C’è chi dice che allocare le risorse giuste su un progetto sia la parte più importante di ogni buon Project Management. Eppure questa è anche una fase molto difficile e complessa, soprattutto se i progetti da portare a termine sono numerosi e la ricerca della figura professionale più opportuna deve rispondere a un gran numero di variabili. Occorre quindi una skill inventory, cioè un inventario delle competenze in azienda.
La prima domanda che bisogna porsi è: ho una completa comprensione di quali sono le competenze dei membri del mio team e quali sono le loro lacune? Molto probabilmente la risposta è no, o magari si è a conoscenza di alcune delle loro capacità ma non si è mai messo in piedi un vero e proprio sistema che tracci competenze, carenze e nuove conoscenze acquisite nel tempo. E tuttavia un sistema che tracci ed analizzi le skill che ciascun membro del team possiede, è fondamentale. Serve a capire se si ha già quello di cui si ha bisogno oppure è meglio puntare su risorse esterne.
Ruolo vs Competenza
Ruolo e competenza sono due termini completamente differenti. Si può decidere di basare la scelta della risorsa da impiegare in un progetto solamente sulla base del ruolo che questa ricopre (role-based relocation). Ad esempio, in base a quanto stabilito nel momento di definire le risorse generiche di un progetto, servono determinate figure: un project manager, due analisti e un grafico. Si provvederà dunque a cercare nei rispettivi team le professionalità che servono in base alla loro disponibilità, per inserirle nel Gantt. Scegliere una risorsa solo sulla base del proprio ruolo, però, non sempre risulta una scelta vincente.
All’opposto, invece, il criterio di selezione basato sulle competenze (skill-based relocation) prevede che si scelgano le persone non in base a una loro definizione professionale univoca, ma secondo una serie di competenze specifiche che sono necessarie a un’ottimale realizzazione del progetto. Ad esempio, se vengono richiesti determinati lavori grafici nella costruzione di una piattaforma online, si potrebbe aver bisogno di uno sviluppatore che però abbia anche competenze di grafica (dunque magari preferendolo a un altro in base a questi criteri specifici).
Come fare però per governare questo grande numero di variabili legato alle competenze particolari di ogni singolo collaboratore?
3 componenti essenziali per la gestione della skill inventory
La skill inventory, ovvero la gestione dell’inventario delle competenze, migliora le prestazioni aziendali. Ma in che modo? E come usare metriche obiettive?
- Definire un buon sistema di classificazione e una consistente unità di misura
Per arrivare a una corretta skill inventory, un sistema di classificazione delle competenze deve essere oggettivo, dunque far riferimento ad una lista predefinita di competenze e ad un set di criteri concordato e condiviso per misurare tale livello.
Lo stesso vale per l’unità di misura da adottare, che deve essere anch’essa oggettiva e fornire metriche dettagliate per tracciare un razionale e corretto livello di ciascuna competenza. Esistono diversi strumenti per stabilire un’unità di misura che sia coerente per tutti i dipartimenti dell’azienda.
Un sistema di misura oggettivo deve essere capace di calcolare i cambiamenti del livello di competenza nel tempo in modo da tracciare lo sviluppo delle skill del team.
- Determinare un efficiente sistema di tracciamento ed analisi
L’obiettivo è quello di ottenere più informazioni possibili riguardo ai punti di forza/lacune di ciascun membro del team di progetto. Tracciare ed analizzare le competenze non è un lavoro che può essere svolto una volta soltanto, ma prevede un continuo aggiornamento ed analisi. La soluzione ideale è quella di gestire lo skill inventory mediante l’adozione di un sistema di tracciamento ed analisi obiettivo ma che sia anche il più possibile automatizzato.
- Dotarsi di un valido sistema di resource planning
Piattaforme integrate, come ad esempio NetSuite e altri simili, permettono di costruire una skill inventory, ovvero un catalogo delle diverse abilità e conoscenze legate a ciascuna figura: ad ogni impiegato vengono dunque associate le sue competenze specifiche, le lingue parlate, la seniority e tutta una serie di criteri utili in fase di scelta. Basterà, quindi, fare una ricerca in base alle competenze e il sistema restituirà, in maniera molto semplice, un elenco di risultati ordinati a partire da quelli che maggiormente rispondono alle nostre esigenze.
I vantaggi di una ricerca basata sulle competenze
Ci sono vari motivi per cui il ricorso a una skill inventory è più efficace di un sistema di selezione basato sulle semplici figure professionali: innanzitutto permette di superare il problema di una disomogenea distribuzione delle competenze nei diversi reparti. Oggi è facile trovare professionisti inquadrati in un determinato settore (contabile, amministrativo, IT) che però possono vantare abilità non strettamente proprie al loro ruolo ma che possono tornare utili per progetti specifici. Una ricerca in base alle competenze riesce a individuarli, anche se non sono nei reparti o nei team in cui cercheremmo abitualmente.
Un altro vantaggio è sicuramente legato al fattore tempo. Una ricerca in base alle competenze permette di individuare con più certezza e velocità la risorsa più adatta, senza bisogno di ulteriori verifiche. Con un catalogo delle competenze si potranno individuare prontamente le persone più adeguate a soddisfare particolari richieste. Senza considerare che si potrebbero trovare velocemente e facilmente i profili più adeguati da utilizzare nelle offerte tecniche relative ai bandi di gara.
Un altro importante aspetto è la formazione. Una visione chiara delle competenze di tutte le risorse permetterà di evidenziare punti di forza e di debolezza: si potrà così intervenire con corsi di formazione e aggiornamento mirati a colmare i gap tra competenze per ruolo previste e competenze effettivamente possedute.
Infine, la maggior soddisfazione dei clienti è sicuramente una delle ragioni che più spinge verso questo nuovo approccio alla selezione delle risorse tramite skill inventory. Avere la sicurezza che le risorse si adegueranno in modo molto più preciso alle operazioni che dovranno compiere è garanzia di un progetto portato a termine in modo più efficace, con una customer satisfaction assicurata.
