Le esigenze di un’azienda estesa 

Per scegliere un software adeguato, bisogna innanzitutto definire le proprie necessità. Un’azienda estesa è un’azienda che risponde a un nuovo modello di business basato su un rapporto diretto con l’insieme dei fornitori coinvolti nella supply chain. Un’azienda estesa dialoga con tutti, risponde a tutti e prende informazioni da tutti gli attori del settore in cui opera. Come gestire al meglio questo flusso di dati? La tecnologia mette a disposizione delle imprese strumenti sempre più sofisticati per poter far fronte a esigenze sempre più specifiche. I software per la gestione documentale sono la soluzione adatta che permette di gestire in modo efficace i processi interni ed esterni. Tuttavia, anche le aziende consapevoli della necessità di fare affidamento su questo tipo di supporti tecnologici, possono avere il timore della sicurezza dei propri dati e delle informazioni sensibili.  

Integrare dati, flussi e processi grazie ai software di gestione documentale  

Le grandi aziende hanno bisogno quindi di avere accesso all’integralità dei propri documenti da ogni divisione, o sede, aziendale. Come rispondere efficacemente a queste necessità? Esistono sul mercato software pensati proprio per abbracciare l’intera gamma di funzioni aziendali:   

• Acquisizione documenti 
• Creazione template 
• Classificazione
• Gestione fascicoli
• Archiviazione automatica
• Fatturazione elettronica
• Workflow
• Organigramma e liste di distribuzione
• Revisione documenti
• Annotazioni e messaggi
• Banche dati 

 Le soluzioni devono essere stabili, integrate, scalabili, implementabili e soprattutto compatibili con gli altri sistemi aziendali. Devono inoltre garantire un’operatività senza errori, senza ritardi, in un’unica parola: agire in sicurezza. I software di gestione documentale devono quindi essere flessibili e permettere il tracciamento e il controllo dei documenti e delle informazioni che contengono.

Sistemi integrati e performanti 

I DMS, Document Management System, permettono di digitalizzare i documenti, convertirli in altri formati e renderli disponibili a tutta la popolazione aziendale. Una soluzione performante, infatti, è una vera e propria piattaforma integrata in cui ogni documento è inserito in uno schema dinamico che ne contestualizza i dati, valorizzando le diverse informazioni in funzione della rilevanza che possono avere in ciascun processo. Ma il vero valore aggiunto di un software di gestione documentale deve essere l’integrazione con l’ERP aziendale nonché con il CRM rendendo possibile l’automazione del workflow in modo efficiente e trasparente.  

Allo stesso modo, il DMS prescelto andrà a integrarsi perfettamente con il sistema DTM, Digital Transaction Management. Questa soluzione permette la dematerializzazione dei documenti in modalità end-to-end, vale a dire dalla creazione del contenuto al controllo dell’integrità e della correttezza delle informazioni passando dalla firma digitale alla conservazione del documento.   

Un’azienda che decide di integrare un software di gestione documentale al proprio funzionamento, trova quindi diverse opzioni sul mercato. La scelta dipenderà naturalmente dalle esigenze precedentemente individuate e approvate. La sola vera caratteristica irrinunciabile deve essere l’integrabilità e la scalabilità per potersi adattare anche ai mutamenti e alle nuove esigenze cui l’azienda deve far fronte nel suo sviluppo.

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Ma cominciamo dall’inizio.

In cosa consiste la gestione documentale

Quanto spesso abbiamo cercato un contratto nella casella di posta? O usato la messaggistica istantanea per approvare un pagamento? E quante telefonate abbiamo fatto ai colleghi per avere informazioni su un cliente o un progetto? A ben vedere quello che stavamo trattando erano informazioni, contenute in una casella di posta, in un software o in un documento sul pc (o – peggio- nella mente) di un collega.

Ogni giorno, per ogni scelta, per ogni decisione, abbiamo bisogno di informazioni, di dati. A tal proposito è interessante riprendere la definizione che il CAD^[1] (non applica a questo specifico lavoro, ma è comunque un riferimento normativo di rilievo) dà di documento digitale: una “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. Parafrasando, potremmo dunque dire che gestire un documento digitale vuol dire gestire qualunque “contenitore” di atti, dati o fatti per noi rilevanti: una mail, un pdf, un .xml, un .docx, un messaggio sul telefono. E cosa sono questi dati e queste informazioni se non la traccia del lavoro svolto?

