Il sistema di controllo di gestione per le aziende che producono su commessa è uno dei sistemi “vitali” per l’azienda in quanto permette di capire, in anticipo, l’andamento futuro delle commesse. Perché raggiunga questo scopo deve essere impostato in modo da permettere una verifica dell’avanzamento delle commesse semplice ed efficace.

La funzione deputata a questa verifica è il project manager, il quale, va ricordato, è principalmente responsabile del controllo dei costi (inteso come monitoraggio di quanto già speso e previsione a finire) e del loro rapporto con quanto previsto ad inizio commessa. Controllo che va effettuato durante tutto il periodo di vita della commessa, perché a poco serve verificare i costi sostenuti a commessa chiusa, quando non c’è più spazio per intervenire se necessario

Rendere efficace il sistema di controllo è complesso e richiede alcune attenzioni in alcuni ambiti specifici.

Paragrafo 1: Decisioni da prendere per la giusta allocazione dei costi 

I costi principali da tenere sotto controllo sono i costi legati ad acquisti e i costi del personale. Sono tipologie di costo che normalmente hanno una tracciatura informatica standard in azienda, ma vale la pena di fare alcune note sulle attenzioni da avere nelle logiche di valorizzazione:

• Costi di acquisto – sono diversi i momenti in cui si può associare il costo alla commessa – ad esempio al rilascio ordine, al ricevimento della merce, all’utilizzo in produzione o all’emissione fattura – e a seconda del momento in cui si fa questa associazione, cambia il modo in cui viene letto l’avanzamento economico della commessa. Ogni azienda, in base ad esigenze specifiche, deve decidere le proprie regole per identificare quando “si realizza” il costo di acquisto. Affinchè tali regole possano essere rispettate, le stesse devono essere convertite in procedure informatiche che permettano una gestione automatica tramite i software deputati al controllo di gestione (i sistemi di PPM, ad esempio, sono in grado di gestire queste dinamiche leggendo i dati  normalmente presenti negli ERP)
• Costi del personale – alcune aziende decidono di non tenere sotto controllo nella commessa il costo del personale considerandolo un costo fisso aziendale ed in ogni caso presente. Solitamente è un modo scorretto di ragionare per un vero controllo di commessa. E’ preferibile quantificare precisamente l’impegno del personale tramite la preventivazione del lavoro necessario e la successiva registrazione dei timesheet, con l’allocazione del tempo, ove possibile, sulle singole commesse. Se questo non fosse possibile, l’alternativa è ripartire il tempo totale di lavoro, prevedendo e definendo logiche  anche per le risorse che  lavorano su attività non direttamente imputabili alle commesse. La scelta da fare, successivamente, è se valorizzare il costo del personale con logica full cost, annegando nel costo orario anche una quota dei costi indiretti (più agevole da gestire a livello informatico), o con logica direct cost, quantificando il lavoro del personale al costo orario reale e aggiungendo separatamente parte dei costi indiretti alla contabilità di commessa.

Paragrafo 2: I 5 valori di base necessari per monitorare l’andamento economico della commessa

La produzione su commessa è frequentemente gestita tramite una sequenza di operazioni – i gantt che le rappresentano ne sono una testimonianza – tra loro interconnesse da una struttura complessa. Per riuscire ad avere un quadro complessivo e veloce da comprendere dell’andamento economico delle commesse, è necessario impostare un sistema di controllo che preveda pochi valori rappresentativi da monitorare. Possiamo riassumere i cinque driver che compongono questo quadro di monitoraggio:

• Baseline costi di progetto – si tratta della stima dei costi che viene effettuata e congelata nella fase iniziale di progetto e rappresenta il vero budget di confronto per tutta la durata del progetto. A differenza del budget che viene elaborato durante la trattativa commerciale, la baseline deve essere costruita in modo più dettagliato in modo da permettere, se necessario in casi di scostamenti di una certa entità in itinere, un confronto su voci di costo differenziate e significative.
• Costi già sostenuti – la valorizzazione dei costi già sostenuti avviene raccogliendo le informazioni solitamente registrate nell’ERP e nei timesheet. Come già accennato precedentemente è importante prendere decisioni su alcuni criteri di assegnazione costi alle singole commesse.
• Stima costi ancora da sostenere – arrivare a stimare i costi ancora da sostenere per chiudere una commessa è un’attività che poche aziende sono abituate a fare. Spesso si tenta di dedurre il residuo togliendo dalla baseline i costi già sostenuti, ma il metodo è scorretto. I costi ancora da sostenere devono essere stimati dai diversi responsabili di area nelle singole commesse nel modo più realistico possibile. I project manager, in questo caso, sono responsabili di assicurarsi che questa stima venga effettuata da chi di competenza.
• Budget costi di commessa aggiornato – viene calcolato sommando i costi già sostenuti con la stima di quelli ancora da sostenere. Il budget aggiornato non deve sovrascrivere la baseline, ma rappresenta un set di dati a sé stante.
• Delta tra baseline e budget costi aggiornato – in ogni momento della vita di una commessa aiuta a capire quale “direzione” stia prendendo la commessa dal punto di vista economico e permette di intercettare in anticipo derive indesiderate dei costi sostenuti.

Una precisazione su questo tema va fatta collegandosi al tema della gestione dei “Changes” di commessa . I progetti possono subire infatti durante il loro svolgimento variazioni di scope rilevanti. Quando questo avviene, è buona prassi rivedere la baseline di progetto aggiungendo, previo accordo con il cliente sull’impatto delle modifiche, la stima di extra costi generato dal cambiamento di scope. La baseline, al contrario, non deve essere modificata quando gli extra costi sono generati solo da una valutazione iniziale imprecisa.

Paragrafo 3: Come rendere significativa la valutazione dell’avanzamento di commessa tramite l’Earned Value Method 

La valutazione delle commesse diventa  particolarmente utile  se e quando viene monitoratoanche l’avanzamento fisico delle commesse. L’Earned Value Method è tra le metodologie più conosciute in quest’ambito e si basa sul confronto in ogni momento dell’avanzamento della commessa tra:

• Quanto era previsto che venisse speso fino a quel momento (Planned Value) – dato ricavato dalla baseline iniziale.
• Quanto è stato speso effettivamente (Actual Cost) – dato derivato dalle modalità di assegnazione costi a commessa scelte.
• Quanto è stato effettivamente realizzato (Earned Value) – dato calcolato applicando alla percentuale di avanzamento delle attività i relativi costi previsti dalla baseline.

I tre valori, se confrontati, possono dare una buona idea complessiva dell’avanzamento reale delle attività. Ci si può rendere conto, ad esempio, di essere in anticipo rispetto alla pianificazione se l’Earned Value è maggiore del Planned Value e contemporaneamente di aver speso troppo se lo stesso è, però, minore dell’Actual Cost.

Il metodo appare semplice, ma rendere i dati significativi è più complicato. In particolare va dedicata particolare attenzione a come si stima l’avanzamento delle singole attività di progetto.. Risulta quindi molto importante il continuo aggiornamento dei gantt di commessa dai quali capire “a che punto dovremmo essere adesso”.

Sulle logiche di allocazione dei costi che incidono sull’Actual Cost abbiamo fatto un approfondimento precedentemente.

Per quanto riguarda, infine, il calcolo dell’Earned Value, la difficoltà principale che si incontra spesso è quella di misurare la percentuale di avanzamento delle attività che compongono il progetto. Un modo può essere quello di considerare la percentuale di avanzamento delle singole attività, applicare i relativi costi e decidere il peso che questa attività deve avere sulla stima di avanzamento generale della commessa. In ogni caso, qualunque sia la modalità scelta, per garantire una lettura dell’avanzamento complessivo di commessa ripetibile e confrontabile, rimane fondamentale scegliere e standardizzare le procedure e chiarire a chi spetti la responsabilità di  dichiarare l’avanzamento delle attività.

Conclusione: importanza informatizzazione e cultura di gestione del dato

Elencate alcune delle attenzioni da avere nell’impostazione del proprio sistema di controllo di gestione sulle commesse, vale la pena ricordare un aspetto che, in realtà, è ormai comune a tutti gli ambiti aziendali. Non è più possibile immaginare di sostenere un sistema di controllo senza passare da tool informatici adeguati e strutturati secondo le logiche esposte.

Due note su questo tema per finire:

• Parte di queste logiche possono essere “cablate” nei software ERP, ma una gestione ottimale si ottiene con software dedicati (i tool PPM sono normalmente i più integrati con l’intero processo di project management in quanto collegano, oltre alla dimensione “economica” anche quella delle attività di dettaglio da fare e della loro pianificazione temporale).
• Ricordiamo che il successo di implementazione dei software è vincolato alla cultura aziendale di “cura del dato”. I software possono essere un valido sostegno ai processi decisionali aziendali, ma la qualità del loro output dipende da come vengono gestiti i dati in ingresso. In questo le note sulle decisioni da prendere per l’implementazione dei modelli di controllo di gestione sono importanti in fase di impostazione

Per approfondimenti sul tema

• puoi guardare il video del webinar  Project Management e Cost Estimating nel Futuro – Soluzioni Innovative e AI con Primavera e CostOS
• puoi leggere anche l’articolo di Opta Il controllo di gestione nella produzione per commessa

L'articolo Controllo di gestione nella produzione per commessa: come renderlo efficace proviene da Horsa Blog.

