Le 5+1 automazioni dei progetti nei professional services (seconda parte)

Nel settore dei Professional Services, esistono automazioni dei progetti che possono aiutare a rendere più veloce ed efficiente il lavoro. La scorsa settimana ne abbiamo viste 3: oggi completiamo la lista con le ultime 2 (+ 1).

Ecco le 5 + 1 automazioni dei progetti per rendere più efficiente la tua azienda del settore Professional Services.

#4 Raccolta richieste/issue e automazioni dei progetti 

Oltre che la distribuzione di informazioni verso l’esterno, i sistemi di Project Management avanzati consentono anche un’interazione con le persone (sia interne, sia esterne all’organizzazione), in modo da consentire un vero e proprio Project Management collaborativo.

Basta pensare ad esempio alla possibilità di far inserire le richieste (o le criticità rilevate) direttamente dagli utenti coinvolti o lo stato di avanzamento delle specifiche attività seguite dalle persone. In questo modo si può lasciare al sistema il compito di:

  • Raccogliere e archiviare tali informazioni
  • Aggiornare il richiedente dell’evoluzione specifica o consentire una visualizzazione dello stato delle proprie richieste/segnalazioni
  • Notificare chi di competenza dell’esistenza di un nuovo oggetto
  • (il più importante) Assicurarsi che siano inserite tutte le informazioni necessarie per poter processare una richiesta/problema, evitando la dispendiosa fase del recupero di tali informazioni.

Quest’ultimo punto ha una rilevanza particolare, in quanto la definizione di un “set” minimo di informazioni per avviare un processo (i.e. la valutazione di una richiesta), consente di far partire il tempo misurato per l’analisi dal momento in cui ho tutte le informazioni necessarie.

Spesso infatti succede che, quantomeno nella percezione di chi inserisce una richiesta/problema, il tempo sia misurato dal momento in cui ho semplicemente segnalato l’esistenza. Mentre per chi la deve processare il tempo scatta nel momento in cui ho tutte le informazioni per poterla valutare.

In altri contesti questo problema viene a volte nominato come lo “starting time bias

#5 Filtrare, organizzare, presentare le informazioni rilevanti

Vi è un altro automatismo importante nell’ambito delle automazioni dei progetti, in particolare per quelli relativi ai Servizi Professionali nei quali la “percezione” assume un ruolo rilevante.

I sistemi di Project Management consentono di definire a priori i criteri con cui organizzare i dati e le modalità di presentazione (i.e. filtrando le 10 attività più critiche, presentando i progetti ordinati in base alla loro priorità, creando dei report standard etc.)

Agli utenti del sistema (PMO, PM e Team di progetto) non resta che inserire i dati rilevanti, il sistema si occuperà di registrarli e di organizzarli/presentarli sulla base dei criteri e delle modalità definite.
In questo modo si evita l’attività, sempre molto impegnativa, di valutare come tali dati debbano essere organizzati/presentati e la necessità di realizzare poi tali report.

Questo libera molto tempo prezioso per concentrarsi sul significato di tali dati e sulle eventuali azioni conseguenti, che sono le componenti in cui il contributo umano fornisce un insostituibile valore.

#+1 [Bonus] Cosa NON conviene o non è possibile automatizzare

Oltre ad una serie di azioni la cui automazione consente un grande risparmio di ,  ve ne sono altre per le quali i sistemi di Project Management (ma forse si potrebbe estendere il ragionamento alla maggior parte dei Sistemi Informativi), possono fornire un supporto limitato e per le quali è inopportuno, o quantomeno molto dispendioso, valutare o attendersi degli automatismi.

Forse le recentissime evoluzioni dei sistemi, in ottica di Intelligenza Artificiale, potranno superare queste limitazioni, ma allo stato dell’arte rimangono ancora dei processi “manuali”.

Tra queste azioni non elencabili nelle possibili automazioni dei progetti vi è la presa di decisioni (i sistemi di questo tipo sono infatti spesso classificati come DSS, Decision Support Systems).

Le decisioni, infatti, richiedono la valutazione di molte variabili spesso non rappresentabili all’interno di un sistema informativo. Questo è oltretutto particolarmente vero nell’ambito dei Servizi Professionali per i quali, abbiamo già visto, la componente della percezione assume un ruolo fondamentale.

Tra queste decisioni vi sono ad esempio quelle relative all’avvio (o alla conclusione) di un progetto, la definizione di chi è la persona più adatta per svolgere determinate attività, la stima della durata o dell’impegno e molte altre.

Il sistema informatico può, al massimo, fornire dei suggerimenti sulla base dei dati presenti. Ma il compito di decidere cosa fare rimane in capo all’ Intelligenza “Naturale”.

Può risultare quindi molto dispendioso, e spesso inutile, sforzarsi di elaborare delle automazioni dei progetti per la formulazione di tali decisioni che poi, al momento opportuno, dovranno essere comunque vagliate da chi ha tale responsabilità.

Il compito dei sistemi rimane quello di fornire le informazioni rilevanti, nel modo migliore possibile, al decisore, consentendogli così di avere sottomano tutte le informazioni oggettive del caso e di poterle unire con quelle soggettive e di contesto, in modo da favorire la miglior decisione possibile nella situazione specifica

Conclusioni

Le automazioni di alcune operazioni nell’ambito del processo di Project Portfolio Management consentono sicuramente un grande risparmio di tempo da parte degli utilizzatori del sistema.

Oltre al risparmio di tempo è importante tuttavia evidenziare che tali automazioni dei progetti hanno anche altri benefici, legati ad esempio all’impostazione di una serie di “regole” standard e definite a priori che consentono di concentrare l’attenzione sulle informazioni fornite dal sistema più che ai semplici dati.

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