La soluzione per un lavoro collaborativo davvero efficace: Wrike

Wrike è uno dei software per la gestione del lavoro collaborativo attualmente più potenti sul mercato. Strumento operativo e di governance altamente performante e semplice da usare, permette a tutte le persone coinvolte in un determinato progetto di accedere al flusso di lavoro, gestire modifiche, comunicazioni ed essere ingaggiate direttamente dall’applicativo. Il tutto, da qualsiasi dispositivo (anche mobile) e da qualsiasi luogo. Grazie all’immediatezza di comunicazione offerta da Wrike, tutte le informazioni di cui il team ha bisogno sono racchiuse, ordinate e aggiornate all’interno dello stesso ambiente digitale. In questo modo, nessuno perde più tempo per cercare informazioni disperse tra e-mail varie o cartelle archiviate sul desktop, né per restare in attesa di riscontro in merito alle varie attività in ballo condivise chissà dove e chissà quando, che in questo modo si sbloccano prima e procedono più speditamente fino al risultato finale. Realizzato per abilitare al meglio il lavoro collaborativo in senso lato, Wrike offre la possibilità di coinvolgere agevolmente anche persone esterne all’organizzazione: accedendo al link condiviso, chiunque abbia un ruolo nel progetto può intervenire in maniera fluida e organica senza comunque uscire dall’applicativo

Perché Wrike semplifica e velocizza il lavoro collaborativo 

La piattaforma è suddivisa in spazi di lavoro, al cui interno sono coinvolte le persone che fanno parte del team impiegato in quella specifica attività e nei progetti correlati, aggregati in maniera logica. In questo modo, ognuno ha accesso immediato alle attività assegnate i mentre i project manager, dal canto loro, hanno piena visibilità di tutte le mansioni attive e dello stato di avanzamento delle stesse. Avendo evidenza in tempo reale dei diversi carichi di lavoro, i responsabili di progetto possono spostare i task da una persona all’altra in pochi clic, per ottimizzare l’attività e abilitare un lavoro collaborativo alla massima potenza. Ma non è tutto: oltre alla classica possibilità di creare spazi di lavoro personalizzati, Wrike mette a disposizione degli utenti decine di template: queste pre-configurazioni riportano già una bozza di struttura dei progetti, dashboard e task in modo tale da velocizzare e razionalizzare in maniera decisa la costruzione di modelli di lavoro efficaci. Anche grazie all’estrema semplicità dell’interfaccia di Wrike, costantemente ottimizzata, solitamente le aziende che implementano questa soluzione sono in grado di gestire le proprie configurazioni in maniera considerevolmente più rapida di quanto avviene con altre soluzioni di PPM presenti sul mercato.

Implementazione e assistenza: l’efficienza Wrike e il valore aggiunto di Horsa

Per garantire un lavoro collaborativo senza intoppi, è importante anche considerare il servizio di affiancamento e di assistenza che il softwaregarantisce agli utenti. Nello specifico, Wrike dispone di un team di professional service che offre sessioni di affiancamento ideali per gruppi di lavoro medio-piccoli che non devono gestire particolari complessità. In questo caso, basta organizzare i progetti nell’applicazione, strutturare i report e definire i flussi di lavoro che si vogliono utilizzare: mediamente, in appena otto ore di consulenza (una o due a settimana), gli utenti sono pronti per utilizzare lo strumento in maniera pienamente indipendente. Per i progetti di lavoro collaborativo più complessi, invece, interviene Horsa proponendo un approccio ibrido che prevede innanzitutto un numero variabile di workshop in presenza, in base alle esigenze. Secondo gli esperti di Horsa, infatti, affiancare fisicamente il cliente con attività di analisi e definizione della soluzione in presenza è il modo più efficace per valorizzare e personalizzare subito al meglio le funzionalità di Wrike. A seguire, vengono organizzate sessioni periodiche di training, supporto e configurazione da remoto, in cui il cliente viene seguito passo passo nell’adozione del sistema. Una volta che il lavoro collaborativo con Wrike è entrato a pieno regime, per quanto riguarda l’assistenza, i clienti possono contare sia sulla presenza di Horsa come primo contatto, sia scalare direttamente sul supporto IT interno a Wrike che è attivo 24h, 7 giorni su 7.

