Project Management, Task Management, To-Do-List: sono elementi chiave per tutte le aziende, piccole, medie o grandi che siano. Ma quale software scegliere? Bisogna prima avere chiare le esigenze specifiche dell’azienda. In questo articolo spieghiamo cosa bisogna tenere a mente per fare la scelta giusta.
Tra le soluzioni disponibili ci sono software di To-Do List, Task Management e Project Management. Apparentemente potrebbero sembrare lo stesso tipo di soluzione, o soluzioni molto simili tra loro, ma nella realtà sono tre sistemi completamente diversi ed adatti ad esigenze ben precise. Vediamo dunque quali sono e quando è meglio scegliere una soluzione o l’altra.
Differenze tra software di To-Do-List, Task Management e Project Management
Prima di decidere quale soluzione scegliere ci sono tanti aspetti da valutare: quali sono le caratteristiche essenziali per il business? Il software è facile da usare? Rientra nel budget?
La prima cosa da chiarire è: cosa serve realmente? Un semplice strumento di monitoraggio di progetti, uno strumento con funzionalità avanzate o uno strumento di collaborazione di tipo social? Spesso inoltre non si ha il tempo per provare le centinaia di software reperibili in commercio: da qui nasce questo articolo.
Cominciamo a chiarire le differenze tra software To-Do-List, Task Management e Project Management.
Software To-Do List per gestire liste di task
I software To-Do List permettono di gestire una lista di cose da fare e sono quindi adatti agli imprenditori che gestiscono da soli attività ripetitive. Un software di questo tipo permette di semplificare il processo di gestione delle varie attività e non richiede specifiche competenze per poterlo utilizzare. Tipicamente un To-Do List software offre la possibilità di:
- Creare e condividere elenchi di cose da fare: si può creare un elenco di attività e assegnarle a se stessi o ai colleghi.
- Tracciare le attività: si possono impostare avvisi per ricordare all’utente le attività che si stanno avvicinando alla data di scadenza.
- Assegnazione di priorità alle attività mediante etichette: si possono aggiungere colori o etichette per contrassegnare le attività importanti.
Queste caratteristiche rendono la To-Do-list un’ottima soluzione per la gestione delle attività personali, quindi ideale per imprenditori singoli, liberi professionisti o piccoli team.
Software di Task Management per pianificare le attività
Un software di Task Management è ideale per piccoli team che lavorano su progetti comuni e offre funzionalità di gestione delle attività più avanzate rispetto ad un software To-Do List. Ad esempio, è possibile gestire le attività in modo più dettagliato, visualizzandole secondo il metodo Kanban o utilizzando un sistema a punti per capire visivamente lo sforzo necessario per completare un’attività.
In sintesi, un Task Management software permette di:
- Pianificare le attività del team: si possono creare e assegnare compiti ai membri del team inserendo una descrizione dell’attività, la data di scadenza e altri utili dettagli.
- Monitorare l’avanzamento dell’attività: è possibile visualizzare le attività completate e in sospeso; entrare nei dettagli delle attività non ancora completate e visualizzare la percentuale di completamento.
- Modificare e assegnare una priorità alle varie attività, copiando e riutilizzando interi elenchi di attività, contrassegnando le attività tramite etichette e usando diversi colori per definire la priorità di ogni attività.
- Ricevere notifiche sulle attività: è possibile impostare un sistema di notifiche (via email o notifiche push su App) per avere un promemoria sulle attività imminenti.
Queste caratteristiche consentono di ridurre gli errori di gestione delle attività e risultano utili nella pianificazione. È inoltre possibile visualizzare le interdipendenze delle attività per identificare chi deve completare il proprio lavoro per poter sbloccare il task di altri.
Tuttavia, anche se hanno funzionalità in più rispetto ai software To-Do-List, i software di Task Management presentano meno funzioni rispetto ad una soluzione completa di Project Management. Non sono quindi lo strumento migliore per la gestione di progetti complessi, ma sono comunque ottimi per ridurre le inefficienze derivanti dalla gestione delle attività tramite un “semplice” foglio Excel.
Software di Project Management per progetti più complessi
Un software di Project Management consente alle aziende di gestire molteplici aspetti di un progetto come il roadmapping, il monitoraggio dei traguardi, la comprensione dei rischi, il calcolo del budget. Funzionalità che non si trovano nei software To-Do-List o in quelli di Task Management. Ecco in dettaglio cosa si può fare utilizzando un software di Project Management:
- Gestire le attività: creare, pianificare e assegnare compiti ai membri del progetto; impostare le attività basilari e tracciare il completamento di tutte le attività previste.
- Collaborare in team: utilizzare spazi di lavoro online in cui i membri del team possono commentare le attività, visualizzare i calendari degli altri, chattare e collaborare con estrema facilità.
- Archiviare e condividere documenti: creare un repository centralizzato in cui salvare i file di progetto importanti e tracciare le modifiche delle varie versioni dei documenti.
- Pianificare progetti e attività: impostare gli obiettivi del progetto e delineare i risultati finali utilizzando strumenti integrati, come ad esempio i diagrammi di Gantt.
- Creare report: creare report inerenti lo stato del progetto, tenere traccia dei costi e valutare le prestazioni del team sui pannelli di report che possono contenere grafici, diagrammi di flusso delle attività, e così via
Tale soluzione è adatta soprattutto per le aziende che gestiscono progetti a lungo termine, hanno la necessità di gestire più parti interessate e un team di oltre 10 membri.
Una soluzione di questo tipo può essere ancora più completa se integrata con sistemi aziendali come CRM e gestionali ERP. A differenza di una semplice soluzione di To-Do-List che consente solo di pianificare e gestire le attività, tali strumenti di Project Management consentono di pianificare l’intero ambito del progetto, monitorare i budget, creare fatture, fare un inventario delle risorse o calcolare il loro carico.
Automazione con software di Project management
L’automazione che questi software di Project Management offrono può togliere un carico importante dalle spalle dei Project Manager. Ad esempio, questi software possono ottenere aggiornamenti dal team, produrre report e generare avvisi di allerta quando vengono rilevati problemi, gestire in modo automatico licenze, canoni e contratti o allocare automaticamente costi e ricavi.
Ovviamente una soluzione del genere richiede una curva di apprendimento e, solitamente, è possibile eseguire l’aggiornamento a un piano più avanzato una volta che il team è a proprio agio con lo strumento e si inizia a riscontrare il beneficio dalla soluzione adottata.