Cos’è e come funziona, in pratica, la soluzione Wrike per il project management?  

Soluzione basata sul cloud e adatta a ogni tipo di business, Wrike nel project management permette di gestire attività in tutti gli ambiti operativi: dal marketing all’IT, passando per design, PMO, ricerca e sviluppo e servizi professionali. Innanzitutto, consente una precisa pianificazione di costi, tempi e risorse da dedicare a ogni progetto. In secondo luogo, abilita una governance puntuale e personalizzata dei lavori grazie alla possibilità di utilizzare strumenti essenziali come Gantt, Kanban Board o ToDo list. Non solo: con Wrike il project management riesce ad aderire perfettamente a ogni specifica esigenza grazie alla possibilità di personalizzare i diversi workflow, i report e le dashboard su team e progetti. L’estrema funzionalità è data anche dalla possibilità di integrare la soluzione con gli strumenti di collaborazione più diffusi – come Office365, Google Workspace, Adobe e Salesforce – e di realizzare interfacce personalizzate attraverso API robuste e semplici da utilizzare. La piattaforma è perfettamente fruibile in tutte le sue parti sia via web che in modalità mobile: un requisito fondamentale per garantire davvero una produttività fluida e senza limiti.

Vantaggi concreti: con Wrike il project management è più efficiente, semplice e sicuro  

Considerando le caratteristiche appena elencate, è subito chiaro quanto con Wrike il project management acquisisca un’efficienza mai raggiunta prima: una spinta in più è data da regole di automatismo e funzionalità di intelligenza artificiale che potenziano il lavoro dei team in maniera sostanziale. Le operazioni manuali si riducono, gli errori diminuiscono, le criticità si dissolvono, i tempi si accorciano: lavorare diventa più facile. La semplicità d’uso a trecentosessanta gradi è infatti il secondo grande vantaggio immediato che Wrike offre al project management: oltre alle funzionalità già considerate, il sistema consente anche di coinvolgere in pochi clic collaboratori esterni all’organizzazione, ai quali basterà accedere al link condiviso per apportare il proprio contributo al progetto, senza uscire dall’applicativo. L’utilizzo è immediato anche per l’amministratore del sistema, il quale può gestire i flussi di lavoro, utenti, personalizzazioni, e automatismi con un approccio estremamente intuitivo. Ultimo vantaggio, ma non per importanza: la sicurezza dei dati. All’interno di un ecosistema operativo digitale diventa fondamentale garantire i livelli più elevati di protezione dei dati. Wrike lo fa, grazie a un sistema di controllo degli accessi basato su ruoli e procedure di autenticazione avanzata. 

La consulenza Horsa valorizza al massimo Wrike, il project management ci guadagna 

Per abilitare lo scenario descritto fin qui e implementare Wrike per un project management ottimale è importante affidarsi a una consulenza di valore, che sia in grado di assicurare la massima valorizzazione di questo strumento. Horsa si impegna con passione e serietà in questa direzione e, attraverso vari pacchetti di servizi che possono essere ulteriormente personalizzati, in modo da garantire al meglio di soddisfare le esigenze dei clienti. Tra i pacchetti offerti esiste anche la possibilità di effettuare un Trial del sistema, con diversi livelli di supporto. Una volta completata l’effettiva implementazione, le aziende possono continuare a contare su Horsa come primo contatto di assistenza scalabile direttamente sul supporto IT interno a Wrike, attivo 24/7. Un’ulteriore garanzia per una gestione dei progetti sempre e comunque impeccabile.  

L'articolo Adozione di Wrike per il project management: quali sono i vantaggi per un’azienda​ proviene da Horsa Blog.

Per gestire progetti nell’hybrid workspace serve un software adeguato

Il primo passo per gestire progetti in maniera efficace nel nuovo ambiente ibrido è ottimizzare la collaborazione tra le persone, integrando una piattaforma unificata e accessibile online da qualsiasi postazione. Un software di Project Portfolio Management così implementato, in particolare, consente di centralizzare e mettere a sistema tutto il patrimonio informativo, ottimizzando i flussi di lavoro e la loro orchestrazione. La caratteristica chiave del Project Portfolio Management è quella di riuscire a ottimizzare le lavorazioni su quattro livelli: singolo progetto, insieme di progetti collegati (in modo tale da agevolare uno sviluppo organico) e programmi di un’area aziendale (Portfolio),  ma anche di programmare, se pur ad alto livello, tutte le altre attività definite che rientrano nel cosiddetto non-project work, ovvero mansioni di routine che vanno svolte indipendentemente dal progetto stesso.

Standardizzare i processi per gestire progetti in modo più efficace

Ed eccoci al secondo requisito fondamentale. Se è vero che lo strumento chiave per gestire progetti è un software evoluto di Project Portfolio Management, è altrettanto vero che la leva abilitante per il successo di ogni attività è la standardizzazione dei processi. La soluzione ideale, quindi, deve mettere a disposizione procedure ottimizzate e best practice, consentendo di adattarle di volta in volta alle specifiche necessità del singolo progetto. La possibilità di poter sfruttare un modello operativo a cui adeguarsi, seguendo una sorta di piano  già tracciato e validato, consente di lavorare speditamente e in maniera decisa, senza dover perdere tempo e risorse nella continua ridefinizione delle migliori strategie da adottare in ogni caso specifico. In questo senso, ragionare in termini di Project Portfolio – ovvero categorizzando i vari progetti secondo obiettivi o tematiche affini – riduce le complessità del grande meccanismo generale, semplificando il lavoro, riducendo gli errori e aumentando la produttività. Ed ecco che gestire progetti diventa (quasi) un gioco da ragazzi!

L’importanza della formazione per governare il cambiamento in maniera più proattiva

Per ottenere i vantaggi fin qui descritti, tecnologia e processi sono evidentemente fondamentali, ma non bastano. C’è un terzo elemento imprescindibile che non può essere trascurato: per gestire progetti di successo grazie a processi efficienti abilitati da strumenti evoluti, servono le giuste competenze. Implementare il migliore software per una governance e una standardizzazione ottimali, infatti, non serve praticamente a nulla se non si verifica un allineamento delle competenze al nuovo contesto. Il perché è evidente: strumenti e strategie possono fare la differenza solo se adeguatamente sfruttati. Il primo passo da compiere in questa direzione è effettuare una panoramica di tutte le competenze presenti all’interno dei gruppi di lavoro, identificando debolezze e punti di forza. A partire da questa analisi, si potranno dunque predisporre percorsi di aggiornamento o di formazione per colmare le lacune e potenziare le capacità. La mossa migliore è farsi affiancare da un consulente esperto, in grado di seguire ogni aspetto dell’implementazione di un sistema di Project Portfolio Management secondo un approccio che punti a gestire i progetti con successo valorizzando in egual misura i tre grandi protagonisti di questa evoluzione: strumenti, processi e persone.

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In questo scenario, spesso è necessario un forte coinvolgimento del cliente che, nell’intero ciclo di vita della commessa stessa, deve essere parte attiva del progetto e contribuire in maniera fondamentale al buon esito dell’iniziativa. Indipendentemente da questi fattori, deve essere comunque salvaguardato il rispetto dei tempi e del budget, gestendo correttamente le eventuali richieste di modifica che si verificano in corso di progetto, in modo tale da garantire non solo la soddisfazione del cliente finale ma anche la profittabilità della commessa stessa.

Questi elementi di unicità ed imprevedibilità portano le aziende che lavorano su commessa a dover affrontare una serie di sfide, di natura diversa rispetto a quelle di chi lavora con una produzione ripetitiva.

1. La vendita

Le prime criticità si riscontrano ancor prima dell’inizio della commessa. Durante la fase commerciale, infatti, la variabilità dei possibili requisiti del cliente e di conseguenza l’unicità del prodotto da realizzare, rendono complessa la preventivazione. Da un lato bisogna quotare con ragionevole accuratezza ciò che si andrà a realizzare per essere competitivi sul mercato, dall’altra bisognerà prevedere una sufficiente contingency per garantire la profittabilità della commessa stessa. In questa fase è fondamentale che l’ufficio commerciale e l’area tecnica lavorino a stretto contatto e che le informazioni siano condivise in maniera efficace e tempestiva, d’altro canto è fondamentale poter far leva su dati storici e su un know how aziendale condiviso.