Un contratto è la rappresentazione di un accordo vincolante stretto con uno stakeholder, una fattura è un impegno contabile conseguenza di un prodotto o servizio dato o ricevuto, e così via. Il documento, quale contenitore di informazioni, esiste e ha senso solo all’interno di una attività professionale strutturata, realizzata in un contesto normato che risponde a prassi consolidate, determinate e ordinate.

“Ordinate”, quindi si torna all’inizio. Qualunque attività segue un processo, una procedura.

Gestire le informazioni significa dunque ripensare alle procedure tenendo conto delle tracce documentali che lasciano. In questo modo il trattamento dei documenti sarà perfettamente integrato nel resto delle attività svolte, e la gestione documentale molto più semplice. Pensiamo ad esempio alle prassi commerciali: il contratto è la traccia dell’accordo con i clienti, e quindi della negoziazione portata avanti. Non sarebbe tutto più semplice se il potenziale cliente avesse accesso alle bozze dell’accordo? Se potesse commentarle in diretta evitando le catene di email con la versione 1, 2, 3 e 4 del contratto? E non sarebbe tutto più facile se si potesse firmare con un semplice OTP? E se quel contratto fosse automaticamente inviato ai colleghi interessati e altrettanto automaticamente archiviato senza lavoro manuale?

Abbiamo dunque sfatato il mito: la gestione documentale non è mettere ordine, ma rivedere i processi di cui sono la conseguenza.

Ma nella pratica cosa significa? Occorre concentrare l’attenzione su due temi fondamentali:

• come semplificare l’accesso e la condivisione della documentazione
• come gestire le operazioni sui documenti che coinvolgono più persone

Accesso e condivisione per la gestione documentale

Tutti i software che utilizziamo contengono informazioni, producono documenti a cui abbiamo semplice accesso. La difficoltà maggiore risiede nella possibilità di avere una visione di insieme fra dati e documenti prodotti con applicativi diversi. È inoltre necessario strutturare la condivisione in modo che sia, oltre che affidabile e rispettosa della normativa, semplice e tracciabile.

DocLife Enterprise

DocLife Enterprise è una suite di prodotti per la gestione documentale. Il documentale di DocLife, oltre ad integrarsi con il CRM, l’ERP e la tua casella di posta, permette di organizzare automaticamente i documenti, accedere ad essi con pochi click senza dover navigare tra le cartelle, controllare permessi ed accessi. Si può inoltre a un portale esterno per la condivisione con gli stakeholder esterni all’azienda.

Procedure e workflow

Sappiamo che le buone prassi di collaborazione fra colleghi sono la base per il funzionamento di un’azienda. Quante e-mail restano senza risposta? Siamo sempre sicuri di avere sullo schermo l’ultima versione di un documento? Quanti contratti si stampano solo per riuscire a firmarli? Ognuna di queste domande apre scenari di micro inefficienze che minano alla base il funzionamento delle aziende.

In-Workflow è un prodotto studiato per tutte le procedure documentali interne. La soluzione per archiviare da PC inserendo solo poche di informazioni utili a identificare il documento, a firmare da remoto anche decine di documenti contemporaneamente, ad approvare un pagamento, ad ottenere l’ok di numerosi soggetti su un qualunque contenuto, e così via. In-Workflow è personalizzabile, estremamente flessibile e integrato con il documentale.

^[1] CAD: codice amministrazione digitale

Per approfondire DocLife e In-Workflow, è possibile visitare la pagina dedicata.

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Che cos’è la business process automation?

Tra le definizioni di business process automation riprendiamo quella di Gartner che dice trattarsi di: “l’automazione di funzioni e processi di business complessi che vanno oltre le attività convenzionali di manipolazione dei dati e tenuta dei libri contabili, in genere attraverso l’uso di tecnologie avanzate. In pratica, si tratta di approcci all’automazione orientati alla gestione dell’attività e non agli aspetti contabili e spesso interessano processi core mission-critical basati su eventi“.

Letteralmente, si tratta dell’automazione dei processi di business: ma con BPA si intende questo e molto di più. L’automazione di un processo di business, o parte di esso, può essere infatti uno sforzo a sé o può far parte di una iniziativa più globale che guardi all’intera riorganizzazione aziendale. Il risultato è velocizzare e ottimizzare i processi attraverso le macchine, trasferendo le risorse umane su attività che portino maggiore valore.

