – collaboratori compresi – le stesse possibilità, la stessa capacità di essere presenti e di poter innovare.  

La gestione di questo cambiamento o, se vogliamo dirla all’inglese, change management, è possibile se si forniscono strumenti e processi necessari per riconoscere e comprendere quanto sta avvenendo e adatti a gestire l’impatto umano di una profonda transizione.  


Perché è importante conoscere a fondo gli strumenti che si utilizzano in azienda
 

Peccato che, spesso, ci si focalizzi sullo strumento senza pensare al fatto che prima di adottarlo e di utilizzarlo è necessario un adeguato piano di formazione. In fondo si pensa che basti usarlo per acquisire conoscenze utili e che, man mano che si andrà avanti, si scoprirà ciò che serve davvero. E invece non è sempre così, anzi, il comportamento nei confronti dello strumento è simile alla punta di un iceberg:  le persone utilizzano solo la parte che si vede – quindi quella di più immediata comprensione o magari più “diffusa” – senza conoscere l’immenso mondo che sta sotto l’acqua. Un mondo di potenzialità sommerse. 

In cosa si traduce tutto ciò? Per usare un’altra metafora, è come essere in un paese straniero di cui non si conoscono affatto la lingua, le usanze, i costumi, il cibo. Sì, è vero, tante cose si possono apprendere sul campo, ma senza un vero studio mancheranno delle conoscenze basiche che permettono una vera integrazione. E ci vorrà molto più tempo per arrivare a sentirsi davvero parte di quel contesto. 

Se ritorniamo al mondo della tecnologia, lo stesso possiamo dire che avviene con Microsoft 365, sempre più scelto dalle aziende, ma spesso utilizzato solo in parte.  

La maggior parte delle aziende infatti usa solo il 40% delle potenzialità offerte da Microsoft 365. Questo significa che, non conoscendo il restante 60%, non solo non sfrutta al massimo il software, ma che le decisioni prese in merito al suo utilizzo sono limitate.
Se quindi di un “software come servizio” – cosa che è di fatto Microsoft 365 -  si conoscono poche funzionalità, non si potrà mai capire davvero come possa venire incontro alle esigenze dell’azienda, il che va già a minare lo stesso concetto di servizio. Inoltre, si rischia di perdere molto tempo nel cercare e trovare delle soluzioni che, invece, sarebbero lì a portata di mano, ma di fatto se ne ignora l’esistenza. 


L’importanza della formazione per l’adoption e il change management Microsoft
 

Ecco perché la formazione per Microsoft 365 può fare davvero la differenza. Un ecosistema che ci conosce davvero a fondo, infatti, può integrarsi alla perfezione nei processi aziendali unificando l’uso di tutti gli strumenti. 

Ma non solo: si possono scoprire funzionalità che sono davvero utili all’azienda e che permettono quel cambio di passo di cui parlavamo inizialmente.
Basti pensare a Power Apps, suite di app, servizi e connettori oltre che piattaforma di dati che dà vita a un ambiente di sviluppo rapido. Cosa vuol dire? Che si possono creare delle app personalizzate in base alle esigenze aziendali, senza scrivere neanche una riga di codice.  

Altra funzionalità molto interessante e utile di Microsoft 365 è Power Automate che, come si può intuire, consente di creare dei flussi automatizzati andando a ridurre attività ripetitive e monotone. Il che si traduce in una maggiore efficienza oltre che in risparmio di tempo. Questi appena riportati sono alcuni esempi di funzionalità che possono aumentare la produttività di un’azienda e migliorare il lavoro di ogni persona che ne fa parte.  

Eppure, senza un’adeguata formazione si rischia di usare Microsoft 365 solo all’1% pertanto non nel modo corretto. Una vera adoption richiede quindi un partner con le competenze necessarie per formare le persone dell’azienda.  

Solo in questo modo si può avviare un reale processo di change management che consenta di utilizzare tutto il potenziale offerto dalla soluzione e di dare vita a una vera e propria transformation. Digital, ma non solo. 

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