Un software di Project portfolio management (abbreviato spesso in PPM o EPPM – Enterprise Project Portfolio Management) evoluto e semplice da utilizzare, oggi rappresenta l’asso della manica delle aziende che vogliono raggiungere risultati in linea con le aspettative di business. Nel nuovo ambiente operativo sempre più ibrido, complesso e dinamico, infatti, definire in maniera tanto precisa quanto flessibile i progetti di lavoro è un requisito fondamentale per stare al passo con le richieste di mercato. La forza lavoro distribuita, i ritmi sempre più veloci, il proliferare di applicazioni e la crescita esponenziale di informazioni eterogenee da gestire sono tutti elementi che aumentano notevolmente le complessità in qualsiasi ufficio: migliorare la governance e orchestrare tutti questi aspetti in maniera efficiente è ormai necessario e implementare un software di Project portfolio management è la soluzione.
Software di Project portfolio management – Le sfide da affrontare nel nuovo scenario operativo
Lo scenario lavorativo si fa dunque sempre più articolato: servono strumenti come i software di Project portfolio management pensati appositamente per strutturare i processi in maniera più funzionale. Il bisogno di mantenere alta la competitività e puntare verso un’innovazione senza sosta, infatti, impone alle imprese di approcciarsi al cambiamento costante con nuovi standard operativi e di governance, per riorganizzare rapidamente i propri flussi di lavoro. Per centrare questi obiettivi in un contesto particolare come l’hybrid workplace il primo passo è riuscire ad accentrare e integrare in una sola piattaforma di collaborazione tutte le informazioni relative a progetti e attività da svolgere. Ed è proprio in quest’ottica che un software di PPM può giocare un ruolo decisivo. Grazie a questo tipo di strumento, infatti, è possibile mettere a sistema tutta la conoscenza aziendale sulle diverse attività e sui progetti e fare ordine nei flussi di lavoro. Implementare una piattaforma di project management, infatti, significa abilitare uno standard univoco, basato su procedure predefinite ma allo stesso tempo adattabili a ogni specifica tipologia di progetto.
Perché i software di Project portfolio management sono lo strumento chiave per centrare gli obiettivi di business
Vediamo quindi nel dettaglio perché i software PPM si rivelano risolutivi. Il punto fondamentale è la possibilità di ottimizzare la gestione delle attività su tre direttrici principali: il lavoro relativo ai singoli progetti, l’orchestrazione tra i diversi progetti per fare in modo che procedano in maniera organica e, in ultimo, il cosiddetto non-project work, ovvero il lavoro destrutturato (che spesso corrisponde a un’ampia parte delle attività che devono essere svolte).
In pratica, attraverso i software di Project portfolio management, è possibile ingaggiare le persone, assegnare mansioni, commentare attività, chiedere feedback, modificare, inviare e gestire i documenti direttamente dall’applicativo, senza mai uscire dall’ambiente univoco e condiviso. I documenti di lavoro possono anche essere condivisi con persone esterne al team: queste ultime ricevono un link per accedere alla piattaforma e collaborare al suo interno come ospiti. In questo modo si innesca un circolo virtuoso che garantisce, a tutti, una collaborazione senza limiti e, ai responsabili di progetto, una visibilità totale sui flussi e i carichi di lavoro.
Strutturare i processi con un software di Project portfolio management: quali vantaggi si ottengono davvero?
Un software di Project portfolio management evoluto è progettato per dare graficamente risalto alla struttura ai vari processi aziendali: in questo modo, le persone vedono quello che stanno facendo e sono messe nelle condizioni di affinare di volta in volta le procedure. Grazie a queste funzionalità, in ultima analisi, è possibile standardizzare e, in un certo qual modo, automatizzare i processi: in base all’efficacia delle varie metodologie operative utilizzate nel tempo, è possibile, misurando le relative performance in modo oggettivo, individuare quelle migliori da riutilizzare nei progetti simili futuri. La possibilità di avere a disposizione un processo predefinito rappresenta una sorta di roadmap sicura e consolidata da seguire con fiducia senza dover, ogni volta, brancolare nel buio nel tentativo di reinventare o ripensare la miglior strategia per ogni nuova attività. Per questi motivi, il valore di un software di Project portfolio management va al di là della dei risultati che garantisce nella gestione del singolo progetto, bensì rappresenta uno strumento strategico per il business nel suo complesso, perché aiuta a mettere concretamente ordine nelle aree aziendali che lo implementano.