2. La gestione del progetto

Una volta che l’opportunità si è concretizzata, si avvia il progetto che deve portare alla realizzazione dell’output in base alle specifiche definite in fase di vendita e nel rispetto dei vincoli di tempo, costo e qualità concordati. Diventa critico in questa fase per l’azienda avere una struttura organizzativa che supporti la gestione per progetti, poter contare su figure professionali qualificate (in primis i project manager) e disporre di sistemi specifici di pianificazione, gestione e controllo dei progetti aziendali, tenendo conto di eventuali vincoli di portafoglio. Per garantire il buon esito della commessa, risulta chiave in primis essere in grado di effettuare una pianificazione che tenga in considerazione la reale capacità delle risorse aziendali e secondariamente individuare tempestivamente eventuali criticità e quindi mettere in atto le necessarie contromisure.

3. Il controllo dei costi e della marginalità

Come anticipato precedentemente è fondamentale già a partire dalla fase commerciale tenere in considerazione la marginalità attesa per la commessa. Questo perché, per le aziende che ragionano per commessa, la profittabilità aziendale è fortemente legata alla profittabilità delle singole commesse. Garantire un sufficiente margine per ciascuna commessa parte da una corretta e completa comprensione dello scope di progetto e da una costificazione accurata dell’output da realizzare. Si inserisce in questo ambito anche il tema della gestione del rischio legato alla commessa, che dovrebbe essere uno dei principali fattori che determina anche la contingency da prevedere in fase di quotazione iniziale. Durante il progetto sarà quindi fondamentale tenere sotto controllo queste stime, avendo a disposizione in tempo reale il consumo del budget, sia in termini di utilizzo di risorse interne o esterne (le ore uomo spese sulla commessa) sia in termini di altri costi (materiali, attrezzature, servizi). Anche in questo caso vengono in aiuto del responsabile della commessa opportuni strumenti informatici.

4. La documentazione di commessa

Durante l’intero ciclo di vita della commessa vengono prodotti una serie di documenti, a partire dalla proposta commerciale, passando per la contrattualistica, fino ad arrivare a tutta la documentazione di progetto e tecnica (disegni, schede tecniche, documenti di collaudo, documenti di SAL, etc.). Ciascun documento, tra l’altro, potrà avere una serie di versioni sulla base delle successive revisioni che ne vengono fatte. Alcune delle sfide tipiche e delle domande più comuni rispetto alla gestione documentale, sono relative a quali siano le modalità di gestione più corrette di questi asset, quali i sistemi dove archiviare tali documenti, come garantirne l’univocità e di conseguenza come condividerli e renderli facilmente consultabili da tutti gli attori in gioco.

5. Le BOM

Durante la fase di design, solitamente vengono sviluppate diverse varianti del prodotto finale, in corrispondenza ad esempio di modifiche sui requisiti o del presentarsi di rischi e/o opportunità. E’ molto importate quindi tracciare ed avere il controllo delle diverse versioni della distinta base di progettazione (Engineering Bill Of Materials, EBOM) che vengono redatte, sia in un’ottica di condivisione delle informazioni con i vari dipartimenti (ufficio tecnico, produzione, supply chain, ecc.) sia in un’ottica di ottimizzazione della componentistica e di conseguenza di riduzione dei costi sul prodotto. A partire dalla distinta base di progettazione viene generalmente prodotta una distinta base di produzione (Manufacturing Bill Of Materials, MBOM) che conterrà non solo le materie prima ed i semilavorati necessari per la produzione del prodotto, ma anche le fasi di lavorazione che consentono di arrivare al prodotto finale; sulla base di quest’ultima potrà essere stimato il costo standard del prodotto. Esistono infine distinte base di collaudo e manutenzione (Service Bill of Materials, SBOM) a supporto delle fasi di installazione e post-vendita. In tale scenario, risulta evidente che un’azienda che lavora su commessa non può prescindere da una gestione integrata ed efficace delle distinte base, per rispondere tempestivamente alle esigenze dei propri clienti.

6. La produzione

In una logica di produzione per commessa, la fase di produzione ed assemblaggio è probabilmente una delle più critiche nel determinare la qualità, il time to market ed il costo del prodotto finito. Non bisogna però dimenticare che gran parte delle scelte fatte qui sono in realtà determinate a monte durate la fase di design. Per questo motivo è fondamentale che il dipartimento produzione sia coinvolto nel progetto fin dalla fase iniziale, in modo tale da sviluppare il prodotto sulla base dei vincoli imposti dal sistema produttivo e tenendo in considerazione la qualità che si vuole ottenere e le esigenze di manutenibilità del prodotto stesso (si veda a tal proposito il concetto di “Design for X”). Ciò detto, sarà chiave in questo frangente, al fine di salvaguardare la marginalità attesa per la commessa, un’attenta pianificazione della produzione ed un controllo dei costi costante e strutturato, volto alla riduzione degli sprechi (legati sia all’utilizzo delle risorse che alle materie prime e semilavorati impiegati). In un’ottica di ottimizzazione dei processi produttivi e per una corretta gestione dei dati di fabbrica, sia per aziende che lavorano su commessa sia che per produzioni in serie, esistono sistemi gestionali ad hoc: i MES (Manufacturing Execution System).

7. Il post-vendita

Come è noto, una clientela soddisfatta e fidelizzata porta a diversi vantaggi, tra i quali in primo luogo l’aumento della redditività del singolo cliente che si affiderà ancora alla nostra azienda per acquistare altri prodotti ed indirettamente perché contribuisce a migliorare la reputazione del nostro brand. Uno dei fattori fondamentali per avere una buona customer retention è proprio quello di poter offrire dei servizi post-vendita rapidi ed efficaci e che, per quanto possibile, anticipino le esigenze del cliente e prevengano problematiche sul prodotto durante il suo utilizzo. In quest’ottica è importante non solo poter contare su processi solidi ed una struttura di supporto adeguata, ma anche su una base dati strutturata che consenta di rispondere rapidamente alle richieste del cliente, oltre ad essere in grado di agire in ottica predittiva.

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Nel dinamico contesto aziendale, si sta diffondendo sempre di più il ruolo del Project Manager, che si trova però spesso a cercare di soddisfare aspettative irreali, talvolta con responsabilità che sconfinano il solo concetto di progetto.

Per spiegare al meglio questo tema, proviamo a considerare un esempio pratico: la costruzione di un nuovo stabilimento.  Il primo errore che si tende a commettere è quello di gestire l’iniziativa come un progetto già definito, nominando quindi un Project Manager che si occuperà della sua realizzazione fino ad essere responsabile di tutti gli aspetti ad essa collegati. In realtà, esiste una fase preliminare, conosciuta come Business Analysis, che ha lo scopo di valutare se l’iniziativa è ragionevole. Questa fase è una combinazione tra l’acquisizione di informazioni dai dati utilizzando tecniche specifiche e l’esecuzione di attività per identificare le esigenze di un’azienda. Qual è l’obiettivo ultimo di questo stabilimento? Quali prodotti o servizi dovrebbe generare? Quali risultati attesi rispetto ai costi? Esistono alternative valide? Sono presenti risorse sufficienti per la sua realizzazione? Queste sono solo alcune delle domande cruciali da affrontare in questa fase.  

Definiti questi aspetti, avremo il quadro completo sul nostro “Business Case” da attribuire a un Project Manager, che lo realizzerà seguendo le specifiche, rispettando le scadenze e i costi precedentemente stabiliti. Inoltre, sarà la Business Analysis a garantire che, al termine del progetto, i benefici attesi siano stati effettivamente raggiunti. 

Stando all’esempio citato, cioè la costruzione di un nuovo stabilimento, dopo la conclusione del progetto, il compito di gestire le operazioni quotidiane sarà affidato al Responsabile di Stabilimento. Questo cambiamento verrà ufficializzato durante la fase di chiusura del progetto, una fase spesso trascurata ma di fondamentale importanza.  Nel linguaggio aziendale, questo processo rappresenta il ritorno al “Business As Usual,” ma a un livello più avanzato.  È importante notare che queste distinzioni non sono rigide e fisse, ma servono a riflettere sulle fasi fondamentali e sugli obiettivi correlati. 

Integriamo ora un nuovo elemento nella nostra situazione di esempio, una circostanza purtroppo frequente, poiché le attività di R&D e formazione del personale non sempre vengono sviluppate parallelamente. Supponiamo che i dipendenti del nuovo stabilimento, dotato di tecnologie all’avanguardia, non siano stati adeguatamente formati per sfruttarle al meglio. Ciò potrebbe portare a un utilizzo inefficiente degli impianti, con una produttività inferiore alle aspettative.  

In parole più semplici, il problema non risiede direttamente nel progetto stesso, ma nell’arte di gestire il cambiamento che il progetto inevitabilmente porta con sé (il progetto interrompe sempre uno status quo). Perciò, è fondamentale prestare particolare attenzione anche a questo aspetto, per il quale esiste una metodologia specifica chiamata Change Management, che a sua volta comprende processi, ruoli e linee guida ben definiti.  

