L’ecosistema di Microsoft 365
Quando parliamo dell’ecosistema Microsoft 365 il pensiero di molti di noi va a strumenti quali la posta elettronica, Teams, OneDrive e SharePoint il che è del tutto naturale, perché sono gli strumenti che utilizziamo ogni giorno per lavorare.
Gli utenti più avanzati possono citare anche strumenti meno noti quali ad esempio Forms (per creare sondaggi e questionari), Bookings (per creare sistemi di prenotazione), Planner (per gestire progetti) o Stream, la piattaforma video di M365.
Un nutrito segmento di utenti conosce M365 grazie a piattaforme quali Navision, Business Central o Power BI con le quali interagisce quotidianamente per accedere a servizi di CRM, ERP o Business intelligence.
È invece più ristretta la cerchia di persone che conosce un lato un po’ più nascosto di M365… la Power Platform.
Esigenze particolari
In trent’anni di attività, la frase con cui veniamo sempre accolti nelle aziende quando cominciamo un’analisi è: “il nostro modello di business è diverso da tutti gli altri, noi abbiamo esigenze molto particolari”. Sì, lo sappiamo. È una cosa di cui essere fieri e che contraddistingue l’unicità di ogni azienda, ed è proprio per gestire le “esigenze molto particolari” che esiste la Power Platform.
Tutte le aziende hanno processi interni legati al modello organizzativo che sono difficilmente gestibili con gli strumenti tradizionali quali ERP, sistemi di gestione documentale e CRM.
Molto spesso i costi di sviluppo per personalizzare queste piattaforme (unitamente a quelli successivi di gestione e manutenzione), rischiano di diventare troppo elevati per essere giustificati, e questo lascia inevitabilmente scoperti dei processi aziendali che, sebbene importanti, devono essere eseguiti in modo manuale.
Possiamo pensare alla Power Platform come a una serie di strumenti creati proprio per “coprire” le esigenze molto specifiche delle aziende in modo veloce, efficace ed economico.
Alcune implementazioni della Power Platform, inoltre, sono del tutto “codeless” ovvero non richiedono specifiche conoscenze dei linguaggi di programmazione per essere implementate.
Cos’è la Power Platform
Come dice il nome si tratta di un insieme di strumenti che abbiamo a disposizione, all’interno della piattaforma M365, per sopperire, in modo semplice ed economico, a tutte le piccole esigenze di operatività quotidiana, che sono troppo specifiche per essere soddisfatte dai sistemi legacy (quali ERP, CRM o piattaforme di BI).
Si compone fondamentalmente da tre strumenti:
– PowerAutomate: è lo strumento semplice per automatizzare flussi approvativi.
– PowerApp: è la piattaforma “codeless” estremamente intuitiva (ma volendo può essere integrata con codici di programmazione avanzata) per lo sviluppo di applicazioni.
– Power BI: un potente strumento di business intelligence in grado di realizzare reportistiche, anche estremamente complesse.
La caratteristica che rende veramente “power” questa piattaforma è l’integrazione nativa con tutti gli strumenti di Office, questo significa, che possiamo gestire eventi quotidiani per scatenare flussi automatizzati che normalmente richiederebbero maggiore impegno.
Perché la Power Platform
Proviamo a immaginare, ad esempio, un ufficio HR che deve preparare una modifica al regolamento aziendale.
Poniamo l’ipotesi che l’iter richieda, prima di inviare la modifica a tutto il personale, che questa debba essere approvata dell’ufficio legale e del direttore generale.
Una volta approvata la modifica, deve essere inviata a ogni membro del personale e, per il riscontro della presa visione, il direttore HR ha la necessità di avere conferma delle persone che hanno effettivamente visionato il nuovo regolamento.
Un flusso di questo tipo richiede che, prima di essere pubblicato, il documento venga visionato dalle parti interessate per l’approvazione, e una volta approvato, che venga divulgato con strumenti idonei a garantire la presa visione.
Grazie alla Power Platform un’operazione di questo tipo può essere eseguita in modo del tutto automatizzato dando la possibilità, per esempio, che un documento posizionato in una determinata cartella venga automaticamente inviato ai destinatari per l’approvazione; poi, che una volta ottenuta l’approvazione sia spostato nella bacheca aziendale e contestualmente sia inviata comunicazione a tutti i dipendenti della pubblicazione con l’invito a prenderne visione e, infine, che venga inviato automaticamente un report al direttore HR con evidenza degli utenti che hanno avuto accesso al documento.
Molti penseranno che per implementare questo processo sia sufficiente un buon strumento di gestione documentale con flussi di approvazione e pubblicazione automatica sul portale Intranet, la realtà è che nell’ecosistema M365 tutto questo è spesso già incluso nelle licenze che abbiamo a disposizione… e non lo sappiamo.
Per chi la Power Platform
Power Platform è uno strumento per tutti che nasce con lo scopo di facilitare le attività quotidiane.
Può essere utilizzata dagli utenti di tutti i livelli per gestire i flussi in modo efficiente e controllato, per esempio creando dei flussi che spostino in automatico gli allegati contenuti nelle mail di certi mittenti all’interno di cartelle specifiche.
I responsabili di funzione possono monitorare cartelle importanti impostando flussi di notifica quando un file viene creato, cancellato o modificato.
Oppure, i responsabili di processo possono impostare flussi (con o senza approvazione) che permettano di tenere sotto controllo lo stato di avanzamento dei processi.
La Power Platform serve a tutti gli utenti che hanno bisogno di uno sviluppo veloce, integrato, personalizzato e controllabile.
I vantaggi della Power Platform
Il principale vantaggio è sicuramente quello di essere uno strumento incluso con le licenze M365 più diffuse, quindi di fatto è qualcosa che molti hanno già a disposizione senza saperlo.
Dal punto di vista tecnologico la totale integrazione della Power Platform con l’ecosistema M365 garantisce la possibilità di interagire in automatico con le componenti quali Outlook, SharePoint, OneDrive, Forms, Booking… creando app e flussi che sfruttano le funzionalità delle APP di M365 per personalizzarle e adattarle alle esigenze.
La semplicità della Power Platform è probabilmente la caratteristica che veicola la fruibilità a tutti i livelli, mentre gli strumenti di intrinsechi di M365 ne garantiscono la sicurezza.
Power Platform è un “mondo nascosto” che il team di esperti di Horsa può aiutarti a scoprire e sfruttare al massimo.
