Digitalizzazione processi per la sostenibilità economica, ma non solo 

Una definizione interessante del termine sostenibilità risale al 1987 quando fu utilizzata per la prima volta dalla Commissione mondiale sull’ambiente e lo sviluppo (WCED) nel rapporto Brundtland. Secondo gli esperti, la sostenibilità è quel modello di sviluppo “che soddisfa i bisogni del presente senza compromettere la possibilità delle generazioni future di soddisfare i propri”.  Decliniamo ora il concetto di sostenibilità:  

• la sostenibilità economica è la capacità di un sistema economico di produrre reddito e lavoro in maniera duratura; 
• la sostenibilità ambientale è la capacità di tutelare l’ecosistema e il rinnovamento delle risorse naturali. 

Ed è Stefano Epifani, professore e presidente del Digital Transformation Institute, nonché advisor ONU, che oggi afferma che “la sostenibilità non può fare a meno della trasformazione digitale”. E in questo caso si fa riferimento non solo alla sostenibilità economica, ma anche a quella ambientale. La digitalizzazione e la dematerializzazione dei processi, infatti, hanno un impatto positivo non solo sulle performance aziendali e sull’agilità dell’industria del futuro, ma permettono anche di ridurre l’impatto ambientale di quest’ultima. È utile qui ricordare che, nel 2015, l’ONU ha fissato 17 Obiettivi di Sviluppo Sostenibile nell’Agenda 2030. Quattro di essi riguardano direttamente tanto la sostenibilità economica quanto quella ambientale: Imprese, Innovazione e infrastrutture; Città e comunità sostenibili; Consumo e produzione responsabili; Lotta contro il cambiamento climatico.  

La digitalizzazione dei processi fa bene al business e all’ambiente 

L’uso delle tecnologie digitali, che può quindi essere utile per il raggiungimento di questi obiettivi, ha diversi aspetti positivi per l’ambiente connessi alla produzione, al consumo e alla diffusione di beni fisici. Si cita spesso la riduzione della carta che è certamente un effetto molto visibile. Ma la digitalizzazione dei processi non si ferma certo qui. Nel privato come nel pubblico, la comunicazione virtuale abbatte lo spreco di risorse naturali anche in termini di spazi fisici usati per svolgere le diverse attività o per stoccare materiali e documenti; riduce la distanza geografica tra le persone, limitando gli spostamenti ma favorendo gli scambi e velocizzando la presa di decisione con conseguente miglioramento delle performance aziendali. Sistemi come gli BPM consentono la condivisione e l’accessibilità dei dati per una rapida risoluzione dei problemi o semplicemente l’approvazione di procedure. La Robotic Process Automation, ad esempio, si posiziona come un facilitatore naturale di questi processi permettendo, tra le altre funzioni, di automatizzare attività di back-office o data-entry,  contribuendo a rendere più efficiente l’azienda riducendo gli sprechi.  

L’innovazione tecnologica e il conseguente sviluppo dell’Industria 4.0 rispondono quindi in maniera sempre più precisa alle esigenze di sostenibilità economica e ambientale. E questo sia da un punto di vista tecnico che dal punto di vista delle pratiche individuali. L’uso delle tecnologie digitali influenza, infatti, anche il nostro modo di agire, di rapportarci al nostro lavoro e agli altri. Basti pensare allo smart working che, da necessità per lottare contro la diffusione del virus del Covid-19, è diventato anche una scelta professionale. Proprio la riduzione degli spostamenti, con conseguenze riduzione delle emissioni di CO2, rappresenta uno degli effetti positivo della digitalizzazione dei processi sia a livello economico (risparmio di tempo, efficienza, meno rimborsi spese) che ambientale e dimostra come anche le scelte individuali hanno il loro peso.