Dal Project Manager al Program Manager

Ora, immaginiamo che l’iniziativa, oltre la costruzione del nuovo stabilimento, includa anche l’implementazione di un nuovo sistema logistico automatizzato. Qui entriamo nel territorio della gestione di più progetti interconnessi (gestione del programma). I programmi generalmente hanno dimensioni maggiori rispetto ai progetti singoli, relazioni complesse tra i dipartimenti e sono caratterizzati da più incertezza. Questa transizione richiede, oltre che a competenze e responsabilità differenti, anche una diversa figura professionale: il cosiddetto Program Manager. Quest’ultimo deve garantire che i progetti siano eseguiti in modo coordinato, assicurarsi di avere il personale necessario per entrambi i progetti, pianificare le attività e i tempi in modo da massimizzare i risultati dell’intera iniziativa.  

Supponiamo ora che l’azienda in questione voglia aprire non uno, ma più stabilimenti (con o senza sistemi logistici aggiuntivi). In questo caso, ci troveremmo a gestire un portafoglio di progetti, un insieme di progetti e programmi che richiedono una gestione coordinata. 

In conclusione, il passaggio da un’idea a un progetto implica la considerazione di molteplici aspetti e discipline. Il project management è solo una parte di questa equazione e, da solo, non è sufficiente per portare a termine un’iniziativa complessa. 

Inoltre, per eseguire tutti i passaggi in modo efficace, è essenziale considerare una dimensione “trasversale” e costante: il tempo. Per portare a termine le attività previste, è necessario non solo avere una conoscenza delle tematiche descritte, ma anche avere il tempo necessario per metterle in pratica nel migliore dei modi. Questo non significa necessariamente ingessare il processo con burocrazia e complessità eccessive. La gestione del tempo è essenziale per garantire che le attività previste siano realizzabili e per evitare sovrapposizioni con altre iniziative o attività quotidiane. Inoltre, sviluppare competenze nella gestione del tempo è cruciale come una “soft skill” fondamentale per l’efficienza in qualsiasi contesto lavorativo, indipendentemente dalla fase, dal progetto o dall’attività gestita. 

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Il mondo del project management necessita di conoscenze sia pratiche sia teoriche, come molte altre discipline, ma a differenza di altri lavori quello del project manager richiede prima o poi una tappa quasi “obbligatoria”, la certificazione. Certificarsi, infatti, permette di conoscere nuove metodologie, di dare nuovi orizzonti alla propria carriera ma anche di segnalare alla propria e alle altre organizzazioni di essere legittimato a concorrere per le gare dove queste vengono richieste.  

 Indiscutibilmente per il mondo del project management la certificazione PMI-PMP è la più famosa e maggiormente richiesta a livello internazionale. Essendo molto conosciuta tra i professionisti potrebbe sembrare che accedervi sia semplice, ma non è così; infatti, al 31 marzo 2023 in Italia il numero di certificati PMP è poco meno di diecimila e nel mondo poco più di un milione. 

I vantaggi di avere una certificazione come la PMP sono molteplici, fra le quali le principali: 

• prendere conoscenza e consapevolezza di quali siano le metodologie adatte da applicare sui progetti che si affrontano permettendo dunque di intervenire, modificare e prendere decisioni a ragion veduta. 
• Possedere una riconoscibilità interna ed esterna, infatti ottenendo la certificazione PMP si segnala alla propria organizzazione e alle altre di essere un soggetto formato e certificato dall’ente di project management più importante a livello internazionale;, questo comporta più possibilità di fare carriera e spesso stipendi maggiori in confronto ai pari ruolo. 

 Per accedere alla prova di certificazione sono richiesti requisisti specifici e un esame composto da quesiti tutt’altro che banali, con molte domande situazionali che richiedono quindi non solo una conoscenza del materiale didattico, ma anche un’esperienza maturata on the job. 

 Gli argomenti trattati infatti si focalizzano su tre macro-campi:  

• Persone = come gestire team e risorse all’interno dei progetti. 
• Processi = come gestire i processi all’interno dei progetti. 
• Contesto= come gestire un progetto a seconda dell’ambiente in cui si opera. 

 I requisiti per sostenere questa certificazione dipendono dal titolo di studio che si possiede: 

La struttura dell’esame consiste in 180 domande tra: 

• multiple-choice,  
• multiple responses,  
• matching,  
• hotspot e limited fill in the blank. 

Per una durata di 3 ore e 50 minuti. 

La certificazione PMP si basa sulle conoscenze teorizzate dal Project Management Institute quali: 

• Capacità tecniche di gestione. 
• Capacità di leadership. 
• Capacità strategiche e di business management. 

Il PMI consiglia una preparazione teorica facendo riferimento al materiale della PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge), una guida pubblicata dal PMI con lo scopo di standardizzare e documentare le best practice del Project Management. È fortemente consigliato integrare la preparazione teorica per il PMP con simulazioni che possono essere offerti nei pacchetti di formazione. 

Il PMP non è soltanto un grande investimento di tempo ma anche economico. Il costo della certificazione varia a seconda se si è membri o meno del PMI e le tariffe sono le seguenti: 

N.B. è possibile rifarlo due volte nell’anno di validità della lettera di eleggibilità 

La certificazione PMP ha valenza tre anni e per mantenerla anche in seguito bisogna maturare un certo numero di crediti ossia 60 PDU, così divisi: minimo 35 PMP Education e massimo 25 PMP Giving Back. (1PDU=1h) I PDU sono di due tipi diversi e si possono maturare attraverso la presenza a webinar, conferenze e seminari dedicati (PMP Education), oppure in attività di insegnamento o di volontariato (PMP Giving Back). 

Codice etico  

Il PMI ha definito un codice etico comportamentale che deve essere seguito e firmato dai professionisti che rientrano in questi gruppi: 

• Tutti i membri del PMI.  
• Individui che non sono membri del PMI, ma che soddisfano uno o più dei seguenti criteri:  
• Non membri che hanno conseguito una certificazione PMI.  
• Non membri che fanno domanda per iniziare il processo di certificazione PMI.  
• Non membri che svolgono attività di volontariato presso il PMI.  

Il codice etico comprende 4 macro-temi: responsabilità, rispetto, equità e onestà. 

L’intervista

Conclusa questa prima parte più “tecnica” (per approfondire: https://www.pmi.org/), chiudiamo l’articolo con una piccola intervista a un professionista del mondo del project management e responsabile della divisione Horsa Plan, parte integrante di Horsa Insight a Vicenza: Maurizio Ciraolo. 

D1: Consigli e se sì perché il percorso di certificazione PMP? 

“Consiglio assolutamente il percorso PMP, principalmente perché è un modo per capire che esiste un approccio universale e strutturato alla gestione dei progetti, poi adattabile ai vari contesti aziendali e a tutti i progetti a seconda della tipologia e della dimensione; per di più a livello aziendale il percorso di certificazione permette a un gruppo di project manager di uniformare lessico e modalità di gestione dei progetti e di conseguenza rendere i processi più efficienti.” 

D2: Consiglieresti anche l’iscrizione al PMI? 

“Certo, sia perché è una fonte bibliografica completa e autorevole sia perché si possono seguire webinar, eventi e altre iniziative che consentono di maturare i crediti necessari al mantenimento della certificazione. Inoltre, il PMI propone altri tipi di certificazione, come ad esempio la PMI-PBA (Project Business Analysis), che si focalizza su una tematica specifica (la Business Analysis in questo caso, cioè lo studio dei motivi strategici che scatenano un progetto) spesso sottovalutata. Altri esempi sono la certificazione in Risk Management, in portfolio management e in program management che sono utili perché permettono di avere una visione strutturata su una serie di problematiche vicine al mondo del Project Management che spesso vengono sottovalutate.”   

D3: Quale utilità concreta hai riscontrato da questo percorso?  

“Tra le utilità concrete sicuramente lo studio che il percorso ‘costringe’ a fare, permette di capire quali siano i processi e le fasi che si dovrebbero affrontare sul progetto, permettendo di capire coscientemente i rischi che si corrono, a volte necessariamente, quando si semplifica il processo. Anche una maggior sicurezza nel proporre approcci e nelle discussioni con clienti/colleghi/partner, sapendo che le indicazioni fornite non sono frutto del solo ‘buon senso’, ma arrivano da un approccio codificato alla gestione dei progetti. Infine, la formazione continua per il mantenimento della certificazione, obbliga in qualche modo a rimanere aggiornati sul tema, permettendo di cogliere gli spunti sulle evoluzioni delle metodologie o di rispolverare alcuni aspetti grazie anche alle esperienze che vengono riportate.” 

Vuoi certificarti con Horsa Plan? 

Horsa Plan è una divisione di Horsa che si occupa principalmente di Project & Portfolio Management, offrendo servizi di formazione sia di base che in preparazione alle certificazioni; inoltre, Horsa Plan è partner di alcuni dei vendor più diffusi con cui collabora da anni, promuovendo software innovativi per la gestione di attività e progetti e l’organizzazione del lavoro. 

L'articolo CERTIFICAZIONE PMI-PMP: Project Management Professional proviene da Horsa Blog.

