Il processo di on-boarding in Office365

L’ecosistema di Microsoft 365

Microsoft ci ha abituati nel tempo a dover essere molto flessibili nell’adeguarci ai cambiamenti della “nomenclatura” e dei contenuti dei propri prodotti, e l’ecosistema 365 non fa eccezione.

Oggi – ma domani potrebbe non essere più così – quando parliamo di Office 365 facciamo riferimento a una serie di strumenti e servizi finalizzati a semplificare il nostro modo di lavorare e focalizzati sul concetto di collaborazione.

Gli strumenti tipici di O365 sono quelli a cui siamo abituati da sempre quali il pacchetto Office (composto da Word, Excel, PowerPoint) o la posta elettronica (Outlook), ma anche nuovi strumenti studiati per aiutarci a collaborare quali Teams, OneDrive, SharePoint, Forms.

Con il concetto di ecosistema Microsoft 365 (M365) invece, aggiungiamo, ai prodotti e ai servizi di O365, una visione molto più ampia che include gli elementi che tradizionalmente compongono un’infrastruttura IT quali: server virtuali, strumenti di sicurezza, business intelligence, ERP, CRM, strumenti di sviluppo e di gestione dei flussi e molto altro ancora.

L’avvicinamento all’ecosistema 365, spesso, comporta per l’azienda un vero e proprio cambio di paradigma, è come se da un momento all’altro passassimo dalle carrozze trainate dai cavalli alle automobili!

La resistenza al cambiamento

I mesi successivi al rilascio di una nuova versione del sistema operativo Windows da parte di Microsoft sono tipicamente caratterizzati da manifestazioni di fastidio e disapprovazione da parte degli utenti, questo a prescindere dalle novità, spesso positive, introdotte dalla nuova versione.

L’indisposizione è dovuta a quella che viene normalmente classificata come “resistenza al cambiamento”, l’utente medio abituato a utilizzare uno strumento nella sua operatività quotidiana, si trova improvvisamente a dover gestire uno strumento nuovo con funzioni diverse, e fatica a ritrovare una sorta di coerenza con lo strumento a cui era abituato. È un po’ come ritrovarsi improvvisamente in una stanza buia che non si conosce e cominciare a prendere confidenza con spazi e arredi mai visti prima.

La causa principale della resistenza al cambiamento è la mancanza di consapevolezza.

Dopo un paio di mesi che l’utente utilizza il nuovo sistema operativo, ne conosce pregi e funzionalità, ed è diventato consapevole del nuovo strumento. La stanza buia in cui era stato messo ha cominciato a illuminarsi , e l’utente ha preso coscienza dei vantaggi della nuova sistemazione.

L’ecosistema M365 introduce un nuovo modo di lavorare, basato sulla collaborazione e sulla condivisione, che Microsoft ha denominato “modern desktop”. Questo nuovo concetto tuttavia scardina anni di abitudini e rischia di produrre una fortissima resistenza alla novità se non viene adeguatamente introdotto in azienda.

 

Il concetto di modern desktop

All’inizio degli anni Ottanta del secolo scorso l’informatica si divideva in due parti ben distinte: da una parte avevamo stanze con enormi mainframe, dall’altra schermi a fosfori verdi senza nessuna “intelligenza” che potevano visualizzare solo caratteri che venivano inviati dai mainframe detti sopra.

Nella seconda metà dello stesso decennio sono stati introdotti i “personal computer” con risorse interne, interfaccia grafica a colori e uno strumento all’apparenza ingestibile: il mouse. Riuscire a spostare il puntatore sopra un’icona e fare click sembrava al tempo un’impresa.

Negli ultimi decenni, l’avvento di Internet con la sua recente distribuzione capillare, non solo in termini di presenza ma anche di performance, ha spostato il nostro modo di lavorare verso il cloud, e Microsoft ha reinterpretato il “vecchio” PC con il concetto di “modern desktop”.

Il modern desktop si basa su alcuni principi fondamentali

  • Completa indipendenza dallo strumento fisico: risiede tutto nel cloud e puoi accedervi da qualunque strumento (PC, tablet, Smartphone) con la medesima interfaccia grafica
  • Collaborazione e condivisione: è dimostrato ormai da molto tempo che nella mancanza di questi due elementi risiede la causa principale del fallimento di tanti progetti. La filosofia di base del modern desktop si basa sul principio della squadra “team”, all’interno della quale i componenti sono tenuti a condividere tutte le informazioni a beneficio dell’intero gruppo.
  • Centralizzazione delle informazioni: le informazioni, oltre a essere sempre disponibili, a tutti i componenti del team, da qualsiasi luogo, sono depositate all’interno dello stesso “ambiente” quindi di facile reperimento e, soprattutto, sono di qualsiasi tipo: documenti, disegni, registrazioni, video, pagine web ecc.
  • Sicurezza: essendo le informazioni centralizzate, possono essere più facilmente protette sia dalla perdita accidentale che da attacchi.