Business process automation: quali sono le tecnologie da usare

Per fare business process automation è necessario ricorrere a software che si basano su specifiche tecnologie. Ecco le principali.

Process mining, è la tecnica di process management che, in sintesi, si basa sull’analisi dei log degli eventi generati dai software per estrarre conoscenza da essi ed estrapolare informazioni riguardanti il sistema informativo e i processi in generale.

RPA – Robotic Process Automation, permette di delegare a robot attività ripetitive a basso valore aggiunto; può essere attended, ossia presidiata da un operatore umano, o unattended, non presidiata.

Intelligent Process Automation, si tratta della RPA potenziata da tecnologie intelligenti, il che consente di andare oltre alla delega di compiti standard, per implementare modelli basati su un approccio software potenziato, per esempio, da tecniche di machine learning. Queste ultime in particolare consentono di acquisire in autonomia conoscenza aggiuntiva, tale da riuscire a gestire eccezioni, piccole anomalie e così via.

IoT – Internet of Things, interconnettendo le macchine e le persone con gli ecosistemi applicativi, l’IoT rappresenta una preziosissima fonte di informazioni che delineano in modo oggettivo la fotografia dello svolgimento dei processi.

AI – Artificial Intelligence, tra i principali contributi portati dall’intelligenza artificiale ai software di business process automation vi è quello di permettere la gestione di dati non strutturati, ossia provenienti da fonti diverse, altrimenti difficilmente integrabili nei sistemi. A questo si unisce la capacità di eseguire nel corso del tempo un’analisi dati sempre più approfondita, al fine di produrre insight originali non immediatamente identificabili.

La scelta di una o più tecnologie dipenderà dalle singole esigenze.

Infine, è da considerare come un presupposto fondamentale un’infrastruttura adeguata in termini di sicurezza di rete, essenziale per il buon funzionamento di qualsiasi tecnologia e applicativo e per evitare all’azienda di correre gravi rischi. È importante quindi che la soluzione integri strumenti di cybersecurity. Essa, inoltre, deve favorire una semplice ma solida gestione degli accessi, delle credenziali e dei privilegi in modo che gli amministratori IT abbiano sempre sotto controllo quel che accade all’interno e tramite il network, tutelando così la riservatezza dei dati.

Come si evolvono i processi aziendali

L’urgenza di essere sempre più competitivi su un mercato complesso e imprevedibile fa sì che le aziende stiano superando i pregiudizi, e guardino con fiducia alle ultime soluzioni che l’inarrestabile avanzata tecnologica propone. Pensando al futuro, le parole chiave sono integrazione e strategie data driven.

Per esempio, la diffusione dell’IIoT (Industrial Internet of Things), che si sostanzia con l’implementazione di sensori negli impianti produttivi e negli stessi prodotti, può rappresentare una preziosa opportunità per la business process automation se si sfruttano i sistemi MES – Manufacturing Execution System. Questi sistemi permettono l’integrazione tra applicativi per la gestione documentale e gli impianti. Si tratta di piattaforme che raccolgono le informazioni provenienti da macchinari, dalle attrezzature industriali, dai robot complessi che dialogano mediante dispositivi Rfid. Integrando tali sistemi con le tecnologie per la business process automation, e avendo quindi sotto controllo la funzione produttiva, sarà più semplice gestire in maniera integrata i processi di produzione stessi.

Sfruttando poi abilità di comunicazione M2M – Machine to machine, oltre a più potenti tecnologie di cloud computing ed edge computing (per l’elaborazione dei dati, dove i dati stessi sono prodotti) il bacino di informazioni a cui i sistemi di business process automation avranno accesso si arricchirà ulteriormente.

Un patrimonio di dati che, trattato con tecniche di intelligenza artificiale, machine learning e big data analytics sempre più evolute, potrà generare analisi altrettanto sofisticate.

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Premesso che qualsiasi processo aziendale si basa su documenti (siano essi fatture, ordini e pagamenti nei contesti amministrativi o curriculum, informazioni sanitarie e contratti negli uffici risorse umane, oppure ancora disegni e immagini nei reparti di produzione, per fare solo qualche esempio): applicare il business process reenginering alla gestione documentale è un prerequisito importante per avviare la digitalizzazione di tutti i processi. Ed è per questo che le aziende sono particolarmente interessate a questo tema.