L’idea, nata dalla stretta collaborazione di Wrike e Horsa Plan, divisione di Horsa specializzata in Project Management, aveva l’obiettivo di proporre un pomeriggio di confronto e dialogo, coinvolgendo clienti e no in un luogo esclusivo, ricco di storia e grandi valori: Poli Distillerie, nota azienda del territorio produttrice di grappe e liquori dal 1898. Wrike, cuore pulsante dell’evento, è la soluzione di collaborative work management in cloud che aiuta le aziende a gestire l’intero ciclo di vita dei progetti e delle attività, stimolando la collaborazione tra i diversi team e garantendo completa visibilità sul lavoro da svolgere. 

Diamo inizio all’evento! 

Per dare il via all’evento con la giusta carica e per accogliere al meglio gli invitati, non poteva mancare il welcome coffee, un momento dalle dolci note per “rompere il ghiaccio” e per prepararsi all’inizio degli speeches. 

Si è proseguito nella sala convegni, dove, dopo l’intervento di benvenuto da parte del CEO di Horsa Nicola Basso, i relatori, Maurizio Ciraolo (Horsa Plan Division Manager), Massimo Muiesan (Business Development Manager – Horsa Plan), Archie Sharma (Global Vice President, Partnerships, Strategy & CorpDev – Wrike), Giuseppe Bonavolontà (Senior Account Executive – Wrike), Valerio Nocera (Solution Consulting EMEA & APAC – Wrike) e Riccardo Della Martera (Lead Solution Consultant – Wrike) si sono confrontati su importanti tematiche.  

Si è ampiamente parlato:

• Dell’approccio al cambiamento, dell’incertezza e complessità legate alla realtà odierna. È stato, infatti, utilizzato il termine VUCA per definire l’attualità come volatile, incerta, complessa e ambigua, ma che porta a un’evoluzione continua e a repentini cambiamenti. Basti pensare alla nuova modalità di lavoro hybrid-work oppure al Digital vortex (la crescente attenzione alla digitalizzazione), o ancora all’uso delle IA nei contesti aziendali. 
• Dell’importanza della user experience (UX) che si traduce in capacità di mettere a proprio agio l’utente nel momento in cui dovrà inserire e ottenere informazioni da un tool. Wrike promuove la semplicità d’uso, che permette di ottenere benefici immediati sia in termini di organizzazione sia in termini di gestione del lavoro.  
• Di Wrike e del suo futuro. Sono stati citati alcuni dati notevoli: Wrike è diffuso in più di 130 paesi, conta più di 20.000 clienti, oltre i 2,5 milioni di users ed è da 7 anni Leader nella Forrester Wave (analisi per confrontare soluzioni innovative e tecnologiche).

Ecco alcune delle novità: 

• Lightspeed UX: un’interfaccia ancora più snella con aggiornamenti visivi e nuove viste, 

• Esperienza AI: con modelli linguistici generativi per potenziare la work intelligence di Wrike, 
• Ricerca intelligente: ricerca nell’intera piattaforma con la natural language understanding, 
• Modelli pre-configurati: nuovi acceleratori già preconfigurati per i diversi teams: PMO, Professional Services, IT, Product Developer, etc. 
• Dell’ottimizzazione dei processi aziendali utilizzando una “single source of truth” (SSoT).  Una SSoT permette di aggregare in un unico sistema i dati provenienti da diversi sistemi. Wrike viene considerato tale perché permette di impostare processi ben definiti, di archiviare e/o indirizzare i dati aziendali, di aumentare la visibilità sul lavoro svolto ed è estremamente scalabile e flessibile. 

 La presentazione di tre casi d’uso e l’organizzazione dei tavoli tematici hanno rappresentato un grande valore aggiunto in questo intenso pomeriggio. Tre clienti hanno condiviso la loro esperienza sull’utilizzo di Wrike ponendo l’attenzione su alcuni elementi principali come l’adattabilità alle varie esigenze, l’importanza di definire ed organizzare il lavoro e la rilevanza di una User Interface accessibile e piacevole.  Dopo questo momento di condivisione, sono stati organizzati i tavoli tematici, per fare domande e scambiarsi idee. 

Gli esperti si sono divisi per affrontare quattro tematiche differenti: 

• App e integrazioni 
• Best practice Wrike 
• Choose your Wrike: tipologie di sottoscrizione 
• Speed demos 

Il museo e la cantina

Per concludere l’evento in bellezza, non poteva mancare la visita al museo e alla cantina Poli. La visita guidata ha preso il via all’interno della vecchia osteria in cui è stata raccontata la storia della famiglia Poli, per proseguire nell’ambiente produttivo all’interno del quale era visibile ogni fase del processo di vinificazione e distillazione. Scendendo verso le cantine, è stato proiettato il video con le testimonianze storiche e toccanti degli ex operai. E infine, la ciliegina sulla torta: proseguendo attraverso la barricaia, avvolti da intensi aromi, gli ospiti hanno potuto accedere alla suggestiva sala delle botti, in cui ad accoglierli c’era un ricco rinfresco; un ottimo momento per scambiare due parole. Alla conclusione della giornata, a seguito dell’aperitivo, è stato possibile assaggiare molti dei prodotti Poli nella sala di degustazione. 

Cosa ci portiamo a casa? 

Organizzare un evento è sempre un’impresa che richiede tempo, lavoro di squadra e racchiude in sé moltissime sensazioni: entusiasmo, determinazione, curiosità, ma anche angoscia e timore. Sono proprio queste emozioni che ci aiutano ad impegnarci al massimo curando ogni particolare. 

 Alla fine di questo evento, il team Horsa Plan si porta a casa: 

• nuovi spunti di miglioramento,  
• il consolidamento delle relazioni e della partnership con Wrike, 
• la soddisfazione di aver riunito modi di fare e pensare simili, pur provenendo da realtà molto diverse tra loro e di aver condiviso esperienze concrete. 

Un grazie speciale: ai clienti che si affidano a noi ogni giorno permettendoci di migliorarci sempre; ai colleghi di Wrike, in particolare Archie Sharma, Gary Colon, Ahmad Safwat, Giuseppe Bonavolontà, Valerio Nocera e Riccardo Della Martera con i quali collaboriamo da tempo e non smettono mai di portare innovazione; al nostro CEO che rappresenta per noi un punto di riferimento; allo staff del Marketing che ha concretizzato la nostra idea dell’evento e a tutto il team Horsa Plan per la dedizione e l’impegno dimostrato.  

Se sei interessato alle tematiche della gestione progetti e del lavoro collaborativo, scopri questi articoli e attiva subito la tua free-trial di Wrike: 

• Lavoro collaborativo, come si incentiva in azienda con Wrike 
• L’importanza di un software di Project Portfolio Management per strutturare i processi 

L'articolo Questione di partnership: il primo evento in Italia dedicato a Wrike proviene da Horsa Blog.

Ebbene, nonostante il mestiere di gestire e coordinare attività e progetti esista da sempre, è solo di recente che questo ruolo viene riconosciuto come un vero e proprio lavoro, tanto da introdurre dei percorsi di certificazione.

Il Project Management esiste fin dall’antichità, basti pensare alle grandi opere come le Piramidi, la Grande Muraglia Cinese e la costruzione di città e strade, ma è dagli inizi del ’900 che appare il primo metodo di rappresentazione della sequenza temporale, in uso ancora oggi: il diagramma di Gantt. Le prime applicazioni degne di nota furono grandi progetti in ambito militare e spaziale, come il progetto Manhattan e molti esperimenti spaziali della Nasa, tra cui la missione Apollo. Negli anni la disciplina del Project Management si sviluppa, per poi affermarsi in diversi settori industriali, fino all’avvento di Internet, negli Anni ’90, che ne accelera la diffusione e la contaminazione con tematiche come il Risk Management e la qualità aziendale; infine, il Project Management viene riconosciuto per la prima volta anche nel contesto nazionale tra le professioni non regolamentate (L. 4/2013) e in seguito con alcune norme internazionali UNI dedicate alla disciplina della gestione dei progetti UNI ISO 21502:2021 (in sostituzione a UNI ISO 21500:2012).

Ma chi è e cosa fa il Project Manager?

Il Project Manager è una figura dinamica sempre più richiesta nel mercato del lavoro, che si occupa della gestione, del coordinamento di attività e progetti all’interno di un’organizzazione ed è direttamente responsabile del loro andamento in termini di: tempi, costi, ambito e qualità.

Si occupa della valutazione, definizione, pianificazione e realizzazione dei progetti e determina quali sono i ruoli necessari per il raggiungimento degli obiettivi.

Il Project Manager dirige e collabora strettamente con il team di progetto e svolge, talvolta, il ruolo di integratore, in quanto, avendo una visione complessiva del piano di progetto, delle strategie aziendali e degli obiettivi, mette in comunicazione più parti, coordinandole e cercando di farle funzionare insieme, instaurando quindi un rapporto di collaborazione attiva tra i componenti della sua squadra.