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Di cosa si occupa il Business Process Management

Un’azienda è fatta di procedure e processi. A volte, questi processi sono strutturati e documentati, ma a volte nascono da usanze e abitudini non codificate: potremmo definirli come iterazioni tra persone e strumenti volte a raggiungere uno scopo. Questo scopo cambia a seconda del destinatario del processo. Prendiamo un esempio universalmente riconosciuto, cioè una fattura: per il contabile è un oggetto che arriva da un’entità (fornitore) da inserire in uno strumento (ERP) per provvedere al pagamento. Per il capo commessa, invece, la fattura è un oggetto prodotto dal medesimo soggetto (fornitore) che arriva avvallato da uno stato avanzamento lavori o da un consuntivo di lavoro (altri oggetti), che devono essere verificati da appositi tecnici (altri soggetti). Quindi, anche in merito a un oggetto così conosciuto come una fattura, possiamo chiederci: che cos’è? E qual è il suo percorso?

Possiamo definire una fattura, ma anche svariati altri tipi di documenti aziendali, come una “entità di business”, cioè l’insieme di documenti, transazioni, soggetti e procedure atte a concludere un processo aziendale (in questo caso il ciclo passivo). Il Business Process Management si occupa di riconoscere, razionalizzare e codificare questi processi, in modo che diventino davvero funzionali in azienda.

Il contesto attuale

Il covid, e il conseguente smartworking, hanno inizialmente imposto, e poi reso necessaria, la digitalizzazione forzata di tutti gli strumenti, i processi e le procedure aziendali. Ma per rispondere velocemente ad una necessità resasi improvvisamente pressante, molte aziende hanno digitalizzato indiscriminatamente tutte le iterazioni, grazie agli strumenti di collaboration, senza però digitalizzare anche i processi sottostanti. Il risultato è, in alcuni casi, un rallentamento delle procedure, che sono diventate farraginose e poco chiare. Come uscirne? È necessario utilizzare strumenti di automazione di processo, ovvero di Business Process Management: questi strumenti sono in grado di strutturare e rendere visibile tutto il “percorso” dell’iterazione.

Business Process Management e Case Management

A livello base esistono fondamentalmente due tipi di strumenti di automazione: Business Process Management (BPM) e Case Management (CM). Il Case Management si occupa sempre di gestire processi digitali, creando o consolidando processi strutturati e non strutturati a partire da entità di business di base, ma si differenzia dal BPM per la diversa attenzione che viene posta all’interazione delle risorse.

Facendo un parallelo tra un processo aziendale e un viaggio Milano – Parigi il, BPM è un viaggio in treno: si sa da dove si parte, si sa dove si arriva e a determinata condizione (scambio) si va a sinistra o a destra fino a raggiungere la destinazione. Il CM è un viaggio in aereo: si sa esattamente da dove si parte e dove si deve arrivare ma il viaggio, pur rimanendo all’interno di regole di rotta prestabilite, consente una serie di azioni volontarie a seconda delle condizioni che si pongono.

Non si può dire quale dei due approcci sia universalmente il migliore: il Business Process Management è strategico nei processi industriali, mentre il Case Management può risultare una marcia in più in quei processi dove i knowledge worker (quelli che “ne sanno”) devono avere la libertà di decidere quali azioni fare a seconda del caso.

Come implementare il Business Process Management in azienda

Come affrontare il tema? Con semplicità e concretezza. Tutti i processi sono complessi nella loro interezza, ma scomposti risultano sempre più semplici, fino a diventare singoli task. Quindi come affrontare il tema dipende dal punto di partenza. Abbiamo chiaro come costruire la nave? Fino al dettaglio del rubinetto? O quando, come, chi? Se sì, possiamo facilmente, per step, digitalizzare tutto il processo. Altrimenti bisogna procedere per “stati finiti”, per ambiti quindi il più possibili indipendenti, andare ad analizzare per digitalizzare e collegare tra di loro in un ambito generale fino ad arrivare alla nave. Non è ovviamente l’unico approccio; ma questo è quello che nel tempo ha consentito di ottenere un ROI il più veloce possibile minimizzando il change management.

Ma il Business Process Management rappresenta solo il punto di partenza, le fondamenta per così dire. Da esso si sviluppano tecnologie come la robotica applicata ai processi (RPA), l’intelligenza artificiale applicata ai processi (IPA) e così via, che facilitano e potenziano la gestione digitale dei processi. Partire dalle basi è tuttavia fondamentale per assicurarsi che tutti i processi in azienda siano adeguatamente predisposti alla digitalizzazione, e all’accoglienza delle più moderne tecnologie. Anche in tempi di covid.

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