Implementare una strategia evoluta di remote (e collaborative) project management oggi rappresenta un requisito essenziale per supportare adeguatamente la produttività in un contesto aziendale sempre più complesso ed eterogeneo. La parola chiave da cui partire per analizzare il nuovo paradigma operativo è la stessa, ma declinata da due diversi punti di vista: ibrido! Ibrido è il nuovo workplace, all’interno del quale le persone devono poter collaborare e lavorare da remoto come in ufficio, senza soluzione di continuità. Ma ibrido è anche il più recente approccio al project management, che unisce diverse metodologie per creare un sistema completamente nuovo che consenta di ottenere il meglio dei diversi modelli utilizzati (i.e. Waterfall, Agile, Lean). A fronte di questo scenario – con in mente l’obiettivo ultimo di ottimizzare i flussi di lavoro – la soluzione è quella di sfruttare le innovative piattaforme di collaborative project management in grado di supportare queste nuove e diverse istanze operative. Scopriamo come e perché.
La collaborazione nell’era digitale migliora con il remote project management
Per capire quanto sia importante puntare su una soluzione evoluta di remote project management occorre riflettere sulle criticità cui devono far fronte oggi i cosiddetti knowledge worker: ritmi di lavoro sempre più veloci e una quantità crescente di informazioni da gestire, sparse in varie applicazioni spesso non integrate tra loro. Per cercare di supportare il lavoro ibrido, infatti, le imprese hanno implementato strumenti di collaborazione diversi con un’ottica più addizionale che in integrata, finendo per aggiungere strati di complessità. Le riunioni faccia a faccia si sono trasformate in una costellazione di conversazioni e-mail, messaggi chat o videochiamate. Si è creato, insomma, un ecosistema caotico all’interno del quale è sempre più difficile ritrovare il bandolo della matassa, razionalizzare i tempi e ottimizzare le varie attività. Implementare un sistema avanzato di remote project management permette di invertire la rotta aumentando visibilità, controllo, efficienza e razionalizzazione dei flussi di lavoro.
Hybrid project management: perché può essere utile e quali sfide comporta
Come già accennato, la necessità di raggiungere standard operativi sempre più elevati, ha agevolato l’affermarsi dell’hybrid project management, modello che permette di sfruttare i vantaggi delle diverse metodologie, potenziandone i risultati. Costruire un progetto utilizzando procedimenti diversi, sebbene integrati, può però risultare particolarmente complicato in considerazione della natura stessa dei differenti approcci, soprattutto in termini di tempistiche. Per superare questa impasse, occorre effettuare una valutazione attenta delle diverse variabili in gioco: il punto è creare un approccio personalizzato, cucito sulle esigenze di ogni progetto specifico. Questo obiettivo può essere centrato solo affidandosi a una piattaforma di remote e collaborative project management evoluta e funzionale.
La soluzione: 5 requisiti per un remote project management al passo con i tempi
Considerando lo scenario fin qui descritto, vediamo quali sono le caratteristiche chiave che una soluzione di remote project management deve avere per supportare un approccio ibrido alla gestione dei progetti, all’interno di un contesto operativo esso stesso ibrido.
#1 Facilità d’uso: una piattaforma efficace di remote project management deve offrire un ambiente di lavoro unico, semplice e intuitivo. Il punto è attivare un ciclo virtuoso di lavorazione di attività, richieste, task, progetti tra tutte le persone sparse nel digital workplace. All’interno di realtà come agenzie di comunicazione e marketing, studi legali o uffici HR, ma anche team IT alle prese con ticket da risolvere, il segreto per efficientare le procedure è spingere al massimo la collaborazione tra colleghi grazie alla condivisione in tempo reale di file, commenti, calendari, report e dashboard (senza mai uscire dall’applicativo).
#2 Personalizzazione: affinché il remote project management garantisca i risultati sperati e allineati alla specifica strategia aziendale, lo strumento di gestione deve garantire ai responsabili del progetto il massimo grado di libertà e personalizzazione di configurazione per ogni attività, mettendo a disposizione una gamma di strumenti il più esaustiva possibile.
#3 Visibilità: tutti i membri del team devono avere massima visibilità sui compiti a loro assegnati: step procedurali, scadenze e qualsiasi informazione utile per completare il lavoro nel miglior modo possibile. I project manager, dal canto loro, devono avere tutto sotto controllo: la piattaforma di remote project management deve mostrare chi sta facendo cosa in modo chiaro, consentire di spostare i task da una persona all’altra per suddividere in maniera dinamica i carichi di lavoro, pianificare le risorse e il budget a disposizione.
#4 Integrazione: a fronte del gran numero di strumenti digitali oggi utilizzati dalle aziende, è necessario che la soluzione di remote project management sia progettata per interagire al meglio con le più diffuse applicazioni di office automation (o, nel caso in cui non sia già presente l’integrazione, che si possano realizzare interfacce ad hoc attraverso le tecnologie più evolute,).
#5 Sicurezza: per garantire la protezione dei dati aziendali, è fondamentale che tutte le informazioni veicolate rimangano è all’interno dello stesso ambiente cloud, costruito secondo i massimi standard di sicurezza e reso accessibile attraverso un sistema di autenticazione affidabile.