Il Project Manager è responsabile:

• della definizione degli obiettivi di progetto e delle modalità per il loro raggiungimento, valutandone i possibili rischi e l’impatto;
• della redazione del piano di progetto (documento che formalizza le specifiche del progetto in termini di: ambito, costi, tempi e modalità d’esecuzione) e della condivisione di tale documento con il management aziendale;
• della creazione del team di progetto e del coordinamento delle attività, definendo i ruoli e assegnando i task da svolgere ad ogni membro;
• del monitoraggio dell’avanzamento delle fasi e delle attività progettuali, occupandosi della gestione dei rapporti con i vari stakeholder;
• della valutazione e implementazione delle change request, della gestione del budget di progetto e della qualità.

Le competenze del Project Manager

Queste figure sono sempre più numerose e le opportunità lavorative sono destinate a crescere nei prossimi anni, in quanto il successo delle aziende dipende principalmente da persone capaci di organizzare in modo efficace il lavoro e le risorse, soprattutto in contesti in continua evoluzione e in organizzazioni complesse.

Avere delle competenze trasversali è la chiave per poter svolgere al meglio il ruolo di Project Manager; ne deriva, quindi, l’importanza di possedere delle hard skills (competenze tecniche, come ad esempio: risk management, cost management, resource management, quality management, ecc.), ma anche di sviluppare e affinare le proprie soft skills. In particolare, queste ultime fanno riferimento a capacità relazionali e comportamentali: possono essere delle abilità innate, ma anche abilità apprese attraverso l’esperienza e la formazione e sono fondamentali perché permettono di comprendere e relazionarsi con qualsiasi persona.

Siamo in continua evoluzione e non smettiamo mai di imparare. Proprio per questo, Horsa organizza corsi sia per gli aspetti più tecnici sia per quelli legati alle soft skills. Clicca qui e scopri i nostri corsi.

Horsa dispone anche di un programma Academy, vieni a conoscerci.

Ecco le principali soft skills:

• Assertività ed empatia: l’assertività consente alle persone di far valere i propri punti di vista ed esprimere le proprie necessità, ma sempre nel rispetto degli altri. Permette di instaurare legami positivi basati sull’empatia, altra capacità essenziale che consiste nel riuscire a mettersi nei panni di chi si ha di fronte, comprendendone emozioni, mettendo in atto l’ascolto attivo e un atteggiamento non giudicante. Questi elementi fanno sì che il Project Manager instauri dei legami costruttivi e rispettosi con i membri del team e con tutti gli altri stakeholder, basati sulla fiducia e sullo sviluppo.
• Problem solving: è l’abilità di individuare le soluzioni ai problemi, partendo da un approccio sì tecnico ma anche creativo, stimolando la persona a uscire dalla propria zona di comfort. Il lavoro del Project Manager è dinamico e alle volte può essere complesso. Spesso, di fronte alle difficoltà c’è la tendenza a rimandare e rimandare, ecco perché il problem solving aiuta a sbloccare velocemente le situazioni complesse e in modo efficace, evitando ritardi nella pianificazione e i colli di bottiglia.
• Leadership: questo termine, nell’ambito del Project Management, fa riferimento all’abilità di saper guidare le persone verso il raggiungimento di un obiettivo comune, attribuendo responsabilità e quindi delegando lo svolgimento delle attività, comunicando e dirigendo in modo rispettoso e motivante, promuovendo una visione d’insieme e valutando in modo costruttivo le prestazioni del team.
• Gestione del tempo: è la capacità di saper organizzare e pianificare le attività nel rispetto delle scadenze, ottimizzando, così, la produttività, l’efficienza e, perché no, la work-life balance. Un’efficace pianificazione dei tempi permette una gestione delle risorse migliori e di conseguenza minori sprechi in fase di avanzamento del progetto.
• Gestione dei conflitti: all’interno dei team, a volte, possono emergere delle tensioni o delle incomprensioni. La consapevolezza dell’unicità e della diversità delle persone può essere d’aiuto nel comprendere punti di vista differenti e per poter organizzare al meglio un team di lavoro eterogeneo, orientandolo verso un obiettivo comune.
• Comunicazione e ascolto attivo: ciò significa comunicare in modo trasparente decisioni e informazioni, creando un clima costruttivo e delle relazioni basate sulla condivisione e sulla fiducia. Ascoltare le idee e le opinioni dei propri collaboratori fornendo dei feedback.

Perché è importante la formazione/certificazione?

A differenza di molte altre professioni quella del Project Manager non prevede un percorso standard, tuttavia, sono presenti numerosi corsi di formazione che forniscono le conoscenze essenziali sulle teorie di gestione di progetto e metodologie di pianificazione innovative. Insieme a ciò, l’esperienza sul campo rappresenta una parte fondamentale per la formazione di un Project Manager.

È molto importante aggiornarsi e accrescere le proprie competenze attraverso la partecipazione a webinar ed eventi dedicati allo sviluppo delle hard e soft skills; infatti, grazie a questi corsi è possibile sviluppare le proprie abilità di pianificazione e gestione progetto entro i confini del proprio ambito di appartenenza, confrontandosi con professionisti del settore per apprendere le best practice per svolgere al meglio il ruolo del Project Manager.

Oltre alla formazione teorica e pratica è ugualmente di primaria importanza ottenere le certificazioni specifiche del Project Management, in quanto essere in possesso di un attestato di certificazione può avere dei vantaggi sia per le organizzazioni che per gli stessi Project Manager.

Se, da un lato, avere un riconoscimento ufficiale garantisce una maggiore competenza e credibilità nel rapporto con i clienti, dall’altro, ne accresce lo status tra i pari e verrà riconosciuto a livello internazionale, garantendo maggiori opportunità di sviluppo professionale e di lavoro in nuovi mercati.

Le certificazioni sono numerose ed eterogenee, dal modello Waterfall alle metodologie Agile, focalizzate su metodologie differenti ma integrabili tra loro. La scelta della certificazione non si basa soltanto sulle competenze che si vogliono sviluppare, ma anche dai requisiti richiesti dagli stakeholder del settore in cui si opera per concorrere alle gare di appalto.

In conclusione

Horsa Plan è una divisione di Horsa che si occupa principalmente di Project & Portfolio Management, offrendo servizi di formazione all’avanguardia in preparazione alle certificazioni; inoltre, Horsa Plan è partner di alcuni dei vendor internazionali con cui collabora da anni, promuovendo software innovativi per la gestione di attività e progetti e l’organizzazione del lavoro.

CERTIFICATI ANCHE TU!

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La collaborazione digitale dinamica tra i membri di un team diventa un elemento essenziale per contribuire al miglioramento dei processi interni e per rispondere alle esigenze del nuovo paradigma di hybrid-work. A tal proposito, Wrike è lo strumento ideale per semplificare e velocizzare il lavoro collaborativo. Approfondisci l’argomento in questo articolo.

Wrike è un tool di collaborative work management (CWM) e ciò significa che, oltre a mettere a disposizione degli utenti le classiche funzionalità dei software di project management quali, principalmente: la pianificazione, il monitoraggio e controllo dello stato di avanzamento di progetti e attività, la gestione del workload, Wrike permette ai team di rimanere sempre aggiornati sui vari task, condividendo informazioni e documenti di ogni genere, avviando approvazioni e incrementando la visibilità (… e trasparenza!) sull’operatività.

Wrike trova ampio spazio in molte aree aziendali e in particolare in questo articolo approfondiremo la sua diffusione nell’ambito HR, presentando il nostro caso, Wrike for HR: il caso Horsa.

Human Resource: sfide e necessità

L’innovazione tecnologica e il cambiamento socio-culturale hanno un forte impatto anche sull’ambito delle risorse umane.

La pandemia ha incrementato l’adozione di metodologie alternative di lavoro. Lo smart working, che spesso accorcia le distanze, semplificando la gestione del lavoro, a volte riduce la socializzazione e di conseguenza il senso di appartenenza della risorsa sia in relazione al proprio team di lavoro sia nei confronti dell’azienda. Per questo motivo, l’attenzione e la condivisione dei valori aziendali diventa una tematica di fondamentale importanza, quanto il benessere psico-fisico. La motivazione, la prospettiva di crescita, l’attribuzione di responsabilità, l’equilibrio tra lavoro e vita privata, rappresentano degli elementi fondamentali che una risorsa valuta per il proprio sviluppo personale e professionale. Il tema della formazione e degli aggiornamenti, infatti, costituisce un grande valore aggiunto, molto apprezzato sia dalle nuove leve sia dalle figure senior.

Hybrid-work, business value, wellbeing, employee retention e talent development sono, infatti, solo alcune delle sfide che i team HR si trovano a dover affrontare ogni giorno.

