La scelta del giusto software di project management rappresenta la chiave per ottimizzare il flusso di lavoro all’interno di qualsiasi impresa, perché garantisce un’organizzazione mai sperimentata prima. Oggi il mercato offre una gamma pressoché infinita di soluzioni: davanti a una proposta così vasta, il rischio è di fare confusione e compiere una scelta non realmente in linea con le proprie esigenze. Da dove partire, dunque? Innanzitutto, occorre capire quali sono le funzionalità essenziali di ogni software di project management; fatto ciò, basterà seguire gli step giusti e si individuerà facilmente lo strumento perfetto per dare valore al proprio business.
5 caratteristiche essenziali dei software di project management e dove trovarle
Sul mercato, l’offerta di software di project management è davvero ampia.
Occorre anzitutto evidenziare che ci sono varie categorie di software, da quelli “stand-alone” adatti a gestire singoli progetti, fino ai software denominati di PPM (Project Portfolio Management) o di EPM (Enterprise Project Management). Questi ultimi hanno la caratteristica di avere una connotazione “multiprogetto” e quindi consentono a un insieme di utenti di lavorare contemporaneamente su più progetti.
Le soluzioni includono funzionalità che vanno dalla gestione dei documenti condivisi all’assegnazione delle diverse attività di progetto, al facilitare la collaborazione, all’interno e tra diversi team, fino alla pianificazione comune delle risorse a disposizione. Ciò considerato, l’applicativo da scegliere dovrebbe sempre essere caratterizzato da alcuni elementi che rendono questo investimento davvero significativo.
Inoltre, nel corso degli anni, manager e tecnici hanno condiviso esperienze e best practice che hanno consentito di identificare i tool migliori a seconda delle funzionalità. Naturalmente, ognuno di questi può soddisfare diversamente le esigenze specifiche di un’azienda.
Vediamo tutto qui di seguito.
#1 Facilità di utilizzo
Questo tipo di strumento, va da sé, deve facilitare la gestione dei flussi di lavoro. È importante che il software coniughi funzionalità efficaci con un’interfaccia semplice e intuitiva. Deve abilitare una gestione dei compiti corretta e completa e, nel contempo, garantire un’esperienza d’uso piacevole e fluida: in questo modo, i lavoratori impareranno a usarlo in fretta e potranno subito assistere a un netto miglioramento delle proprie abitudini operative.
In termini di facilità di utilizzo, il suggerimento ricade su Wrike, che assicura allo stesso tempo robustezza di gestione e versatilità di utilizzo.
#2 Pianificazione a tutto tondo
Una pianificazione efficace richiede di raggruppare tutti i progetti in un unico ambiente, visualizzare in maniera chiara la roadmap con i passaggi essenziali e avere ottima visibilità del cronoprogramma. Un software di project management che si rispetti deve offrire questo ventaglio di funzionalità in maniera completa ed efficiente.
Per il coordinamento di molti progetti contemporaneamente i software ideali sono Planview Adaptive Work (formerly “Clarizen”), che ha un forte focus sulla collaboration, e Primavera. Due opzioni che rappresentano lo standard d’eccellenza nel proprio settore.
#3 Comunicazione, condivisione e collaborazione
Implementare uno strumento che agevoli l’interconnessione tra tutti i membri del team è essenziale. Oggi ancora di più: il massiccio passaggio alla smart working deve essere supportato da uno strumento che favorisca la collaborazione all’interno del luogo di lavoro digitale.
Come già accennato sopra, Planview Adaptive Work e Wrike sono le due soluzioni per il project management che meglio rispondono alle esigenze di una collaboration facile e fluida.
#4 Massimo controllo su budget, tempistiche e risorse
Costi, tempi e risorse sono i tre asset fondamentali da ottimizzare per la piena riuscita di un progetto. Centralizzare questo aspetto in un software di project management è indispensabile per allocare ogni risorsa nel modo più efficiente.
Per avere il massimo controllo su budget, tempistiche e risorse, l’ideale è avvalersi di Primavera.
#5 Analisi e report efficaci
Analizzare e monitorare le performance delle varie iniziative è un altro aspetto chiave: per essere efficiente, un software di gestione dei progetti ideale deve offrire strumenti di reporting e dashboard perfettamente funzionali.
Le piattaforme migliori in questo campo sono nuovamente Planview Adaptive Work e Wrike. Punto di forza è una user experience intuitiva e l’ampio potenziale di personalizzazione per la dashboard di controllo e la reportistica.
5 step da seguire per scegliere un software di project management
Dopo aver compreso quali sono le caratteristiche generali da ricercare in un sistema di project management, è giunto il momento di esaminare le specifiche esigenze aziendali. Dopo aver fatto chiarezza su questo, si può procedere analizzando il mercato per individuare le soluzioni corrispondenti. Ecco i passi da compiere:
#1 Definire gli obiettivi
Determinare cosa si vuole ottenere con il nuovo software di project management è la base da cui partire. Per farlo, occorre analizzare le criticità più ricorrenti, confrontarsi con i membri del team ed esaminare lucidamente i processi in atto con l’obiettivo di evidenziare le aree di miglioramento.
#2 Esplorare il mercato
Avendo bene in mente i propri obiettivi, affacciarsi sul mercato diventa più semplice: alcune soluzioni appaiono immediatamente inadatte e possono essere scartate a cuor leggero. Le opzioni più affini alle proprie esigenze saltano subito agli occhi. Anche confrontarsi con altri utenti può essere molto utile per fugare eventuali dubbi. A questo punto, si può stilare un elenco delle opzioni da approfondire.
#3 Affidarsi a un esperto
Non resta che contattare un esperto nell’ambito delle soluzioni rilevate: richiedere una consulenza, spiegare loro necessità e obiettivi, prendere nota dei riscontri. La migliore assistenza sarà quella in grado compiere insieme un percorso rapido ma personalizzato per l’adozione dell’applicativo più adatto.
#4 Fare una prova sul campo
Richiedere una dimostrazione personalizzata permette di scoprire come funziona davvero il software di project management e vedere, in pratica, come affronta gli specifici obiettivi e casi chiave. In questa fase è importante simulare un progetto il più possibile reale e, soprattutto, coinvolgere diversi membri del team, scegliendo utenti con funzioni e stili di lavoro diversi. Terminato il periodo di prova, è il momento di raccogliere i loro feedback.
#5 Considerare lo sforzo di implementazione
Prima di prendere la decisione definitiva, conviene fare ancora alcune considerazioni relative a implementazione, avvio ed entrata a regime della soluzione. È bene determinare il tipo di formazione necessaria per permettere al team di utilizzare appieno lo strumento, capire che tipo di supporto viene offerto a tal proposito dal fornitore e verificare come verranno gestiti aggiornamenti e upgrade. A questo punto si possono tirare le somme, e il gioco è fatto.
Per scegliere il tool di PPM più giusto per ogni azienda, si può adottare l’approccio PM Care. Scopri di più su:
