La soluzione per un lavoro collaborativo davvero efficace: Wrike

Wrike è uno dei software per la gestione del lavoro collaborativo attualmente più potenti sul mercato. Strumento operativo e di governance altamente performante e semplice da usare, permette a tutte le persone coinvolte in un determinato progetto di accedere al flusso di lavoro, gestire modifiche, comunicazioni ed essere ingaggiate direttamente dall’applicativo. Il tutto, da qualsiasi dispositivo (anche mobile) e da qualsiasi luogo. Grazie all’immediatezza di comunicazione offerta da Wrike, tutte le informazioni di cui il team ha bisogno sono racchiuse, ordinate e aggiornate all’interno dello stesso ambiente digitale. In questo modo, nessuno perde più tempo per cercare informazioni disperse tra e-mail varie o cartelle archiviate sul desktop, né per restare in attesa di riscontro in merito alle varie attività in ballo condivise chissà dove e chissà quando, che in questo modo si sbloccano prima e procedono più speditamente fino al risultato finale. Realizzato per abilitare al meglio il lavoro collaborativo in senso lato, Wrike offre la possibilità di coinvolgere agevolmente anche persone esterne all’organizzazione: accedendo al link condiviso, chiunque abbia un ruolo nel progetto può intervenire in maniera fluida e organica senza comunque uscire dall’applicativo

Perché Wrike semplifica e velocizza il lavoro collaborativo 

La piattaforma è suddivisa in spazi di lavoro, al cui interno sono coinvolte le persone che fanno parte del team impiegato in quella specifica attività e nei progetti correlati, aggregati in maniera logica. In questo modo, ognuno ha accesso immediato alle attività assegnate i mentre i project manager, dal canto loro, hanno piena visibilità di tutte le mansioni attive e dello stato di avanzamento delle stesse. Avendo evidenza in tempo reale dei diversi carichi di lavoro, i responsabili di progetto possono spostare i task da una persona all’altra in pochi clic, per ottimizzare l’attività e abilitare un lavoro collaborativo alla massima potenza. Ma non è tutto: oltre alla classica possibilità di creare spazi di lavoro personalizzati, Wrike mette a disposizione degli utenti decine di template: queste pre-configurazioni riportano già una bozza di struttura dei progetti, dashboard e task in modo tale da velocizzare e razionalizzare in maniera decisa la costruzione di modelli di lavoro efficaci. Anche grazie all’estrema semplicità dell’interfaccia di Wrike, costantemente ottimizzata, solitamente le aziende che implementano questa soluzione sono in grado di gestire le proprie configurazioni in maniera considerevolmente più rapida di quanto avviene con altre soluzioni di PPM presenti sul mercato.

Implementazione e assistenza: l’efficienza Wrike e il valore aggiunto di Horsa

Per garantire un lavoro collaborativo senza intoppi, è importante anche considerare il servizio di affiancamento e di assistenza che il softwaregarantisce agli utenti. Nello specifico, Wrike dispone di un team di professional service che offre sessioni di affiancamento ideali per gruppi di lavoro medio-piccoli che non devono gestire particolari complessità. In questo caso, basta organizzare i progetti nell’applicazione, strutturare i report e definire i flussi di lavoro che si vogliono utilizzare: mediamente, in appena otto ore di consulenza (una o due a settimana), gli utenti sono pronti per utilizzare lo strumento in maniera pienamente indipendente. Per i progetti di lavoro collaborativo più complessi, invece, interviene Horsa proponendo un approccio ibrido che prevede innanzitutto un numero variabile di workshop in presenza, in base alle esigenze. Secondo gli esperti di Horsa, infatti, affiancare fisicamente il cliente con attività di analisi e definizione della soluzione in presenza è il modo più efficace per valorizzare e personalizzare subito al meglio le funzionalità di Wrike. A seguire, vengono organizzate sessioni periodiche di training, supporto e configurazione da remoto, in cui il cliente viene seguito passo passo nell’adozione del sistema. Una volta che il lavoro collaborativo con Wrike è entrato a pieno regime, per quanto riguarda l’assistenza, i clienti possono contare sia sulla presenza di Horsa come primo contatto, sia scalare direttamente sul supporto IT interno a Wrike che è attivo 24h, 7 giorni su 7.

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Caratteristica fondamentale di un data warehouse è la grande quantità di dati raccolta, insieme alla relativa varietà. Dai classici fogli Excel o archivi nei vari formati, fino alle pagine web o più in generale qualsiasi informazione possa tornare utile alla creazione di report e analisi, sempre più in ottica previsionale. Obiettivo principale è trarre il massimo valore dai dati a disposizione, alimentando l’attività di business intelligence, o la versione più aggiornata business analytics. Grazie al cloud in grado di assecondare le esigenze di crescita continua e condivisione, anche un fondamentale strumento per la collaborazione.

Per raggiungere questi obiettivi però, non è sufficiente memorizzare dati. Il vero valore di un data warehouse si raggiunge con l’organizzazione. I dati devono essere elaborati, correlati e ottimizzati in funzione delle informazioni che se ne vorranno ricavare, le query al servizio degli utenti.

Il cloud, sede naturale del data warehouse

Un primo passo è stabilire un punto di raccolta, il contenitore. Oggi, il cloud rappresenta in tanti casi l’opzione ottimale sia per la fase di raccolta sia per quella di accesso, con in più tutta la flessibilità necessaria in caso di scalabilità o di modalità di accesso.

Non a caso, praticamente tutte le grandi organizzazione sfruttano i data warehouse e li gestiscono almeno in parte nel cloud. Servizi di reportistica, analisi e sempre più previsioni sono ormai la regola per il personale di banche, assicurazioni, ospedali e operatori nel mondo della sanità o nella logistica e distribuzione. Soprattutto per le realtà distribuite, memorizzare dati nel cloud agevola il lavoro di raccolta dei dati da CRM, ERP, profili clienti, servizi Web e altro dalle singole sedi, permettendo a loro volta di accedere alle informazioni condivise ed elaborate secondo le esigenze delle strategia aziendali.

La fase più delicata dal punto di vista della qualità di risultati raggiungibili è nell’elaborazione dei dati prima di alimentare i processi di analisi. Selezionare le informazioni, correlarle e uniformarle richiede strumenti e competenze adeguate. In cambio però, sarà più facile convertire tutto questo in valore competitivo al servizio dei dipendenti.

Dati uguali per tutti, al servizio di tutta l’azienda

Tassello fondamentale in una strategia di business intelligence, il data warehouse aiuta a ottenere un quadro generale su uno scenario, la situazione aziendale in generale o nel dettaglio, e guida di conseguenza le decisioni. Così, uniformità e accesso condiviso supportano anche il lavoro collettivo.

Parlare lo stesso linguaggio di fronte a report uniformi e non creati liberamente da ciascun dipendete sulla base di esigenze personali significa ridurre i tempi condivisione delle informazione e, di conseguenza, di decision-making, anche e soprattutto in team.

Puntando sulla flessibilità del cloud, eventualmente con l’aiuto di un partner esperto sull’argomento, un data warehouse si trasforma presto in strumento strategico per migliorare l’efficienza dei processi di collaboration attraverso una visione più accurata e dettagliata dell’azienda, maggiore efficacia nel prendere le decisioni e mettere a punto strategie di crescita, restando allineati ai frequenti cambiamenti senza compromettere la competitività.

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Con il diffondersi della rivoluzione digitale, sorge spontanea una domanda: ai fini della validità di un documento e delle procedure di approvazione, è ancora da considerarsi obbligatoria una firma autografa?

La risposta è no, la firma “fisica” non è più obbligatoria. E questo perché la stessa ha subito una trasformazione: si è smaterializzata diventando appunto, firma digitale.

La valenza legale

La firma digitale, o elettronica, ha valenza legale equiparata a una firma autografa apportata a penna su un documento cartaceo. Il valore legale della firma digitale è una delle sue peculiarità. Automaticamente anche i documenti informatici sottoscritti con questo strumento acquisiscono il pieno valore legale e, di conseguenza, la non ripudiabilità da parte dei sottoscrittori.

La firma digitale conferisce valore legale sul documento su cui è apposta come fosse redatto in presenza di un notaio, grazie al sistema crittografico a doppia chiave di cui si avvale e rappresenta a tutti gli effetti la firma del titolare. Nel nostro ordinamento, un documento firmato con firma digitale ha piena efficacia giuridica laddove vengano rispettate queste tre condizioni:

• la firma digitale sia apposta utilizzando un certificato di firma rilasciato da un ente accreditato in grado di identificarne in modo certo il proprietario;
• la firma digitale sia apposta utilizzando un certificato di firma in corso di validità;
• il documento non sia modificato successivamente all’apposizione della firma.

Firma digitale: quali strumenti?

Esistono vari strumenti per la gestione “full digital” della firma in azienda. Firma Spot 2.0 è la soluzione ideata da Horsa, che consente di apporre la firma digitale tramite tablet o tavoletta grafometrica su documenti in formato elettronico, semplificando tutto l’iter amministrativo dalla ricezione all’archiviazione. Integrata alla soluzione di gestione documentale e di processi DocLife, Firma Spot 2.0 si basa su un’interfaccia estremamente intuitiva e garantisce un funzionamento altrettanto semplice: basta che l’operatore acceda alla pratica che intende lavorare e l’applicazione gli indicherà quali sono i documenti da far firmare all’utente, in base allo stato di lavorazione. Quando la pratica è firmata, viene inviata al repository e archiviata, il tutto in modalità completamente digitale.

Poter far firmare la documentazione senza essere fisicamente presenti in ufficio, rappresenta un chiaro vantaggio quando si opera in smartworking. In quest’ottica, le soluzioni di Horsa (Firma Spot 2.0 e DocLife) garantiscono la totale digitalizzazione del processo, e gli utenti possono firmare da qualsiasi luogo si trovino, con qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento. I vantaggi sono molteplici: una maggiore efficienza, un accesso rapido a informazioni e documenti, una riduzione dei costi, una migliore collaborazione tra membri del team, la disponibilità di utilizzo 24/7 su qualsiasi dispositivo anche mobile, e soprattutto una maggior salvaguardia dell’ambiente che merita la medaglia  eco friendly.

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La collaborazione è il processo nel quale due o più persone lavorano assieme per raggiungere un obiettivo.  Si potrebbe parlare di collaborazione anche pensando ai segnali di fumo usati dagli indiani; con l’avvento dell’informatica, i modi sono fortunatamente diventati più efficienti. E parlando di tecnologia, si può dire che la collaborazione sia un processo culturale che la coinvolge in prima battuta. Questo significa che non è lo strumento a fare la cultura, ma la cultura a fare lo strumento. Tradotto nella pratica, se non si lavora sulla capacità di lavorare in gruppo, della squadra e delle singole persone, anche gli strumenti più performanti e costosi non risulteranno comunque efficienti. E anche se lo strumento non fa la cultura, di sicuro aiuta a indirizzare più facilmente il processo di cambiamento.

Un processo di collaboration, su qualunque strumento e quindi anche su Microsoft Teams, dal punto di vista tecnico è caratterizzato da 3 pilastri fondanti:

• comunicazione
• gestione dei contenuti
• workflow

In questo senso, se confrontiamo come si lavorava non più tardi di qualche anno fa, possiamo affermare tranquillamente che gli strumenti siano diventati più efficienti. In questo articolo abbiamo parlato di aspetti pratici della collaborazione, anche da remoto, e degli strumenti con cui diventare una “azienda collaborativa”.

Microsoft, tutto a portata di collaboration

Prendiamo per esempio Microsoft 365, con Exchange, Sharepoint, Teams e non ultimi tutti i tool per la gestione della sicurezza del posto di lavoro anche in mobilità.

Lo stack (cioè l’insieme dei colori della nostra tavolozza dei colori) è assolutamente efficiente, efficace, sicuro e stabile.

La comunicazione, per esempio, si basa su un approccio multicanale che parte dalla mail, dalla videoconferenza con Microsoft Teams e dalla telefonia mobile o fissa in una unica soluzione. Ricordiamo ancora il costo e la difficoltà dei sistemi di videoconferenza tradizionali. Ora tutto è così semplice e immediato.

La gestione dei contenuti con Microsoft Teams e Sharepoint permette di lavorare in locale ed in cloud senza soluzione di continuità. Cosa impensabile fino a pochi anni fa con questa fluidità. Onedrive permette di lavorare in locale su un file, automaticamente sincronizzato nel cloud, automaticamente tradotto in un processo Power Automate che lo rende disponibile a tutto il mio gruppo di lavoro.

Nel corso del tempo la collaboration è migliorata. Per esempio, attualmente è possibile condividere contenuti esternamente alla propria organizzazione con pochi click. E ancora, si può notare un sensibile miglioramento nell’utilizzo degli allegati delle mail con spazi condivisi su Microsoft Teams, con sottoscrizioni dei contenuti.

Dalla collaboration alla security

Un aspetto fondamentale della collaboration è la centralità della sicurezza – vale in realtà per ogni processo informatico.

