Premesse
Gli obiettivi di un sistema informativo di qualsiasi tipo sono molteplici (i.e. archiviare i dati, metterli in sicurezza etc.). Uno scopo fondamentale per cui in molti casi si implementa un sistema informativo è relativo all’automazione di alcuni processi che da una parte velocizza l’intero progetto, e dall’altra permette alle persone coinvolte di concentrarsi sulle attività a maggior valore o dove la componente “umana” è indispensabile. Il software “tiene per sé” il compito di eseguire alcune azioni, normalmente ripetitive e time-consuming.
Nell’ambito della gestione progetti, ed in particolare per il settore dei Servizi Professionali, vi sono alcuni automatismi che sono particolarmente utili. Questi automatismi consentono al Project Manager o alle altre figure coinvolte nel progetto di concentrarsi sugli aspetti rilevanti, tipicamente legati alle azioni da compiere alla luce della situazione fotografata dai dati rilevati.
Vediamo quindi quali sono le più importanti automazioni dei progetti agevolate da sistemi (=software + processi) di Project Management.
#1 Lavorare con modelli/template per le automazioni dei progetti
La possibilità di lavorare con template di progetto, ovvero con dei modelli precostituiti. Tra le automazioni dei progetti, o meglio, della gestione dei progetti, questa in particolare consente di concentrarsi inizialmente su un progetto astratto prendendo in considerazione tutte le possibili attività/azioni da compiere nello svolgimento di un progetto, senza farsi deviare dall’operatività specifica o dalle urgenze che tipicamente l’avvio di un nuovo progetto comporta. Questo permette di costruire bene il progetto di esempio, sulla base del quale saranno poi creati gli ulteriori progetti, magari consultando i casi reali archiviati nel sistema.
Una volta realizzato il template (di solito se ne realizza uno per ogni tipologia di progetto, in modo da coprire le casistiche più tipiche) le operazioni all’avvio di un nuovo progetto sono enormemente semplificate, a partire dalla creazione del nuovo progetto come “copia” del template.
In questo modo inoltre si ha già una certa sicurezza che tutte le azioni/attività importanti siano già incluse nel progetto, e ci si può concentrare sul caso specifico. Si può adattare il modello per fissare le date, stimare le durate, eliminare alcuni “pezzi” del progetto non rilevanti o aggiungere quelli specifici del caso in questione.
Il template di progetto può contenere anche i modelli dei documenti fondamentali utilizzati durante la vita del progetto.
#2 Le automazioni dei progetti mandano alert su situazioni critiche
I sistemi avanzati di Project Management consentono di avere una visione chiara della situazione dei progetti inseriti a sistema (i.e. ritardo, overrun di risorse o costi etc.). I dati relativi alla situazione effettiva dei progetti si possono utilizzare in due modi:
- Proiettando le informazioni sui periodi futuri per calcolare un possibile andamento del protetto
- Confrontando la situazione effettiva con quella stimata ad inizio progetto (Baseline) in modo da evidenziare tutti gli scostamenti
Tali analisi possono essere fatte in vari modi
- tramite dashboard che evidenzino le situazioni critiche o a rischio
- attraverso report specifici focalizzati su alcuni aspetti rilevanti
- con l’invio di notifiche (da usare con molta cautela, eventualmente valutando la produzione di report periodici con la raccolta di tutti i casi rilevanti evitando di abusare delle notifiche “singole” ad ogni evento che rischiano di generare “spam” o quantomeno una mancanza di attenzione sul lungo termine)
In tutti i casi l’obiettivo è sempre quello di generare un allarme, un’evidenza, di una situazione critica o potenzialmente tale, per dare modo al PM di intervenire al fine di eliminare/contenere il problema.
Vi sono vari modi per realizzare questi tipi di automazioni dei progetti. L’ importante tuttavia è che questi consentono a chi lavora nei progetti di concentrarsi sull’inserimento di pochi dati indispensabili per fotografare la situazione reale del progetto, lasciando al software il compito di proiettare tali informazioni sul periodo residuo di progetto e di informare il PM, o chi per lui, delle criticità.
#3 Produzione di report; informare sullo stato i vari interlocutori
Gli interlocutori in gioco in un progetto (gli stakeholder) sono tipicamente molteplici e variegati, tanto che una parte molto importante delle metodologie di Project Management è dedicata alla loro analisi e gestione.
Alcuni di questi hanno tuttavia dei ruoli fissi nei progetti (sponsor, utente finale, team di progetto, partner, fornitore etc.) ed è possibile immaginare che ciascuno di questi abbia delle esigenze specifiche in termini di visibilità sulla situazione aggiornata del progetto.
Potremmo dire che i dati sono differenti per ogni progetto, ma le tipologie dei dati da presentare sono tipicamente abbastanza simili per ognuno degli interlocutori coinvolti.
Tramite i software di Project Portfolio Management è possibile prevedere una serie di report o viste da inviare ai diversi stakeholder nelle varie fasi di progetto.
In questo modo si consente al Project Manager di concentrarsi sulle attività a maggior valore, tipicamente relative ad analizzare la situazione del progetto, fotografata da tali report, e a definire le azioni successive da mettere in atto.
Per fare un esempio concreto: è possibile fare in modo che venga periodicamente inviata al cliente la situazione aggiornata del tempo investito sul progetto da parte di tutte le persone coinvolte. Si possono aggiungere la situazione cumulativa, il confronto con la pianificazione, la variazione rispetto al periodo precedente, la stima a finire etc.
Tutte queste informazioni possono essere “pensate” nel sistema, sulla base della tipologia di progetto e di interlocutori presenti. All’avvio di un progetto sarà sufficiente associare ai vari ruoli la o le persona/e specifica/he, lasciando al sistema il compito di distribuire le informazioni giuste al momento giusto, alle persone giuste.
…continua la prossima settimana!