Sembra quasi di essere tornati indietro di quarant’anni, ai tempi in cui dal mainframe centralizzato venivano eseguiti gli applicativi…. ed è proprio così, ma adesso si chiama cloud!

L’importanza del processo di on-boarding

A questo punto è tutto molto chiaro, siamo di fronte a una delle svolte importanti nel mondo tecnologia, l’impatto di questo cambiamento sarà molto forte sugli utenti e questo causerà certamente una resistenza, il problema è: come possiamo evitarlo?

Fin dai primi esordi Microsoft su questo punto è stata molto chiara: approcciarsi a un progetto O365 senza un adeguato piano di on-boarding può significare un grosso fallimento.

Ma in cosa consiste esattamente un processo di on-boarding? La filosofia è sempre la stessa: condivisione! Un corretto processo di on-boarding ha lo scopo di coinvolgere l’utente nell’implementazione dello strumento mettendo a disposizione un percorso di formazione e informazione strutturato sulle sue necessità e finalizzato a fargli scoprire, a piccoli passi, l’importanza, i vantaggi e le novità introdotte dai nuovi strumenti in modo che, quando entrerà nella nuova stanza, non solo la troverà illuminata, ma ne conoscerà l’arredamento e la disposizione.

Il processo di on-boarding si basa su diversi step a seconda delle esigenze e delle dimensioni dell’azienda, quelli indispensabili sono:

  • Definizione dei contenuti: come abbiamo visto M365 è un ecosistema vasto e complesso, quindi il primo passo è definire quali sono gli argomenti da trattare durante la fase di on-boarding e quali evitare.
  • Definizione degli utenti di riferimento: è impensabile che al termine del percorso di on-boarding tutti gli utenti abbiano raggiunto un livello di totale consapevolezza sull’utilizzo degli strumenti, è quindi necessario individuare alcune figure in grado di dare supporto successivo agli utenti base.
  • Schedulazione delle attività formazione: Il processo di on-boarding coinvolge tutti gli utenti che saranno impattati dall’introduzione di O365 il che significa che avrà un impatto sull’intera azienda, per questa ragione questo processo non può prescindere dal coinvolgimento dell’HR che dovrà definire i gruppi che dovranno risultare il più possibile omogenei per poter approfondire le specifiche esigenze e come affrontarle con i nuovi strumenti.
  • Schedulazione delle attività di aggiornamento: M365 è un sistema in continuo movimento, per questo è auspicabile schedulare attività di aggiornamento ricorsivo agli utenti.

I vantaggi del processo di on-boarding

Se dovessimo tornare alla metafora della stanza, il vantaggio di approcciarsi al mondo M365 tramite un processo di on-boarding anziché senza, è lo stesso che avremmo nell’entrare in una stanza bene illuminata della quale conosciamo planimetria e arredamento rispetto a entrare nella stessa stanza bendati e senza nessuna cognizione sulle dimensioni e gli arredi.

Un cambio radicale di paradigma nell’utilizzo dei sistemi informatici non può essere assorbito in modo immediato, è necessario che le attività di formazione siano erogate con il giusto ritmo e la corretta cadenza al fine di dare agli utenti il tempo di assimilare i concetti, testarli e verificarli. Ecco quindi che è necessario alternare in modo corretto sessioni di formazione, prove pratiche e verifiche.

Un ulteriore importante vantaggio del processo di on-boarding è il ritorno dell’investimento. Molte delle licenze M/O365 includono decine di prodotti il cui utilizzo e le cui funzionalità resterebbero del tutto nascoste senza un’adeguata formazione. Nella stragrande maggioranza dei casi, quando cominciamo un percorso di formazioni sull’ecosistema M365 l’utente conosce meno del 10% degli strumenti che ha a disposizione con la licenza che è stata assegnata, ma la cosa più interessante è che utilizza altri tool, spesso a pagamento, per sfruttare funzionalità che sono già incluse nella sua licenza M/O365.

Quindi, in sintesi, un corretto processo di on-boarding si traduce in una maggiore soddisfazione degli utenti, minore tempo di adozione, massimo rendimento dell’investimento: perché agire diversamente?

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