La redazione di un budget aziendale è diventata un’esigenza centrale per qualsiasi azienda per poter declinare le proprie strategie in azioni operative che possano guidare il business.
Il processo per la sua definizione si basa sul modello di controllo che l’azienda ha scelto e approvato, è a carico dell’ufficio “pianificazione e controllo” che può coinvolgere nello svolgimento dell’attività anche altre direzioni aziendali: direzione commerciale, acquisti, HR, amministrazione e finanza.
Negli ultimi anni le maggiori criticità che si trovano ad affrontare le aziende nel governo del proprio business sono sostanzialmente di due tipologie:
- Durante la definizione del budget è necessario poter valutare e prendere in considerazioni diverse opzioni e diverse ipotesi di lavoro per poter prevedere e considerare gli effetti di tutti gli eventi interni o esterni all’azienda che potrebbero incidere sul business nell’anno successivo
- Durante il corso dell’anno, durante il monitoraggio dei risultati, l’alta direzione richiede sempre di più delle revisioni di budget che adeguino gli obiettivi iniziali al nuovo “status-quo” che costituito a causa di fenomeni non previsti inizialmente; alcuni esempi recenti di tali eventi sono la pandemia covid, la crisi energetica e la guerra in Ucraina
Per prepararsi ad affrontare diversi scenari, dunque, è opportuno aiutarsi con simulazioni “what if”, che mostrano come variano gli obiettivi cambiando le ipotesi di partenza sulle quali è stato costruito il budget. Ad esempio nell’ambito della GDO, nella definizione degli obiettivi di un punto vendita potrebbe essere necessario capire come incide su di essi l’apertura di un punto vendita di un concorrente nelle vicinanze oppure identificare il momento adatto per fare degli interventi di manutenzione straordinaria.
Utilizzando tool software dedicati, si possono generare più versioni di pianificazione, ognuno con una variante ipotizzata dal personale dell’azienda affiancato da consulenti esperti dell’applicazione.
Quali sono le attività di verifica dei risultati nel budget aziendale?
A seconda dell’area aziendale i criteri per determinare il budget possono essere diversi, ad esempio la previsione potrebbe essere calcolata a partire dai valori storici delle materie prime, dei prezzi di mercato dei prodotti finiti, dei costi dell’energia, delle risorse umane e da altri necessari per definire gli obiettivi aziendali nel periodo di interesse, solitamente un anno.
Il budget aziendale finale è determinato come integrazione dei vari budget di area e la sua gestione è tanto più articolata quanto più ampie sono le dimensioni dell’impresa, e gli utenti coinvolti nella sua determinazione e monitoraggio.
I tool consentono di strutturare bene gli algoritmi di calcolo, i workflow approvativi e i profili di accesso ai dati. Il vantaggio è ancora maggiore per aziende medio/grandi e società di gruppo con varie sedi nel mondo che hanno diverse lingue, valute o criteri di calcolo differenti tra società o business unit, perché alcune di queste funzionalità sono nativamente presenti in questi software.
Il controllo di gestione, poi, si occupa di confrontare, con cadenza mensile o trimestrale, i dati previsionali di Budget o Forecast con quelli reali, ricavati dai sistemi ERP aziendali, per verificare il raggiungimento o meno degli obiettivi del periodo. La presenza di scostamenti richiede di fare ulteriori analisi sulle cause per poter consentire ai responsabili di area di apportare le attività correttive necessarie.
Come sfruttare al meglio le simulazioni per gestire il budget aziendale?
Nel corso dell’anno ci si può trovare con scenari reali diversi da quelli ipotizzati, conseguenti a variazioni nei parametri di riferimento con cui è stato costruito il Budget. I valori possono cambiare e anche di molto, com’è accaduto con l’impennata dei costi di energia e materie prime all’inizio del 2022, a causa della guerra in Ucraina.
Solo dopo il confronto tra valori previsionali e consuntivi, si può stabilire se e come intervenire per adeguare gli obiettivi. Per farlo, occorre analizzare rapporti schematici con tabelle di confronto che evidenziano gli eventuali scostamenti e la loro entità.
Sfruttando le simulazioni è possibile generare diverse versioni del Budget, rendendo i responsabili di area consapevoli degli effetti che si otterrebbero a seconda delle azioni che si vogliono mettere in atto in relazione alla situazione corrente. Generandole con apposite applicazioni e tool è possibile prendere in considerazioni più tipologie di azioni, valutandole singolarmente o in mix per tener conto delle sinergie tra di esse.
Perché i software di simulazione aiutano nella gestione del budget aziendale?
I responsabili dell’azienda, che ne conoscono attività e dinamiche, oltre a definire il Budget aziendale possono definire anche degli indicatori di performance (KPI, “Key Performance Indicator”, come: margine di contribuzione, valore della liquidità o incidenza del costo del personale sul fatturato) da tenere sotto osservazione per verificare l’andamento delle attività in corso.
Il supporto di consulenti esperti del settore può aiutare l’azienda a identificare quali siano i KPI più significativi per valutare “a colpo d’occhio” l’andamento dell’azienda.
Gli applicativi aziendali più evoluti comprendono funzioni per la generazione di simulazioni da utilizzare nella creazione del budget. Il software aiuta a valutare diversi scenari, generando varie versioni con i risultati che si otterrebbero impostando diversi ipotesi iniziali. È l’esperienza dei responsabili aziendali a fornire le variazioni possibili, per esempio ipotizzando diversi prezzi di vendita o costi delle materie prime, per valutarne le conseguenze.
Analizzando le simulazioni, i responsabili di area sono pronti per fornire le direttive necessarie a ottenere il miglior risultato possibile con i costi più contenuti.
In questo modo, l’impresa ottiene un vantaggio competitivo grazie a un controllo di gestione funzionale, efficiente e che interviene in modo tempestivo. Inoltre il coinvolgimento dei diversi settori aziendali nella verifica del budget comporta l’ottimizzazione integrata e continua delle risorse, per ottenere sempre i migliori risultati per l’azienda.