Business process reengineering: cos’è e a cosa serve

Ripensare e riprogettare alcuni o tutti i processi per migliorare in maniera significativa le performance aziendali: ecco cosa significa fare reengineering dei business process. Se ne parla dai primi anni Novanta ed è una pratica che implica azioni organizzative e strutturali, che vanno alla radice di ciascuna mansione interconnessa con le altre che generano il workflow operativo.

Le aziende in qualunque momento della propria vita possono dover rivedere la compagine operativa, far fronte a sfide competitive, modernizzarsi, organizzarsi per essere conformi a nuove leggi e regolamentazioni che riguardano il proprio mercato. Di fronte a situazioni di questo tipo serve un intervento a 360 gradi che consenta di soddisfare tali necessità.

Come fare business process reengineering

Fare business process reengineering prevede, in primo luogo, la mappatura e l’analisi del processo e dei task a supporto per fotografare la situazione precedente a qualsiasi azione. Nello specifico, si possono valutare parametri di qualità e quantità dei risultati e come i punti di contatto tra funzioni siano allineati per favorire uno scorrimento lineare delle attività.

Gli strumenti utilizzabili sono quelli relativi al change management, quindi ridefinizione di ruoli, responsabilità e sistemi di incentivazione, così come l’introduzione di nuovi strumenti. Tra questi ultimi, naturalmente i software appositamente sviluppati per fare reeingineering dei business process. Si tratta di tool che aiutano i decisori ad avere sotto mano (e poi analizzare) l’insieme di informazioni necessarie per valutare le azioni da intraprendere. Sono software scritti per supportare la creazione di modelli di lavoro nuovi che corrispondano agli obiettivi che ci si è prefissati. Per incrementare performance e risultati è, infatti, utile poter contare su dati certi, costantemente aggiornati e facilmente reperibili in ogni momento se ne abbia bisogno.

Tali mezzi possono poi essere integrati nell’ecosistema applicativo agevolando l’opportunità per le organizzazioni di tener monitorato l’effetto di quanto implementato ed eventualmente aggiustare il tiro.

Il significato del business process reingeneering nella gestione documentale

Poter avvalersi di soluzioni tecnologiche e competenze specifiche in ambito di business process reingineering ha un significato ben specifico in azienda. Prima di tutto vuole dire avere la preziosa opportunità di facilitare la raccolta, classificazione, catalogazione e archiviazione dei contenuti digitali (da documenti ai messaggi di posta elettronica sino a immagini e video), così come il processo di fatturazione e ordini elettronici.

In pratica, sfruttare sistemi di business process reingeneering per la gestione documentale consiste nel mettere ordine nei documenti in modo veloce e sicuro, renderli più facilmente condivisibili affinché siano ridotti i tempi impiegati per svolgere i vari compiti. Non solo, rendere più accessibile il patrimonio conoscitivo aziendale aumenta le possibilità di collaborazione, si pensi per esempio allo smart working ma anche, ad esempio, a progetti che implicano il contributo di attori dislocati in sedi diverse.

Insomma, progettare un flusso documentale razionalizzato, e possibilmente grazie alle nuove tecnologie dematerializzato e automatizzato, significa costruire un’architettura informativa che promuova la creazione di processi più facilmente standardizzabili.

Applicare soluzioni di business process reengineering alla gestione documentale interessa le organizzazioni proprio perché crea un ambiente in azienda che garantisce maggiore trasparenza e permette di toccare con mano l’efficacia della digitalizzazione.

Business process reengineering, uno sguardo al futuro

Per arricchire il proprio patrimonio informativo, le aziende hanno la possibilità di raccogliere dati anche da macchinari, sensori ambientali e così via. Ciò significa che ai dati estrapolati da documenti, messaggi di posta elettronica, database acquisiti da terzi e così via si andranno sempre più a sommare anche quelli derivanti dalle comunicazioni M2M (machine to machine), dall’attività di robot e così via.

A questo punto l’integrazione tra mondo fisico e gestione documentale elettronica diventa una realtà. Incrociare, per esempio, quanto rilevato dai sensori con i disegni tecnici dell’impianto permette di capire cosa sta accadendo in produzione, se ci sono anomalie oppure dove è necessario intervenire con manutenzione e così via.

Analisi e correlazioni saranno tanto più precise quanto più gli applicativi gestionali potranno contare su tecnologie di process mining, Intelligence Process Automation e, più in generale, intelligenza artificiale che renderanno le analisi sempre più approfondite.

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