Con la definizione Project Portfolio Management, nell’ambito della gestione delle attività aziendali, si intende un sistema organizzato per gestire un insieme di diversi progetti basato su una serie di caratteristiche chiave. Ogni strategia aziendale si fonda su una serie di progetti: riuscire a gestirli tutti al meglio e in modo sincronizzato diventa la condizione essenziale per aumentare l’efficienza e l’efficacia del business. In quest’ottica, nel mondo del Project Management, si è soliti dire che i risultati fondamentali da ottenere sono due: do the right things e do the things right. Vediamo come riuscirci.
Dal Project Management al Project Portfolio Management
Il Project Management è l’insieme di metodi e attività necessarie per ottimizzare la gestione di un progetto. Il Project Management si distingue chiaramente dal Project Portfolio Management: se il primo si concentra sul coordinamento di un singolo progetto, il secondo è un vero e proprio strumento di gestione strategica complessiva, che focalizza l’attenzione non soltanto sui progetti, ma anche sulla selezione degli stessi e su un attenta valutazione delle reali capacità di un’organizzazione di portarli a termine.
A lato del Project Management, il Project Portfolio Management è oggi una necessità: il business è un ecosistema sempre più complesso, inserito in un mercato che richiede performance sempre più alte. Per ottenere maggiori vantaggi dal Project Portfolio Management occorre cambiare il tradizionale approccio culturale dell’organizzazione. Fondamentale è avere una visione ampia e strutturata, che sostenga un portafoglio bilanciato di progetti gestiti con processi definiti, nell’ottica di supportare le finalità cruciali di tutta l’impresa.
Cos’è, in pratica, il Project portfolio management?
I tre livelli fondamentali per l’implementazione del piano strategico aziendale sono progetto, programma e portfolio:
- un progetto è un insieme di attività focalizzate al raggiungimento di uno specifico obiettivo. Può essere sviluppato singolarmente, senza essere messo in correlazione con altri progetti, e senza essere inserito all’interno di un più ampio programma;
- un programma comprende una serie di progetti, tra loro interdipendenti e finalizzati a un obiettivo comune;
- un portfolio raggruppa un insieme di progetti e/o di programmi per agevolare la realizzazione del piano strategico aziendale (o di una parte di esso).
Si ottiene così un modello operativo ben preciso che consente di avere una panoramica chiara e completa di tutte le attività. È evidente: il Project Portfolio Management è un concetto più complesso della semplice gestione di singoli progetti. Il successo di un piano strategico passa quindi attraverso un percorso di definizione dei portfolio di progetti e successivamente dei relativi programmi/progetti che si vogliono realizzare per raggiungere gli obiettivi definiti.
Prendendo in prestito il principio gestaltico, si può anzi pensare al portfolio come più della somma delle sue singole parti: una gestione efficace del portfolio di progetti, infatti, porta a risultati complessivi ben più importanti di quanto si potrebbe ottenere amministrando ogni progetto separatamente.
I 6 vantaggi chiave del Project portfolio management
#1 Aumenta la comunicazione e la collaborazione
Lo sguardo complessivo e la più ampia visibilità che si ottengono con il Project Portfolio Management aumentano la condivisione e la diffusione delle informazioni tra i diversi dipartimenti, promuovono la trasparenza e la collaborazione tra i lavoratori e incoraggiano tutta l’organizzazione a lavorare come un unico team coeso. Il risultato è un netto aumento della produttività.
#2 Migliora i processi
La definizione di best practice e procedure rodate rende i processi più fluidi, permettendo ai project manager di focalizzare le energie sulle attività nuove e sugli interventi a più alto valore.
#3 Garantisce misurabilità
Un progetto che non può essere misurato, non può essere gestito e, quindi, nemmeno ottimizzato. Dando la possibilità di misurare le performance, il Project Portfolio Management offre una maggiore comprensione dei processi e consente di aggiustare il tiro, se necessario.
#4 Prepara e predispone al cambiamento
Introducendo criteri di governance più efficaci, è possibile affrontare nuove iniziative e gestire il cambiamento in maniera proattiva e funzionale alle esigenze del business. Una caratteristica essenziale per mantenere la competitività sul mercato.
#5 Massimizza il valore degli investimenti
Il Project Portfolio Management crea un ecosistema equilibrato che permette di generare, nel complesso, un valore maggiore perché impone di settare gli standard aziendali a livello di portafoglio e non di singolo progetto. Un solo progetto di valore ma ad alto rischio, preso singolarmente, potrebbe infatti risultare inaccettabile per l’organizzazione. Se integrato in un portfolio con altri progetti a rischio minore può, al contrario, diventare affrontabile.
#6 Permette di controllare la capacità produttiva
È possibile basare la pianificazione dei progetti sulla reale capacità di portarli a termine con le risorse a disposizione. La programmazione diventa realistica e utile anche ad evitare troppe attività aperte in contemporanea. L’analisi del workload permette anche di analizzare e bilanciare in modo oggettivo il carico di lavoro all’interno del team.
In conclusione: nell’ottica di implementare un piano strategico aziendale con la massima efficacia e efficienza, è chiaro il ruolo importante che gioca oggi il Project Portfolio Management. Entrano allora in gioco tre componenti essenziali: sono le persone, con una formazione tecnica e trasversale adeguata, i processi e, infine, i tool giusti, ovvero i migliori software sul mercato che possano supportare i processi, o parti specifiche dello stesso, e le persone coinvolte.