Wrike for HR

Wrike è uno strumento estremamente flessibile e versatile, adattabile a qualsiasi team di lavoro. Permette di agevolare la collaborazione tra membri di un team, sia in ufficio sia da casa, riproponendo un’infrastruttura di base che rispecchi i processi operativi caratteristici dell’organizzazione (ad esempio ricreando dei flussi di approvazione di attività e documenti, utilizzando la terminologia tecnica, ecc.).

Vengono proposti alcuni casi pratici di utilizzo caratterizzati da modelli completamente personalizzabili:

• On-boarding e off-boarding: questo template, a partire da uno spazio di lavoro, permette di gestire i processi di on-boarding e off-boarding, dedicando ad ogni risorsa un progetto, all’interno del quale saranno presenti dei sotto-progetti suddivisi per area in cui verranno registrate tutte le attività da svolgere (ad esempio per l’area IT: preparazione dotazioni HW, creazione Account, ecc.).  All’interno del template si trovano anche due dashboard – strumenti per gestire e monitorare il lavoro in modo semplice e dinamico – dedicate rispettivamente ai due processi, per poterne visualizzare efficacemente lo stato di avanzamento per ogni singolo dipendente.

• Training Process: template utilizzato per strutturare e condividere le knowledge base, le linee guida e le regole dell’organizzazione con tutti i dipendenti. In questo modo, verranno diffuse delle procedure standard e consultabili in modo semplice.
• HR Candidate Profiles: Wrike è uno strumento in continua evoluzione ed ha da poco introdotto un nuovo framework per la gestione del lavoro: i Custom Item Types (CIT), elementi che permettono di personalizzare completamente task e progetti sulla base delle esigenze dell’organizzazione e dei singoli dipartimenti aziendali. Nel caso specifico dell’ambito HR, una delle possibili applicazioni dei CIT è rappresentato dalla raccolta e archiviazione dei CV. In particolare, è possibile creare una visualizzazione personalizzata dell’attività in cui verrà inserito il CV, scegliendo quali elementi mettere in evidenza per facilitarne la gestione (ad esempio: dati anagrafici, ruolo ricoperto, ultima esperienza, ecc.).

I vantaggi di Wrike

Molti sono i vantaggi dell’adozione di uno strumento così innovativo e agile.

1)  Migliora la collaborazione nei team

In primis, il notevole incremento della collaborazione del team HR e la riduzione della complessità dei processi operativi. Wrike, infatti, grazie a numerose automazioni e personalizzazioni, permette di definire e snellire i flussi di lavoro, riproponendo una user experience estremamente coinvolgente. Questo strumento, inoltre, permette di definire delle procedure standard come, ad esempio, l’archiviazione dei CV, la gestione del recruitment e di tutte le informazioni relative ai dipendenti, la pianificazione delle attività e del training (certificazioni, corsi, attestati), la gestione dell’employee life cycle. Stiamo parlando di una single source of truth – un’unica sorgente di verità, che si traduce nella possibilità di gestire all’interno di un unico strumento molteplici informazioni, riducendo la necessità di ricorrere a molteplici fonti – in cui poter organizzare tutte le informazioni.

2) Semplifica la gestione delle attività e dei progetti, riduce il tempo necessario per la produzione di report e migliora l’efficienza complessiva del team

Un altro dei vantaggi di Wrike è sicuramente rappresentato dalla riduzione dell’effort, inteso come minor tempo e maggiore efficienza nella produzione di reportistica (e quindi ricerca di dati e informazioni necessarie) e nel monitoraggio complessivo delle attività in corso, grazie all’utilizzo di report e dashboard personalizzate. All’interno di questo strumento, è inoltre possibile creare dei form di richiesta personalizzati, in modo tale da facilitare l’inserimento dei dati, dando maggiore visibilità alle attività da svolgere nei confronti dell’organizzazione.

3) Gestione efficiente del workload

Non meno importante è la gestione del workload. Grazie a questa funzionalità espressa attraverso un grafico costruito ad hoc, è possibile distribuire in modo equo il carico di lavoro alle risorse del team, evitando così, la sovrallocazione delle risorse.

Questi sono solamente alcuni dei benefici apportati dall’implementazione di Wrike, ma vediamo ora nello specifico il caso di applicazione al Team HR di Horsa.

Il caso Horsa

Il mondo ICT non è solo tecnica: Horsa presta da sempre molta attenzione al coinvolgimento e allo sviluppo personale e professionale delle proprie persone, con iniziative e progetti che toccano ambiti anche molto diversi da quello informatico. Il Team HR propone iniziative curiose e coinvolgenti, rendendo i dipendenti Horsa protagonisti attivi della creazione di un ambiente lavorativo autentico e stimolante.

Data la sua grande versatilità, il Team HR ha optato per l’implementazione di Wrike, partendo dalla riorganizzazione del processo di gestione delle nuove opportunità e dei nuovi possibili candidati all’interno di questo tool.

In particolare, è stato creato un form per la richiesta di nuove posizioni lavorative, condiviso con i responsabili delle singole Business Unit (BU) di Horsa. L’invio del form avvia l’apertura di una nuova posizione e, di conseguenza, la ricerca del talento da acquisire.

Per ogni ruolo ricercato, viene creato un progetto all’interno della cartella dedicata ad ogni BU. I candidati rappresentano una singola attività del progetto, in cui vengono inserite tutte le informazioni rilevanti, in modo tale da condividerne i riferimenti con il responsabile della BU in questione, promuovendo una collaborazione all’interno dello strumento.

Per monitorare lo stato delle candidature, è stato ideato un workflow apposito e sono stati creati tanti report quante sono le BU. I dati sono stati raggruppati per ruolo di riferimento e status della richiesta.

In questo modo, la gestione delle candidature acquisisce visibilità per tutti i membri del team.

Il percorso del Team HR di Horsa è iniziato da poco, ma la semplicità d’uso e l’elevato livello di personalizzazione di Wrike faranno sì che questo strumento contamini molti altri processi, portando ad una collaborazione sempre più attiva tra le varie BU.

Questo è solo l’inizio di un intenso percorso rivoluzionario!

In conclusione

Wrike connette le esigenze innovative dei team con quelle operative e gestionali, con lo scopo di raggiungere esperienze lavorative originali ed esclusive. Horsa Plan affianca i team di lavoro in questo percorso dinamico, supportando i clienti e proponendo soluzioni in linea con le necessità dell’organizzazione.

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Tra le varie soluzioni presenti sul mercato, in questo articolo parleremo di Adaptive Work, una delle soluzioni di punta di Planview che riesce a coniugare particolarmente bene completezza di funzionalità e semplicità di utilizzo, se confrontato ad altri competitor.  

Punti di forza 

I punti di forza di Adaptive Work sono molteplici; primo, in termini di flessibilità, facilità nell’utilizzo e prestazioni è paragonabile a soluzioni top di gamma e, secondo, rispetto a competitor più blasonati ha un costo più contenuto. Inoltre Adaptive Work permette di integrare in modo semplice le attività di gestione e operative relative a progetti, programmi e portafogli all’interno di un unico ambiente, dando così completa visibilità a tutti gli attori coinvolti sulle attività in corso e sulle relative priorità.  

Gestione viste 

Una delle funzionalità che rende Adaptive Work al contempo user friendly e capace di gestire situazioni complesse, è senza dubbio la gestione delle viste; altamente personalizzabili all’interno dei vari moduli, le viste permettono di focalizzarsi su differenti tipologie di dati per rendere il lavoro più semplice ed efficace. L’utente ha la possibilità di organizzare le viste ai vari livelli di gestione, dalla micro sotto-attività fino al macro Portfolio progetti, di creare attributi personalizzati in cui è possibile inserire informazioni o calcolare indicatori specifici per l’azienda. La user experience è quindi sicuramente uno dei fattori che differenzia Adaptive Work dai competitor; infatti, la schermata ordinata e pulita permette di facilitare la navigazione all’interno del software. Inoltre, la possibilità di operare in differenti schermate, a seconda della specifica unità di pianificazione, permette di rendere più ordinato il lavoro e quindi più facilmente fruibili le informazioni. 

Gestione Finanziaria avanzata 

Un altro elemento caratterizzante di Adaptive Work è il modulo specifico e avanzato per la gestione finanziaria dei progetti. Questo consente di stanziare il budget, pianificare i costi per le varie risorse divisi in Opex e Capex, tracciare gli effettivi di spesa, calcolare KPI come il ROI e la redditività, presunta ed effettiva, del nostro Portfolio Progetti, così da poter scegliere in ottica di medio lungo periodo il mix di progetti più convenienti per la propria azienda. 

Reportistica  

Adaptive Work offre una soluzione semplice e flessibile a chiunque necessiti di avere reportistica e dashboard intuitive e complete per il controllo del portafoglio progetti e dei carichi di lavoro. Come per la gestione delle viste, anche rispetto alla reportistica Adaptive Work permette alta personalizzazione sia a livello grafico che sui report tabellari; inoltre la possibilità di abilitare altri utenti a visualizzare la reportistica consente una condivisione semplificata all’interno della propria azienda o verso i clienti. Ciascun report e dashboard può essere condiviso con utenti di sistema o con stakeholder esterni, tramite link attivi personalizzabili o schedulandone l’invio tramite mail. 

