Lavorare su commessa ha alcune peculiarità rispetto alla produzione in serie. L’output del processo produttivo è un prodotto potenzialmente unico e può avere un alto livello di personalizzazione, sulla base delle esigenze del cliente. Tutto ciò porta con sé un certo livello di imprevedibilità nelle varie fasi della commessa, dalla preventivazione, alla progettazione, alla produzione, test e collaudo e quindi comporta maggiori rischi rispetto ad una produzione in serie.
In questo scenario, spesso è necessario un forte coinvolgimento del cliente che, nell’intero ciclo di vita della commessa stessa, deve essere parte attiva del progetto e contribuire in maniera fondamentale al buon esito dell’iniziativa. Indipendentemente da questi fattori, deve essere comunque salvaguardato il rispetto dei tempi e del budget, gestendo correttamente le eventuali richieste di modifica che si verificano in corso di progetto, in modo tale da garantire non solo la soddisfazione del cliente finale ma anche la profittabilità della commessa stessa.
Questi elementi di unicità ed imprevedibilità portano le aziende che lavorano su commessa a dover affrontare una serie di sfide, di natura diversa rispetto a quelle di chi lavora con una produzione ripetitiva.
1. La vendita
Le prime criticità si riscontrano ancor prima dell’inizio della commessa. Durante la fase commerciale, infatti, la variabilità dei possibili requisiti del cliente e di conseguenza l’unicità del prodotto da realizzare, rendono complessa la preventivazione. Da un lato bisogna quotare con ragionevole accuratezza ciò che si andrà a realizzare per essere competitivi sul mercato, dall’altra bisognerà prevedere una sufficiente contingency per garantire la profittabilità della commessa stessa. In questa fase è fondamentale che l’ufficio commerciale e l’area tecnica lavorino a stretto contatto e che le informazioni siano condivise in maniera efficace e tempestiva, d’altro canto è fondamentale poter far leva su dati storici e su un know how aziendale condiviso.
2. La gestione del progetto
Una volta che l’opportunità si è concretizzata, si avvia il progetto che deve portare alla realizzazione dell’output in base alle specifiche definite in fase di vendita e nel rispetto dei vincoli di tempo, costo e qualità concordati. Diventa critico in questa fase per l’azienda avere una struttura organizzativa che supporti la gestione per progetti, poter contare su figure professionali qualificate (in primis i project manager) e disporre di sistemi specifici di pianificazione, gestione e controllo dei progetti aziendali, tenendo conto di eventuali vincoli di portafoglio. Per garantire il buon esito della commessa, risulta chiave in primis essere in grado di effettuare una pianificazione che tenga in considerazione la reale capacità delle risorse aziendali e secondariamente individuare tempestivamente eventuali criticità e quindi mettere in atto le necessarie contromisure.
3. Il controllo dei costi e della marginalità
Come anticipato precedentemente è fondamentale già a partire dalla fase commerciale tenere in considerazione la marginalità attesa per la commessa. Questo perché, per le aziende che ragionano per commessa, la profittabilità aziendale è fortemente legata alla profittabilità delle singole commesse. Garantire un sufficiente margine per ciascuna commessa parte da una corretta e completa comprensione dello scope di progetto e da una costificazione accurata dell’output da realizzare. Si inserisce in questo ambito anche il tema della gestione del rischio legato alla commessa, che dovrebbe essere uno dei principali fattori che determina anche la contingency da prevedere in fase di quotazione iniziale. Durante il progetto sarà quindi fondamentale tenere sotto controllo queste stime, avendo a disposizione in tempo reale il consumo del budget, sia in termini di utilizzo di risorse interne o esterne (le ore uomo spese sulla commessa) sia in termini di altri costi (materiali, attrezzature, servizi). Anche in questo caso vengono in aiuto del responsabile della commessa opportuni strumenti informatici.
