Da Excel alla Business Analytics: promuovere la cultura dei dati

Promuovere la cultura dei dati non è più un’opzione. Un’azienda che basa le proprie attività su Excel deve abbracciare un percorso di crescita in cui il dato diventi un asset portante dell’impresa. I motivi principali dipendono dai continui mutamenti dei mercati, che costringono le aziende a rivedere in tempi sempre più brevi lo sviluppo e il rilascio di prodotti e servizi, pianificazioni commerciali e strategie.

Una scelta obbligata dunque per quelle organizzazioni che vogliono rimanere competitive. Per farlo, occorre ridurre i tempi di reazione, migliorare la qualità dei propri dati e la condivisione dei medesimi all’interno dei gruppi di lavoro. Introdurre in azienda la cultura dei dati diventa quindi un vero e proprio percorso di evoluzione, che deve essere però condiviso a tutti i livelli del management, per essere poi trasferito in modo omogeneo a collaboratori interni e partner esterni.


Da Excel a Data Analytics: quali vantaggi per una cultura dei dati

Excel è tra gli applicativi più versatili e potenti che un’azienda possa sfruttare per il proprio business. Ma è proprio la sua versatilità a far credere alle aziende di poterlo utilizzare in modo indiscriminato e nella maggior parte dei casi come un “appoggio sicuro e inviolabile” per i propri dati.

Stilando un elenco di attività normalmente eseguite tramite questa applicazione è facile comprendere come sia possibile per le aziende incorrere in criticità sia a livello di gestione del dato sia di salvaguardia del know-how interno. Proviamo a stilarne un elenco:

  • Numero di file indefinito, ovvero la proliferazione incontrollata di file Excel completamente slegati tra loro, difficilmente aggiornabili e al contempo facilmente condivisibili con l’esterno;
  • Macro e tabelle pivot, cioè file Excel pesanti, aggravati da elaborazioni in locale che necessitano di tempi di preparazione lunghi ad ogni nuovo aggiornamento, spesso incompatibili con altre versioni dell’applicazione;
  • Basso livello di sicurezza, ovvero i file vengono condivisi via e-mail, cartelle o con dispositivi removibili (chiavette USB) con un indice di protezione basso o inesistente, mettendo a rischio dati sensibili e conoscenze dell’azienda;
  • Competenze limitate, l’accesso a dati non strutturati aumenta la probabilità che vengano operate modifiche e manipolazioni da parte di utilizzatori poco attenti o poco preparati, aumentando in modo sensibile il rischio di introdurre errori o corrompere i dati esistenti.

In risposta a queste problematiche occorre per prima cosa far crescere la consapevolezza sull’importanza della qualità del dato all’interno dell’azienda. Il conseguente passaggio da una gestione del dato con Excel (on-premise) a quello più articolato ed efficiente di Data & Analytics con strumenti Cloud (SaaS) e di Business Intelligence porta numerosi benefici, alcuni in diretta risposta alle criticità sopra evidenziate. Parliamo di: 

  • Ottimizzazione della gestione dei costi. L’utilizzo di soluzioni cloud comporta minori costi per l’acquisto di hardware e software. È possibile sfruttare piattaforme sempre aggiornate e scalabili a seconda delle esigenze del momento ma, soprattutto, in grado di garantire sempre le migliori performance.
  • Sicurezza e gestione dei dati. La protezione offerta dalle piattaforme cloud tramite algoritmi di crittazione permette di abbassare il rischio di eventuali e ormai sempre più probabili attacchi esterni. Analoghe soluzioni on-premise avrebbero costi molto elevati e non garantirebbero un uguale grado di sicurezza. L’applicazione di processi avanzati di pulizia, secondo precise politiche di Data Quality Management, ne salvaguarda la qualità e la sicurezza lungo tutto la filiera.
  • Amministrazione semplificata dell’architettura e migliore accesso ai dati. Sono richieste meno competenze rispetto a quelle delle soluzioni on-premise, sebbene il personale debba comunque essere formato per il corretto utilizzo di nuovi strumenti di BI che consentano la consultazione dei dati in modalità self-service, grazie a modelli predisposti, nel pieno rispetto della Governance.

 

La cultura dei dati è il punto di partenza

Si tratta quindi di affrontare un radicale cambio di mentalità nella gestione del dato che, a sua volta, deve essere amministrato da una governance adeguata che ne faciliti non solo la reperibilità ma anche ne identifichi la fonte, certificandone di conseguenza il valore. Ma, affinché questo avvenga, il percorso di sviluppo culturale e di aggiornamento deve toccare i tre pillar principali dell’azienda ovvero, le Persone (formazione), la Tecnologia (aggiornamento) e i Processi (automazione).

Solo dall’interpolazione di questi tre sistemi è possibile centrare l’obiettivo di trasformazione dell’azienda Excel “centrica” in un’organizzazione data-driven, che si fonda sull’uso di strumenti di analisi avanzati a Business Intelligence.

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