Sistema documentale: controllare e tracciare i documenti in qualsiasi momento e contesto

Avere accesso alle informazioni e ai dati aziendali in modo rapido ed efficace è garanzia di efficienza. Nel caso di un’azienda multi-sede questo aspetto diventa particolarmente significativo dato che la dislocazione fisica dei collaboratori e dei diversi siti aziendali hanno necessità di trovare forme di comunicazione e di condivisione precise e strutturate. Concretamente, il software di DMS (Document Management System) organizza e facilita la creazione collaborativa di documenti e altri contenuti utili alla vita dell’impresa. Molto spesso il sistema opera una quantità massiccia di operazioni, catalogando, indicizzando e archiviando i documenti secondo precisi algoritmi.

Alla base di un sistema documentale di qualità deve esserci il controllo e il tracciamento dei documenti e delle informazioni che contengono. Questa caratteristica permette infatti di:

• Lavorare in serenità potendo contare su una soluzione che unisce pratiche archivistiche di alto livello con una tecnologia di business automation
• Fare affidamento su una soluzione flessibile che si adatta a qualsiasi difficoltà legata ai documenti digitali
• Semplificare e tracciare le informazioni rilevanti grazie all’intelligenza artificiale
• Rispondere in modo conforme al quadro normativo esistente

I campi di applicazione sono molteplici, in base al settore di attività dell’impresa, e non solo:

• Acquisti
• Vendita e post-vendita
• Risorse umane
• Amministrazione
• Gestione dei dati sensibili

Le chiavi per un sistema documentale adeguato alla delocalizzazione

Una volta assicurate le funzionalità di base, quali sono le operazioni che deve assicurare un valido sistema documentale? Innanzitutto, deve essere integrato agli altri software aziendali. Se alla base della performance c’è l’accesso ai dati e alle informazioni, il sistema documentale deve necessariamente avere accesso agli altri dispositivi, e viceversa.

Il sistema prescelto deve poi garantire la condivisione delle informazioni con, di conseguenza, la possibilità di approvare decisioni e flussi di lavoro. Il sistema documentale deve poi consentire la firma dei documenti: da remoto e in formato elettronico, la firma per l’approvazione di un processo, acquisto o flusso produttivo deve essere facilitata. I documenti così archiviati devono essere, non solo accessibili, ma anche modificabili proprio per facilitare la collaborazione dei professionisti coinvolti anche se la loro sede di lavoro è delocalizzata.

Un altro aspetto fondamentale riguarda la sicurezza dei dati. Può far paura, infatti, l’idea di concentrare in un unico sistema tutti gli archivi della società a cui, tra l’altro, un gran numero di collaboratori ha accesso da diversi server nel mondo. Il sistema documentale selezionato avrà quindi la possibilità di garantire accessi in sicurezza ma anche di controllare le azioni svolte su ogni documento in modo da avere sempre a disposizione lo storico degli interventi per risolvere eventuali criticità. Ma un sistema documentale che si rispetti deve anche rispondere agli standard richiesti per un linguaggio comune, soprattutto in contesti aziendali multi-sedi.

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La collaborazione è il processo nel quale due o più persone lavorano assieme per raggiungere un obiettivo.  Si potrebbe parlare di collaborazione anche pensando ai segnali di fumo usati dagli indiani; con l’avvento dell’informatica, i modi sono fortunatamente diventati più efficienti. E parlando di tecnologia, si può dire che la collaborazione sia un processo culturale che la coinvolge in prima battuta. Questo significa che non è lo strumento a fare la cultura, ma la cultura a fare lo strumento. Tradotto nella pratica, se non si lavora sulla capacità di lavorare in gruppo, della squadra e delle singole persone, anche gli strumenti più performanti e costosi non risulteranno comunque efficienti. E anche se lo strumento non fa la cultura, di sicuro aiuta a indirizzare più facilmente il processo di cambiamento.

Un processo di collaboration, su qualunque strumento e quindi anche su Microsoft Teams, dal punto di vista tecnico è caratterizzato da 3 pilastri fondanti:

• comunicazione
• gestione dei contenuti
• workflow

In questo senso, se confrontiamo come si lavorava non più tardi di qualche anno fa, possiamo affermare tranquillamente che gli strumenti siano diventati più efficienti. In questo articolo abbiamo parlato di aspetti pratici della collaborazione, anche da remoto, e degli strumenti con cui diventare una “azienda collaborativa”.

Microsoft, tutto a portata di collaboration

Prendiamo per esempio Microsoft 365, con Exchange, Sharepoint, Teams e non ultimi tutti i tool per la gestione della sicurezza del posto di lavoro anche in mobilità.

Lo stack (cioè l’insieme dei colori della nostra tavolozza dei colori) è assolutamente efficiente, efficace, sicuro e stabile.

La comunicazione, per esempio, si basa su un approccio multicanale che parte dalla mail, dalla videoconferenza con Microsoft Teams e dalla telefonia mobile o fissa in una unica soluzione. Ricordiamo ancora il costo e la difficoltà dei sistemi di videoconferenza tradizionali. Ora tutto è così semplice e immediato.

La gestione dei contenuti con Microsoft Teams e Sharepoint permette di lavorare in locale ed in cloud senza soluzione di continuità. Cosa impensabile fino a pochi anni fa con questa fluidità. Onedrive permette di lavorare in locale su un file, automaticamente sincronizzato nel cloud, automaticamente tradotto in un processo Power Automate che lo rende disponibile a tutto il mio gruppo di lavoro.

Nel corso del tempo la collaboration è migliorata. Per esempio, attualmente è possibile condividere contenuti esternamente alla propria organizzazione con pochi click. E ancora, si può notare un sensibile miglioramento nell’utilizzo degli allegati delle mail con spazi condivisi su Microsoft Teams, con sottoscrizioni dei contenuti.

Dalla collaboration alla security

Un aspetto fondamentale della collaboration è la centralità della sicurezza – vale in realtà per ogni processo informatico.

La sicurezza è al centro della piattaforma Microsoft 365, tanto che potremmo definirla “sicura e mobile” senza timore di essere smentiti. A partire da aspetti banali come la facile attivazione della autenticazione a più fattori (integrata con Windows Authenticator Usenza più codici da riportare da mobile a fisso), al click sul cellulare per proteggere i nostri dati, fino alla protezione dei dati con security integrata nel documento (Azure information protection) e alle tecniche di classificazione dei contenuti coerenti con il GDPR.

In conclusione

Microsoft Teams, come altri strumenti per la collaborazione, apre le porte al miglioramento di una serie di attività e alla loro gestione funzionale anche da remoto. Il limite, ancora una volta, risiede nel cambiamento culturale che occorre perseguire per far sì che gli investimenti tecnologici non risultino vani. Formazione e comunicazione sono quindi le due parole chiave da tenere in considerazione, se si vuole ottenere maggior collaborazione in azienda.

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Fatte salve le attività che da remoto non possono essere svolte, o che possono essere svolte con alcune accortezze, occorre specificare che per lavorare da remoto solitamente si punta molto sul risultato. Lo smart working funziona perché “si lavora per obiettivi”. Ma quanto sforzo costa raggiungere gli obiettivi? Più o meno di prima? Il rischio di far diventare tutto molto più farraginoso è alto.

Il difficile è trovare il tradeoff tra eccessiva organizzazione (si fa solo ed esclusivamente ciò che è consentito) e la collaborazione anarchica (faccio come mi piace).

Ci sono alcuni accorgimenti che possono sicuramente aiutare, non solo lo smart working. Eccone alcuni:

• Applicare tassonomie[1].  I documenti sono alla base della condivisione di contenuti. Può suonare obsoleto e superato dai tag, metatag e sistemi di indicizzazione dei contenuti, ma ad oggi tutti cercano i documenti per caratteristiche del documento stesso (si cerca una fattura per numero fattura e non c’è modo di fare una ricerca alla Google sul numero fattura). In universi chiusi e condivisi come le fatture è facile; su tipologie diverse il sistema di classificazione deve essere condiviso, altrimenti non si trova più nulla, e se non si trova un documento non si trova un’informazione, quindi non si può collaborare.
• La chiacchiera. Non è una perdita di tempo. La chiacchiera in corridoio spesso è fonte di ispirazione per la risoluzione di un problema, ci si scambia esperienze, trick sull’uso di tool etc. Replicare in digitale è molto difficile, forse è la parte più difficile. Gli strumenti ci sono, e bisogna lasciare spazio anche per questo. Non siamo robot.
• Stabilire procedure. Le procedure o anche le consuetudini rendono il lavoro più agile. Non è vero che la procedura ingessa l’organizzazione, in realtà se si lascia sufficiente margine di manovra e si stabiliscono i capisaldi lasciando il resto libero, l’intero lavoro risulta più efficace.
• Definire responsabilità, condividere obiettivi. In ufficio viene abbastanza semplice, da remoto molto meno. Chi-fa-cosa (nome e cognome) è necessario. Non si parla di mansionario ma, all’interno di lavoro per obiettivi, occorre sapere a chi rivolgersi per avere un’informazione che non si può avere in modalità self services (e torniamo alla tassonomia) e avere un obiettivo comune.

Dunque, ampio spazio alla creatività nell’organizzazione “agile” della giornata lavorativa, ma sempre con uno sguardo alla razionalizzazione del lavoro, premiando un nuovo tipo di collaborazione che annulla le distanze fisiche.

Questo è possibile con le tecnologie attuali: una tra tutte, Microsoft Teams. Ma cosa rimane delle alchimie che solo i rapporti “in presenza” sanno creare? È vero che alcuni aspetti del lavoro in presenza non possono essere digitalizzati, ma l’esperienza vissuta apre spazio anche alla costruzione di nuovi team di lavoro e contaminazioni più agevoli di esperienze, che a volte non sono così facilmente visibili con un approccio tradizionale.

La soluzione? Sta come sempre nel mezzo… anche nel mezzo digitale, in questo caso.

[1] La tassonomia è una struttura ad albero di oggetti appartenenti ad un gruppo di concetti. A capo della struttura c’è un solo oggetto, il nodo radice, le cui proprietà si applicano a tutti gli altri oggetti della gerarchia (sotto-categorie). I nodi sottostanti a questa radice costituiscono categorie più specifiche le cui proprietà caratterizzano il sottogruppo del totale degli oggetti classificati nell’intera tassonomia.

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