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Fatte salve le attività che da remoto non possono essere svolte, o che possono essere svolte con alcune accortezze, occorre specificare che per lavorare da remoto solitamente si punta molto sul risultato. Lo smart working funziona perché “si lavora per obiettivi”. Ma quanto sforzo costa raggiungere gli obiettivi? Più o meno di prima? Il rischio di far diventare tutto molto più farraginoso è alto.

Il difficile è trovare il tradeoff tra eccessiva organizzazione (si fa solo ed esclusivamente ciò che è consentito) e la collaborazione anarchica (faccio come mi piace).

Ci sono alcuni accorgimenti che possono sicuramente aiutare, non solo lo smart working. Eccone alcuni:

• Applicare tassonomie[1].  I documenti sono alla base della condivisione di contenuti. Può suonare obsoleto e superato dai tag, metatag e sistemi di indicizzazione dei contenuti, ma ad oggi tutti cercano i documenti per caratteristiche del documento stesso (si cerca una fattura per numero fattura e non c’è modo di fare una ricerca alla Google sul numero fattura). In universi chiusi e condivisi come le fatture è facile; su tipologie diverse il sistema di classificazione deve essere condiviso, altrimenti non si trova più nulla, e se non si trova un documento non si trova un’informazione, quindi non si può collaborare.
• La chiacchiera. Non è una perdita di tempo. La chiacchiera in corridoio spesso è fonte di ispirazione per la risoluzione di un problema, ci si scambia esperienze, trick sull’uso di tool etc. Replicare in digitale è molto difficile, forse è la parte più difficile. Gli strumenti ci sono, e bisogna lasciare spazio anche per questo. Non siamo robot.
• Stabilire procedure. Le procedure o anche le consuetudini rendono il lavoro più agile. Non è vero che la procedura ingessa l’organizzazione, in realtà se si lascia sufficiente margine di manovra e si stabiliscono i capisaldi lasciando il resto libero, l’intero lavoro risulta più efficace.
• Definire responsabilità, condividere obiettivi. In ufficio viene abbastanza semplice, da remoto molto meno. Chi-fa-cosa (nome e cognome) è necessario. Non si parla di mansionario ma, all’interno di lavoro per obiettivi, occorre sapere a chi rivolgersi per avere un’informazione che non si può avere in modalità self services (e torniamo alla tassonomia) e avere un obiettivo comune.

Dunque, ampio spazio alla creatività nell’organizzazione “agile” della giornata lavorativa, ma sempre con uno sguardo alla razionalizzazione del lavoro, premiando un nuovo tipo di collaborazione che annulla le distanze fisiche.

Questo è possibile con le tecnologie attuali: una tra tutte, Microsoft Teams. Ma cosa rimane delle alchimie che solo i rapporti “in presenza” sanno creare? È vero che alcuni aspetti del lavoro in presenza non possono essere digitalizzati, ma l’esperienza vissuta apre spazio anche alla costruzione di nuovi team di lavoro e contaminazioni più agevoli di esperienze, che a volte non sono così facilmente visibili con un approccio tradizionale.

La soluzione? Sta come sempre nel mezzo… anche nel mezzo digitale, in questo caso.

[1] La tassonomia è una struttura ad albero di oggetti appartenenti ad un gruppo di concetti. A capo della struttura c’è un solo oggetto, il nodo radice, le cui proprietà si applicano a tutti gli altri oggetti della gerarchia (sotto-categorie). I nodi sottostanti a questa radice costituiscono categorie più specifiche le cui proprietà caratterizzano il sottogruppo del totale degli oggetti classificati nell’intera tassonomia.

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