Timesheet 

L’ultima tra le caratteristiche che rendono unico Adaptive Work è la semplicità di utilizzo del modulo Timesheet, per i meno esperti lo “spazio” in cui si inserisce il consuntivo delle ore spese. La soluzione Adaptive Work permette una compilazione immediata e frequente; la vista è intuitiva e fornisce una matrice, composta dai giorni del calendario nelle colonne e le attività nelle righe, nella quale in pochi click l’utente potrà inserire le ore impiegate in ciascun progetto e aggiungere una descrizione per ogni singola compilazione. 

Clienti target   

Adaptive Work, si adatta ad aziende di medie e grandi dimensioni dei settori più diversi sia nel mondo manifatturiero che nei servizi. La soluzione consente di gestire progetti di complessità variabile a cui partecipano team cross-funzionali anche insieme ad attori esterni all’organizzazione. Grazie alla completezza di funzionalità e alla scalabilità delle stesse, la soluzione si adatta perfettamente a diversi contesti aziendali e garantisce di supportare le organizzazioni nell’evoluzione delle proprie esigenze e processi. 

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La collaborazione nell’era digitale migliora con il remote project management

Per capire quanto sia importante puntare su una soluzione evoluta di remote project management occorre riflettere sulle criticità cui devono far fronte oggi i cosiddetti knowledge worker: ritmi di lavoro sempre più veloci e una quantità crescente di informazioni da gestire, sparse in varie applicazioni spesso non integrate tra loro. Per cercare di supportare il lavoro ibrido, infatti, le imprese hanno implementato strumenti di collaborazione diversi con un’ottica più addizionale che in integrata, finendo per aggiungere strati di complessità. Le riunioni faccia a faccia si sono trasformate in una costellazione di conversazioni e-mail, messaggi chat o videochiamate. Si è creato, insomma, un ecosistema caotico all’interno del quale è sempre più difficile ritrovare il bandolo della matassa, razionalizzare i tempi e ottimizzare le varie attività. Implementare un sistema avanzato di remote project management permette di invertire la rotta aumentando visibilità, controllo, efficienza e razionalizzazione dei flussi di lavoro.

Hybrid project management: perché può essere utile e quali sfide comporta

Come già accennato, la necessità di raggiungere standard operativi sempre più elevati, ha agevolato l’affermarsi dell’hybrid project management, modello che permette di sfruttare i vantaggi delle diverse metodologie, potenziandone i risultati. Costruire un progetto utilizzando procedimenti diversi, sebbene integrati, può però risultare particolarmente complicato in considerazione della natura stessa dei differenti approcci, soprattutto in termini di tempistiche. Per superare questa impasse, occorre effettuare una valutazione attenta delle diverse variabili in gioco: il punto è creare un approccio personalizzato, cucito sulle esigenze di ogni progetto specifico. Questo obiettivo può essere centrato solo affidandosi a una piattaforma di remote e collaborative project management evoluta e funzionale.

La soluzione: 5 requisiti per un remote project management al passo con i tempi

Considerando lo scenario fin qui descritto, vediamo quali sono le caratteristiche chiave che una soluzione di remote project management deve avere per supportare un approccio ibrido alla gestione dei progetti, all’interno di un contesto operativo esso stesso ibrido.

#1 Facilità d’uso: una piattaforma efficace di remote project management deve offrire un ambiente di lavoro unico, semplice e intuitivo. Il punto è attivare un ciclo virtuoso di lavorazione di attività, richieste, task, progetti tra tutte le persone sparse nel digital workplace. All’interno di realtà come agenzie di comunicazione e marketing, studi legali o uffici HR, ma anche team IT alle prese con ticket da risolvere, il segreto per efficientare le procedure è spingere al massimo la collaborazione tra colleghi grazie alla condivisione in tempo reale di file, commenti, calendari, report e dashboard (senza mai uscire dall’applicativo).

#2 Personalizzazione: affinché il remote project management garantisca i risultati sperati e allineati alla specifica strategia aziendale, lo strumento di gestione deve garantire ai responsabili del progetto il massimo grado di libertà e personalizzazione di configurazione per ogni attività, mettendo a disposizione una gamma di strumenti il più esaustiva possibile.

#3 Visibilità: tutti i membri del team devono avere massima visibilità sui compiti a loro assegnati: step procedurali, scadenze e qualsiasi informazione utile per completare il lavoro nel miglior modo possibile. I project manager, dal canto loro, devono avere tutto sotto controllo: la piattaforma di remote project management deve mostrare chi sta facendo cosa in modo chiaro, consentire di spostare i task da una persona all’altra per suddividere in maniera dinamica i carichi di lavoro, pianificare le risorse e il budget a disposizione.

#4 Integrazione: a fronte del gran numero di strumenti digitali oggi utilizzati dalle aziende, è necessario che la soluzione di remote project management sia progettata per interagire al meglio con le più diffuse applicazioni di office automation (o, nel caso in cui non sia già presente l’integrazione, che si possano realizzare interfacce ad hoc attraverso le tecnologie più evolute,).

#5 Sicurezza: per garantire la protezione dei dati aziendali, è fondamentale che tutte le informazioni veicolate rimangano è all’interno dello stesso ambiente cloud, costruito secondo i massimi standard di sicurezza e reso accessibile attraverso un sistema di autenticazione affidabile.

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Software di Project portfolio management – Le sfide da affrontare nel nuovo scenario operativo 

Lo scenario lavorativo si fa dunque sempre più articolato: servono strumenti come i software di Project portfolio management pensati appositamente per strutturare i processi in maniera più funzionale. Il bisogno di mantenere alta la competitività e puntare verso un’innovazione senza sosta, infatti, impone alle imprese di approcciarsi al cambiamento costante con nuovi standard operativi e di governance, per riorganizzare rapidamente i propri flussi di lavoro. Per centrare questi obiettivi in un contesto particolare come l’hybrid workplace il primo passo è riuscire ad accentrare e integrare in una sola piattaforma di collaborazione tutte le informazioni relative a progetti e attività da svolgere. Ed è proprio in quest’ottica che un software di PPM può giocare un ruolo decisivo. Grazie a questo tipo di strumento, infatti, è possibile mettere a sistema tutta la conoscenza aziendale sulle diverse attività e sui progetti e fare ordine nei flussi di lavoro. Implementare una piattaforma di project management, infatti, significa abilitare uno standard univoco, basato su procedure predefinite ma allo stesso tempo adattabili a ogni specifica tipologia di progetto.

Perché i software di Project portfolio management sono lo strumento chiave per centrare gli obiettivi di business 

Vediamo quindi nel dettaglio perché i software PPM si rivelano risolutivi. Il punto fondamentale è la possibilità di ottimizzare la gestione delle attività su tre direttrici principali: il lavoro relativo ai singoli progetti, l’orchestrazione tra i diversi progetti per fare in modo che procedano in maniera organica e, in ultimo, il cosiddetto non-project work, ovvero il lavoro destrutturato (che spesso corrisponde a un’ampia parte delle attività che devono essere svolte).

In pratica, attraverso i software di Project portfolio management, è possibile ingaggiare le persone, assegnare mansioni, commentare attività, chiedere feedback, modificare, inviare e gestire i documenti direttamente dall’applicativo, senza mai uscire dall’ambiente univoco e condiviso. I documenti di lavoro possono anche essere condivisi con persone esterne al team: queste ultime ricevono un link per accedere alla piattaforma e collaborare al suo interno come ospiti. In questo modo si innesca un circolo virtuoso che garantisce, a tutti, una collaborazione senza limiti e, ai responsabili di progetto, una visibilità totale sui flussi e i carichi di lavoro.

Strutturare i processi con un software di Project portfolio management: quali vantaggi si ottengono davvero? 

Un software di Project portfolio management evoluto è progettato per dare graficamente risalto alla struttura ai vari processi aziendali: in questo modo, le persone vedono quello che stanno facendo e sono messe nelle condizioni di affinare di volta in volta le procedure. Grazie a queste funzionalità, in ultima analisi, è possibile standardizzare e, in un certo qual modo, automatizzare i processi: in base all’efficacia delle varie metodologie operative utilizzate nel tempo, è possibile, misurando le relative performance in modo oggettivo, individuare quelle migliori da riutilizzare nei progetti simili futuri. La possibilità di avere a disposizione un processo predefinito rappresenta una sorta di roadmap sicura e consolidata da seguire con fiducia senza dover, ogni volta, brancolare nel buio nel tentativo di reinventare o ripensare la miglior strategia per ogni nuova attività.  Per questi motivi, il valore di un software di Project portfolio management va al di là della dei risultati che garantisce nella gestione del singolo progetto, bensì rappresenta uno strumento strategico per il business nel suo complesso, perché aiuta a mettere concretamente ordine nelle aree aziendali che lo implementano.

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