Quante volte ti è capitato di trovarti a gestire mille impegni e non sapere da dove iniziare? Oppure di non riuscire a sfruttare il tempo come vorresti, imbattendoti continuamente in attività urgenti che ti occupano le giornate?
Ebbene, sono qui per rassicurarti, capita a tutti, ma ci sono degli strumenti che possono supportarti nell’ottimizzare la gestione del tuo tempo.
Il tempo può essere definito come la successione continua di istanti in cui si svolgono gli eventi.
Il time management, o gestione del tempo, rappresenta le attività e le strategie che ci permettono di organizzare e gestire il tempo in modo efficace.
È un aspetto fondamentale che riguarda tutti gli ambiti della nostra vita, dalla sfera personale a quella lavorativa, infatti, le tecniche di time management possono essere d’aiuto nella gestione dei propri impegni, ma anche per organizzare e pianificare le attività del team di lavoro.
Le dinamiche della gestione del tempo
Esistono numerose leggi relative alle classiche dinamiche della gestione del tempo, eccone alcune:
- La Legge di Laborit afferma che gli esseri umani preferiscono svolgere compiti semplici che diano soddisfazione immediata per evitare stress e disagi. Questa legge descrive come il nostro comportamento ci spinga a svolgere prima le attività che riteniamo più semplici. Ciò porta ad evitare o rimandare i compiti più complessi e che ci richiedono più impegno con la tendenza, poi, a procrastinare.
- La Legge di Illich sostiene che, oltre una certa soglia, l’efficienza umana diminuisce, fino a diventare negativa. Questa legge ci insegna l’importanza di riconoscere e rispettare i propri limiti, infatti, superata una certa soglia, il rendimento e l’efficienza diminuiscono
- La Legge di Hofstadter afferma che ci vuole sempre più tempo del previsto per svolgere un’attività, pur tenendo in considerazione questa legge. Spesso tendiamo a sopravvalutare le nostre capacità, stimando in modo errato il tempo necessario per concludere un compito. Un’attività richiederà quasi sicuramente più tempo di quello che avevamo pianificato.
- La Legge di Parkinson sostiene che, dato il tempo a disposizione per lo svolgimento di un’attività, lo si impiegherà tutto. Questo significa che spesso non pensiamo a quanto occorre per completare un compito, ma quanto tempo abbiamo a disposizione, con la conseguenza che il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo a disposizione.
Le strategie di time management
Gestire in modo efficace il tempo non è poi così banale, ma fortunatamente esistono delle strategie semplici da adottare fin da ora per migliorare la gestione del proprio tempo.
Ecco alcuni suggerimenti:
- Definire degli obiettivi e pianificare (anche le pause). Seguire una pianificazione settimanale e giornaliera per iniziare a definire quali attività svolgere e quanto tempo richiedono. La flessibilità e il riposo sono aspetti fondamentali e da tenere in considerazione.
- Attribuire una priorità. Uno degli strumenti più utilizzati è la matrice di Eisenhower. Serve, appunto, a ordinare le attività in base al loro grado di urgenza/importanza.
- La regola dei due minuti. Se un’attività richiede meno di due minuti per il suo svolgimento, possiamo farla subito.
- Non siamo fatti per essere multitasking. Lavorare in modalità multitasking è inefficace perché comporta degli elevati costi di contest switching (cambio di contesto). L’esecuzione contemporanea di più attività richiede ai neuroni uno sforzo notevole, facendo aumentare il cortisolo (ormone dello stress).
Ogni volta che passiamo da un’attività ad un’altra impieghiamo circa 25 minuti per ritornare al livello di concentrazione raggiunto prima del cambio compito.
- Eliminare le fonti di distrazione durante lo svolgimento di un’attività. È più importante la qualità del tempo che la quantità.
- Un altro suggerimento è “Eat the frog!” (ingoia il rospo), ovvero, iniziare dai compiti più difficili ed impegnativi. Completarli ti farà sentire più confident.
- Una delle tecniche più utilizzate è quella del pomodoro. Il suo nome deriva dal timer da cucina a forma di pomodoro e prevede di fare delle pause di 5 minuti ogni 25 di concentrazione su un’attività. Ogni 4 pomodori, la pausa avrà una durata maggiore, ad esempio di 20/30 minuti.
In conclusione
Risulta evidente come il time management abbia un ruolo fondamentale in qualsiasi ambito della nostra vita. In base al contesto (lavoro, vita personale, ecc.) diventa determinante organizzare e gestire il tempo per raggiungere i propri obiettivi e proprio per questo esistono numerosi strumenti a supporto, come: agende, calendari, post-it o delle To-Do list.
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