Controllo di gestione nella produzione per commessa: come renderlo efficace

Introduzione

Il sistema di controllo di gestione per le aziende che producono su commessa è uno dei sistemi “vitali” per l’azienda in quanto permette di capire, in anticipo, l’andamento futuro delle commesse. Perché raggiunga questo scopo deve essere impostato in modo da permettere una verifica dell’avanzamento delle commesse semplice ed efficace.

La funzione deputata a questa verifica è il project manager, il quale, va ricordato, è principalmente responsabile del controllo dei costi (inteso come monitoraggio di quanto già speso e previsione a finire) e del loro rapporto con quanto previsto ad inizio commessa. Controllo che va effettuato durante tutto il periodo di vita della commessa, perché a poco serve verificare i costi sostenuti a commessa chiusa, quando non c’è più spazio per intervenire se necessario

Rendere efficace il sistema di controllo è complesso e richiede alcune attenzioni in alcuni ambiti specifici.

Paragrafo 1: Decisioni da prendere per la giusta allocazione dei costi 

I costi principali da tenere sotto controllo sono i costi legati ad acquisti e i costi del personale. Sono tipologie di costo che normalmente hanno una tracciatura informatica standard in azienda, ma vale la pena di fare alcune note sulle attenzioni da avere nelle logiche di valorizzazione:

• Costi di acquisto – sono diversi i momenti in cui si può associare il costo alla commessa – ad esempio al rilascio ordine, al ricevimento della merce, all’utilizzo in produzione o all’emissione fattura – e a seconda del momento in cui si fa questa associazione, cambia il modo in cui viene letto l’avanzamento economico della commessa. Ogni azienda, in base ad esigenze specifiche, deve decidere le proprie regole per identificare quando “si realizza” il costo di acquisto. Affinchè tali regole possano essere rispettate, le stesse devono essere convertite in procedure informatiche che permettano una gestione automatica tramite i software deputati al controllo di gestione (i sistemi di PPM, ad esempio, sono in grado di gestire queste dinamiche leggendo i dati  normalmente presenti negli ERP)
• Costi del personale – alcune aziende decidono di non tenere sotto controllo nella commessa il costo del personale considerandolo un costo fisso aziendale ed in ogni caso presente. Solitamente è un modo scorretto di ragionare per un vero controllo di commessa. E’ preferibile quantificare precisamente l’impegno del personale tramite la preventivazione del lavoro necessario e la successiva registrazione dei timesheet, con l’allocazione del tempo, ove possibile, sulle singole commesse. Se questo non fosse possibile, l’alternativa è ripartire il tempo totale di lavoro, prevedendo e definendo logiche  anche per le risorse che  lavorano su attività non direttamente imputabili alle commesse. La scelta da fare, successivamente, è se valorizzare il costo del personale con logica full cost, annegando nel costo orario anche una quota dei costi indiretti (più agevole da gestire a livello informatico), o con logica direct cost, quantificando il lavoro del personale al costo orario reale e aggiungendo separatamente parte dei costi indiretti alla contabilità di commessa.

Paragrafo 2: I 5 valori di base necessari per monitorare l’andamento economico della commessa

La produzione su commessa è frequentemente gestita tramite una sequenza di operazioni – i gantt che le rappresentano ne sono una testimonianza – tra loro interconnesse da una struttura complessa. Per riuscire ad avere un quadro complessivo e veloce da comprendere dell’andamento economico delle commesse, è necessario impostare un sistema di controllo che preveda pochi valori rappresentativi da monitorare. Possiamo riassumere i cinque driver che compongono questo quadro di monitoraggio:

• Baseline costi di progetto – si tratta della stima dei costi che viene effettuata e congelata nella fase iniziale di progetto e rappresenta il vero budget di confronto per tutta la durata del progetto. A differenza del budget che viene elaborato durante la trattativa commerciale, la baseline deve essere costruita in modo più dettagliato in modo da permettere, se necessario in casi di scostamenti di una certa entità in itinere, un confronto su voci di costo differenziate e significative.
• Costi già sostenuti – la valorizzazione dei costi già sostenuti avviene raccogliendo le informazioni solitamente registrate nell’ERP e nei timesheet. Come già accennato precedentemente è importante prendere decisioni su alcuni criteri di assegnazione costi alle singole commesse.
• Stima costi ancora da sostenere – arrivare a stimare i costi ancora da sostenere per chiudere una commessa è un’attività che poche aziende sono abituate a fare. Spesso si tenta di dedurre il residuo togliendo dalla baseline i costi già sostenuti, ma il metodo è scorretto. I costi ancora da sostenere devono essere stimati dai diversi responsabili di area nelle singole commesse nel modo più realistico possibile. I project manager, in questo caso, sono responsabili di assicurarsi che questa stima venga effettuata da chi di competenza.
• Budget costi di commessa aggiornato – viene calcolato sommando i costi già sostenuti con la stima di quelli ancora da sostenere. Il budget aggiornato non deve sovrascrivere la baseline, ma rappresenta un set di dati a sé stante.
• Delta tra baseline e budget costi aggiornato – in ogni momento della vita di una commessa aiuta a capire quale “direzione” stia prendendo la commessa dal punto di vista economico e permette di intercettare in anticipo derive indesiderate dei costi sostenuti.