La sicurezza è al centro della piattaforma Microsoft 365, tanto che potremmo definirla “sicura e mobile” senza timore di essere smentiti. A partire da aspetti banali come la facile attivazione della autenticazione a più fattori (integrata con Windows Authenticator Usenza più codici da riportare da mobile a fisso), al click sul cellulare per proteggere i nostri dati, fino alla protezione dei dati con security integrata nel documento (Azure information protection) e alle tecniche di classificazione dei contenuti coerenti con il GDPR.

In conclusione

Microsoft Teams, come altri strumenti per la collaborazione, apre le porte al miglioramento di una serie di attività e alla loro gestione funzionale anche da remoto. Il limite, ancora una volta, risiede nel cambiamento culturale che occorre perseguire per far sì che gli investimenti tecnologici non risultino vani. Formazione e comunicazione sono quindi le due parole chiave da tenere in considerazione, se si vuole ottenere maggior collaborazione in azienda.

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Fatte salve le attività che da remoto non possono essere svolte, o che possono essere svolte con alcune accortezze, occorre specificare che per lavorare da remoto solitamente si punta molto sul risultato. Lo smart working funziona perché “si lavora per obiettivi”. Ma quanto sforzo costa raggiungere gli obiettivi? Più o meno di prima? Il rischio di far diventare tutto molto più farraginoso è alto.

Il difficile è trovare il tradeoff tra eccessiva organizzazione (si fa solo ed esclusivamente ciò che è consentito) e la collaborazione anarchica (faccio come mi piace).

Ci sono alcuni accorgimenti che possono sicuramente aiutare, non solo lo smart working. Eccone alcuni:

• Applicare tassonomie[1].  I documenti sono alla base della condivisione di contenuti. Può suonare obsoleto e superato dai tag, metatag e sistemi di indicizzazione dei contenuti, ma ad oggi tutti cercano i documenti per caratteristiche del documento stesso (si cerca una fattura per numero fattura e non c’è modo di fare una ricerca alla Google sul numero fattura). In universi chiusi e condivisi come le fatture è facile; su tipologie diverse il sistema di classificazione deve essere condiviso, altrimenti non si trova più nulla, e se non si trova un documento non si trova un’informazione, quindi non si può collaborare.
• La chiacchiera. Non è una perdita di tempo. La chiacchiera in corridoio spesso è fonte di ispirazione per la risoluzione di un problema, ci si scambia esperienze, trick sull’uso di tool etc. Replicare in digitale è molto difficile, forse è la parte più difficile. Gli strumenti ci sono, e bisogna lasciare spazio anche per questo. Non siamo robot.
• Stabilire procedure. Le procedure o anche le consuetudini rendono il lavoro più agile. Non è vero che la procedura ingessa l’organizzazione, in realtà se si lascia sufficiente margine di manovra e si stabiliscono i capisaldi lasciando il resto libero, l’intero lavoro risulta più efficace.
• Definire responsabilità, condividere obiettivi. In ufficio viene abbastanza semplice, da remoto molto meno. Chi-fa-cosa (nome e cognome) è necessario. Non si parla di mansionario ma, all’interno di lavoro per obiettivi, occorre sapere a chi rivolgersi per avere un’informazione che non si può avere in modalità self services (e torniamo alla tassonomia) e avere un obiettivo comune.

Dunque, ampio spazio alla creatività nell’organizzazione “agile” della giornata lavorativa, ma sempre con uno sguardo alla razionalizzazione del lavoro, premiando un nuovo tipo di collaborazione che annulla le distanze fisiche.

Questo è possibile con le tecnologie attuali: una tra tutte, Microsoft Teams. Ma cosa rimane delle alchimie che solo i rapporti “in presenza” sanno creare? È vero che alcuni aspetti del lavoro in presenza non possono essere digitalizzati, ma l’esperienza vissuta apre spazio anche alla costruzione di nuovi team di lavoro e contaminazioni più agevoli di esperienze, che a volte non sono così facilmente visibili con un approccio tradizionale.

La soluzione? Sta come sempre nel mezzo… anche nel mezzo digitale, in questo caso.

[1] La tassonomia è una struttura ad albero di oggetti appartenenti ad un gruppo di concetti. A capo della struttura c’è un solo oggetto, il nodo radice, le cui proprietà si applicano a tutti gli altri oggetti della gerarchia (sotto-categorie). I nodi sottostanti a questa radice costituiscono categorie più specifiche le cui proprietà caratterizzano il sottogruppo del totale degli oggetti classificati nell’intera tassonomia.

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