Clarizen è una soluzione di Project Portfolio Management che si adatta bene a diversi settori professionali. Tra questi, spicca quello dei Professional Services.
Il settore dei servizi professionali è molto variegato e comprende tutte quelle aziende che forniscono servizi basati su competenze specifiche. Le aziende che vi operano forniscono diverse tipologie di servizi e si rivolgono quindi a mercati anche molto diversi tra loro, proponendo ai propri clienti progetti di durata e impegno variabili.
Nonostante questa eterogeneità, esistono alcuni fattori comuni a tutti i mercati e che risultano chiave per il successo dei progetti. Possiamo sintetizzare tali fattori in due elementi fondamentali:
- La soddisfazione del cliente finale
- La sostenibilità economica del progetto (che deve, generalmente, generare un profitto!)
Chi lavora in questo settore sa per esperienza che il ruolo del project manager è spesso quello di gestire il progetto cercando di soddisfare e bilanciare i due aspetti sopra. Da un lato è necessario che le attività vengano erogate nei tempi previsti, con la qualità prevista e spesso con una buona dose di flessibilità per gestire in corsa eventuali modifiche e imprevisti, garantendo la soddisfazione del cliente finale (non sempre legata solo al raggiungimento degli obiettivi del progetto, ma spesso collegata alla percezione del servizio reso). Dall’altro bisogna tenere sotto stretto controllo i costi di progetto, legati principalmente alle risorse impiegate e che possono aumentare in maniera consistente all’aumentare della durata e dello scope di progetto.
Perché scegliere Clarizen
Fatte tali premesse, oltre alle imprescindibili competenze necessarie in ambito Project Management, l’azienda deve dotarsi di strumenti che consentano di monitorare e gestire i propri progetti, non solo nell’ottica del singolo progetto, ma tenendo conto dell’intero portafoglio. Quest’ultimo punto è fondamentale se si considera che, nella maggior parte dei casi, le risorse aziendali sono coinvolte contemporaneamente su una molteplicità di progetti.
Nell’ambito dei Professional Services, Clarizen, software in cloud di Project Portfolio Management, è la soluzione ideale per i progetti aziendali. Consente di monitorare e gestire non solo la marginalità e la soddisfazione del cliente per lo specifico progetto, ma anche il portafoglio di progetti nel suo complesso, così come l’impegno delle risorse aziendali. Clarizen abilita inoltre una gestione collaborativa dei progetti, coinvolgendo sia il team di lavoro sia gli stakeholder interni ed esterni del progetto stesso.
I 3 fattori che lo rendono unico
In un panorama sufficientemente vasto e abbastanza popolato di sistemi di PPM di vario tipo, Clarizen si caratterizza per tre aspetti, che lo rendono particolarmente adatto al mondo dei servizi professionali:
- La possibilità di gestire costi e ricavi di progetto in modo completo, flessibile ed affidabile. Grazie alle sue funzionalità Clarizen consente infatti di pianificare costi e ricavi non solo legati alle risorse umane assegnate al progetto, ma anche ad altro (outsourcing, trasferte, software, ecc.). A partire da costi e ricavi a preventivo e a consuntivo, Clarizen consente in qualsiasi momento di monitorare marginalità attesa ed effettiva di progetto e di portafoglio.
- La possibilità di pianificare le risorse sui vari progetti tenendo conto dei carichi di lavoro di ciascuno. Grazie alle funzionalità di Capacity Planning e Resource Load è possibile monitorare in ogni momento il calendario delle persone e risolvere situazioni di sovraccarico, bilanciando correttamente il lavoro e tenendo conto non solo dei progetti in essere ma anche di quelli potenziali.
- La possibilità di creare reportistica e dashboard sulle informazioni a sistema con un click. Clarizen consente di estrarre i dati a sistema tramite report completamente configurabili. Si può inoltre decidere di schedularne l’invio automatico agli stakeholder esterni all’organizzazione. In questo modo il cliente sarà costantemente aggiornato sull’avanzamento del progetto. Il sistema è inoltre in grado di generare automaticamente presentazioni in Power Point che possono essere presentate alle riunioni di avanzamento.
Oltre a queste caratteristiche distintive, Clarizen è una suite completa e scalabile che consente di gestire:
- Consuntivi di progetto, tramite Timesheet ed Expense Sheet
- Cambiamenti di scope e problematiche con le funzionalità di Issues, Requests e Bugs tracking
- Comunicazione e attività operative grazie ai moduli Collaboration, Meeting Minutes, Decisions ed Action Items
I benefici dell’adozione di Clarizen nei Professional Services
I benefici dell’adozione di strumenti di questo tipo e di Clarizen in particolare sono molteplici, primo fra tutti il fatto di concentrare tutte le informazioni legate ai progetti in un unico sistema.
Questo fattore risulta abilitante, tra le altre cose, per ottenere:
- Riduzione dei ritardi e maggiore soddisfazione del cliente. La visibilità sul carico di lavoro delle risorse consente di pianificare i progetti sulla base dell’effettiva disponibilità del team, fornendo stime più accurate.
- Maggior controllo sul budget. Il costante monitoraggio dello stato dei progetti in termini di costo e quindi di marginalità consente di individuare tempestivamente situazioni critiche.
- Più tempo da dedicare ad attività a valore. Non dovendo aggregare informazioni da fonti dati differenti e potendo contare su report configurabili, si riduce il tempo necessario a produrre documentazione e reportistica di progetto.