Una precisazione su questo tema va fatta collegandosi al tema della gestione dei “Changes” di commessa . I progetti possono subire infatti durante il loro svolgimento variazioni di scope rilevanti. Quando questo avviene, è buona prassi rivedere la baseline di progetto aggiungendo, previo accordo con il cliente sull’impatto delle modifiche, la stima di extra costi generato dal cambiamento di scope. La baseline, al contrario, non deve essere modificata quando gli extra costi sono generati solo da una valutazione iniziale imprecisa.

Paragrafo 3: Come rendere significativa la valutazione dell’avanzamento di commessa tramite l’Earned Value Method 

La valutazione delle commesse diventa  particolarmente utile  se e quando viene monitoratoanche l’avanzamento fisico delle commesse. L’Earned Value Method è tra le metodologie più conosciute in quest’ambito e si basa sul confronto in ogni momento dell’avanzamento della commessa tra:

• Quanto era previsto che venisse speso fino a quel momento (Planned Value) – dato ricavato dalla baseline iniziale.
• Quanto è stato speso effettivamente (Actual Cost) – dato derivato dalle modalità di assegnazione costi a commessa scelte.
• Quanto è stato effettivamente realizzato (Earned Value) – dato calcolato applicando alla percentuale di avanzamento delle attività i relativi costi previsti dalla baseline.

I tre valori, se confrontati, possono dare una buona idea complessiva dell’avanzamento reale delle attività. Ci si può rendere conto, ad esempio, di essere in anticipo rispetto alla pianificazione se l’Earned Value è maggiore del Planned Value e contemporaneamente di aver speso troppo se lo stesso è, però, minore dell’Actual Cost.

Il metodo appare semplice, ma rendere i dati significativi è più complicato. In particolare va dedicata particolare attenzione a come si stima l’avanzamento delle singole attività di progetto.. Risulta quindi molto importante il continuo aggiornamento dei gantt di commessa dai quali capire “a che punto dovremmo essere adesso”.

Sulle logiche di allocazione dei costi che incidono sull’Actual Cost abbiamo fatto un approfondimento precedentemente.

Per quanto riguarda, infine, il calcolo dell’Earned Value, la difficoltà principale che si incontra spesso è quella di misurare la percentuale di avanzamento delle attività che compongono il progetto. Un modo può essere quello di considerare la percentuale di avanzamento delle singole attività, applicare i relativi costi e decidere il peso che questa attività deve avere sulla stima di avanzamento generale della commessa. In ogni caso, qualunque sia la modalità scelta, per garantire una lettura dell’avanzamento complessivo di commessa ripetibile e confrontabile, rimane fondamentale scegliere e standardizzare le procedure e chiarire a chi spetti la responsabilità di  dichiarare l’avanzamento delle attività.

Conclusione: importanza informatizzazione e cultura di gestione del dato

Elencate alcune delle attenzioni da avere nell’impostazione del proprio sistema di controllo di gestione sulle commesse, vale la pena ricordare un aspetto che, in realtà, è ormai comune a tutti gli ambiti aziendali. Non è più possibile immaginare di sostenere un sistema di controllo senza passare da tool informatici adeguati e strutturati secondo le logiche esposte.

Due note su questo tema per finire:

• Parte di queste logiche possono essere “cablate” nei software ERP, ma una gestione ottimale si ottiene con software dedicati (i tool PPM sono normalmente i più integrati con l’intero processo di project management in quanto collegano, oltre alla dimensione “economica” anche quella delle attività di dettaglio da fare e della loro pianificazione temporale).
• Ricordiamo che il successo di implementazione dei software è vincolato alla cultura aziendale di “cura del dato”. I software possono essere un valido sostegno ai processi decisionali aziendali, ma la qualità del loro output dipende da come vengono gestiti i dati in ingresso. In questo le note sulle decisioni da prendere per l’implementazione dei modelli di controllo di gestione sono importanti in fase di impostazione

Per approfondimenti sul tema

• puoi guardare il video del webinar  Project Management e Cost Estimating nel Futuro – Soluzioni Innovative e AI con Primavera e CostOS
• puoi leggere anche l’articolo di Opta Il controllo di gestione nella produzione per commessa