4. La documentazione di commessa
Durante l’intero ciclo di vita della commessa vengono prodotti una serie di documenti, a partire dalla proposta commerciale, passando per la contrattualistica, fino ad arrivare a tutta la documentazione di progetto e tecnica (disegni, schede tecniche, documenti di collaudo, documenti di SAL, etc.). Ciascun documento, tra l’altro, potrà avere una serie di versioni sulla base delle successive revisioni che ne vengono fatte. Alcune delle sfide tipiche e delle domande più comuni rispetto alla gestione documentale, sono relative a quali siano le modalità di gestione più corrette di questi asset, quali i sistemi dove archiviare tali documenti, come garantirne l’univocità e di conseguenza come condividerli e renderli facilmente consultabili da tutti gli attori in gioco.
5. Le BOM
Durante la fase di design, solitamente vengono sviluppate diverse varianti del prodotto finale, in corrispondenza ad esempio di modifiche sui requisiti o del presentarsi di rischi e/o opportunità. E’ molto importate quindi tracciare ed avere il controllo delle diverse versioni della distinta base di progettazione (Engineering Bill Of Materials, EBOM) che vengono redatte, sia in un’ottica di condivisione delle informazioni con i vari dipartimenti (ufficio tecnico, produzione, supply chain, ecc.) sia in un’ottica di ottimizzazione della componentistica e di conseguenza di riduzione dei costi sul prodotto. A partire dalla distinta base di progettazione viene generalmente prodotta una distinta base di produzione (Manufacturing Bill Of Materials, MBOM) che conterrà non solo le materie prima ed i semilavorati necessari per la produzione del prodotto, ma anche le fasi di lavorazione che consentono di arrivare al prodotto finale; sulla base di quest’ultima potrà essere stimato il costo standard del prodotto. Esistono infine distinte base di collaudo e manutenzione (Service Bill of Materials, SBOM) a supporto delle fasi di installazione e post-vendita. In tale scenario, risulta evidente che un’azienda che lavora su commessa non può prescindere da una gestione integrata ed efficace delle distinte base, per rispondere tempestivamente alle esigenze dei propri clienti.
6. La produzione
In una logica di produzione per commessa, la fase di produzione ed assemblaggio è probabilmente una delle più critiche nel determinare la qualità, il time to market ed il costo del prodotto finito. Non bisogna però dimenticare che gran parte delle scelte fatte qui sono in realtà determinate a monte durate la fase di design. Per questo motivo è fondamentale che il dipartimento produzione sia coinvolto nel progetto fin dalla fase iniziale, in modo tale da sviluppare il prodotto sulla base dei vincoli imposti dal sistema produttivo e tenendo in considerazione la qualità che si vuole ottenere e le esigenze di manutenibilità del prodotto stesso (si veda a tal proposito il concetto di “Design for X”). Ciò detto, sarà chiave in questo frangente, al fine di salvaguardare la marginalità attesa per la commessa, un’attenta pianificazione della produzione ed un controllo dei costi costante e strutturato, volto alla riduzione degli sprechi (legati sia all’utilizzo delle risorse che alle materie prime e semilavorati impiegati). In un’ottica di ottimizzazione dei processi produttivi e per una corretta gestione dei dati di fabbrica, sia per aziende che lavorano su commessa sia che per produzioni in serie, esistono sistemi gestionali ad hoc: i MES (Manufacturing Execution System).
7. Il post-vendita
Come è noto, una clientela soddisfatta e fidelizzata porta a diversi vantaggi, tra i quali in primo luogo l’aumento della redditività del singolo cliente che si affiderà ancora alla nostra azienda per acquistare altri prodotti ed indirettamente perché contribuisce a migliorare la reputazione del nostro brand. Uno dei fattori fondamentali per avere una buona customer retention è proprio quello di poter offrire dei servizi post-vendita rapidi ed efficaci e che, per quanto possibile, anticipino le esigenze del cliente e prevengano problematiche sul prodotto durante il suo utilizzo. In quest’ottica è importante non solo poter contare su processi solidi ed una struttura di supporto adeguata, ma anche su una base dati strutturata che consenta di rispondere rapidamente alle richieste del cliente, oltre ad essere in grado di agire in ottica predittiva.
