In assenza, ma a volte anche in presenza, di una strategia di Data Governance precisa e attenta sin dai primi passi di un’azienda, facilmente ci si trova di fronte a una situazione al limite del governabile. Fino a quando le informazioni sono relativamente poche e all’apparenza gestibili manualmente, affidare tutto a fogli di Excel è una tentazione troppo grande per essere ignorata. Quando però ci si rende conto di quanto la situazione sia fuori controllo, ci si ritrova in quello definito come Data Chaos, dal quale non è facile uscirne. O quantomeno, è molto più costoso di pensare a una soluzione di Data Catalog sin dai primi giorni.
Il problema è diventato particolarmente attuale negli ultimi anni, e non solo per gli obblighi normativi a partire dal GDPR. La trasformazione digitale ha infatti moltiplicato nel giro di poco tempo utenti, dispositivi utilizzati e modalità di accesso. Una situazione impossibile da ignorare o gestire manualmente, se trascurata fonte di problemi, anche seri, nell’efficienza dei processi.
Il Data Catalog, primo passo verso l’ordine digitale
Il Data Catalog è una premessa fondamentale per ricavare informazioni strategiche dal proprio patrimonio acquisito nel tempo. Pensare di mettere in piedi progetti di Data Analytics senza basi solide rischia infatti di rivelarsi prima di tutto una perdita di tempo e denaro. In casi limite, anche una semplice operazione di ricerca può rivelarsi una vera e propria impresa. Una perdita di tempo in grado di mettere a rischio il rispetto di una scadenza o il semplice assolvimento di un compito.
Viceversa, applicare una soluzione di Data Catalog non tarderà nel dimostrarsi valida nel raggiungere diversi obiettivi. A partire da un riferimento unico e certo per tutti i dati. Di conseguenza, maggiore facilità nell’organizzarli e soprattutto relazionarli in funzione degli obiettivi di business. Infine, poter fornire un input di qualità a un sistema di Business Intelligence e sfruttare il potenziale dell’intelligenza artificiale in sede di analisi.
Dal punto di vista più semplice, quella sorta di censimento aziendale rappresentato dal Data Catalog può essere visto come un inventario delle risorse riconducili alla produzione, archiviazione e trattamento dei dati. Deve essere organizzato in modo da permettere agli utenti di recuperare le informazioni desiderate e interpretarle secondo gli obiettivi.
L’anticamera della Data Governance
Una soluzione di Data Catalog al servizio della Data Governance deve garantire due funzioni principali: riuscire a raccogliere e collegare tutte le fonti informative sparse nei vari sistemi per organizzarle in un modello strutturato con i metadati e la relativa disponibilità delle informazioni in modo guidato, controllato ed esaustivo.
Fondamentale è l’attenzione dedicata ai metadati. Le chiavi di ricerca devono essere compilate secondo criteri rigidi e noti a tutti. Voci duplicate, mancanti o imprecise, contribuiscono ad aumentare la confusione e diminuire la produttività. Basti pensare per esempio ai diversi modi di definire una località, a partire dalla lingua originale o quella locale. Affrontare il problema sin dai primi passi del Data Catalog significa ridurre gli errori nei database e fornire a tutti i reparti aziendali un insieme di informazioni condivise e affidabile.
Sono infatti diverse le figure in gioco da tenere in considerazione, dai classici utenti IT e di business, ai più specializzati data analyst, data engineer e data scientist, per arrivare agli sviluppatori. Ricordando anche come ciascuno di questi abbia la necessità di gestire linguaggi e seguire procedure diverse, le stesse in grado di tradursi in benefici per l’azienda.
Da materia prima di qualità, in questo caso il Data Catalog, è di conseguenza più facile costruire applicazioni valide a supporto delle strategie aziendali, nello specifico attraverso la Data Governance. Affiancando inoltre una gestione in ottica di sicurezza, con raggio d’azione in termini di accesso, modifica o semplice lettura correlato ai rispettivi ruoli, alla fine i benefici si riveleranno ad ampio raggio.
A partire da quelli interni, sul monitoraggio dei processi, per assicurare il pieno sfruttamento del patrimonio informativo aziendale, fino a una gestione ottimale delle procedure amministrative. Inoltre, una valutazione più accurata dei servizi in cloud, una maggiore capacità di rilevare segnali di potenziali inefficienze e in generale il supporto ai processi decisionali.
