La gestione del rischio applicata ai progetti (project risk management) ha il potenziale di apportare una serie di benefici ai progetti, fra cui l’aumento delle probabilità di successo del progetto, che è fondamentale per l’azienda. Affinché questi benefici si concretizzino è necessario implementare correttamente il processo di PRM conoscendo bene il concetto di rischio, come si presentano nei progetti e il processo in sé.
Cosa sono i rischi?
Ci sono diverse definizioni per i rischi. Una delle più diffuse ed utilizzate ad oggi è quella della ISO 31000:2009 che definisce il rischio come una incertezza che può causare delle deviazioni negative (downside risk), o positive (upside risk) dal risultato desiderato. Il rischio non è quindi sempre una minaccia che potrebbe causare danni, ma può anche essere un’opportunità che porta dei risultati positivi nel caso in cui si presenti.
Un progetto è sempre caratterizzato dall’introduzione di qualcosa di nuovo e unico, ed è quindi soggetto a rischi. Ancora di più se siamo in contesti innovativi e dinamici. Possiamo quindi dire che i rischi sono inerenti ai progetti, non esistono progetti senza rischi! Come mai?!
I progetti e i rischi
Il contesto odierno viene spesso descritto come incerto, volatile, complesso ed ambiguo (VUCA), questo ovviamente aumenta i rischi di un qualsiasi progetto. In più, visto che un progetto è unico e serve per portare innovazione dentro l’azienda, ha sempre qualcosa di nuovo, sconosciuto, cioè, incerto: un rischio “intrinseco” potremmo dire. Cosa si può fare con tutti questi rischi?
Semplicemente gestirli! Cioè analizzarli, cercare di evitarli o contenerli oppure fare in modo che diventino opportunità per l’azienda! Ignorare i rischi è un po’ come giocare d’azzardo sperando che la giocata sia quella giusta. Ma è necessario essere consapevoli che purtroppo è solo una questione di probabilità!
I rischi infatti sono misurabili tramite la combinazione di due variabili: la probabilità di accadimento e l’impatto (severità).
Alcuni rischi rilevati spesso nei progetti sono: requisiti poco chiari, mancato allineamento fra gli stakeholders, comunicazione inadeguata, utilizzo di una nuova tecnologia poco conosciuta, tempi stretti, ecc. Questi rischi possono eventualmente causare delle deviazioni dall’obiettivo del progetto e, in casi più critici, provocare il suo fallimento.
Perché gestire i rischi di progetto?
Certamente nessun project manager vuole che il suo progetto fallisca! Il fallimento di un progetto può causare danni anche a livello aziendale. Tramite un’adeguata gestione dei rischi con l’applicazione del processo di project risk management, una serie di benefici possono essere raggiunti e le probabilità di successo del progetto aumentano considerevolmente.
Il project risk management va implementato in 5 fasi:
- analisi del contesto: momento in cui si pianifica come verrà eseguito il processo di gestione dei rischi
- identificazione dei rischi: in questa fase si elencano tutti i rischi di progetto ed alcune delle sue caratteristiche
- a) analisi qualitativa: misurazione della probabilità e impatto di accadimento dei rischi
- analisi quantitativa: analisi numerica e dei costi dei rischi che va fatta solo in alcuni casi
- trattamento dei rischi: fase in cui vanno scelte le strategie di risposta ai rischi
- monitoraggio & controllo dei rischi: step in cui si verifica l’efficacia dei trattamenti previamente adottati
In alcuni contesti l’analisi dei rischi è talmente importante che si utilizzano anche degli algoritmi particolari (Metodo Monte Carlo) e dei software specifici per tenere in considerazione la variabilità “intrinseca” (cioè non dipendente da rischi esterni) del progetto, sia in termini di tempi sia in termini di risorse/costi.
In altri casi si identifica nel team di gestione progetto anche il Risk Manager che ha il ruolo di seguire tutti i processi sopra nominati.
Il project risk management è quindi un approccio strutturato che facilita la gestione preventiva di potenziali problemi, massimizzando i benefici delle opportunità che si concretizzano e migliorando l’efficacia del progetto. I principali Enti di Project Management dedicano a tale approccio una trattazione e delle certificazioni specifiche (PMI-RMP® – Risk Management Professional, M_o_R® – Management of Risk by Axelos)
L’importanza di tale processo si può sintetizzare con questa frase di Tim Lister e Tom DeMarco: “Risk management is how adults manage projects.” I project manager, gli adulti, hanno il dovere di gestire e considerare i rischi, con un atteggiamento proattivo e coinvolgendo tutto il team di progetto.
La gestione proattiva ed efficace dei rischi aiuta ad identificare e affrontare potenziali problemi prima che si trasformino in problemi.
