Anche nell’era digitale incontrarsi faccia a faccia può fare la differenza. Ancora oggi per molte organizzazioni le trasferte aziendali rappresentano una parte fondamentale del lavoro: possono essere l’occasione per presentare i propri prodotti, partecipare a fiere ed eventi, incontrare potenziali clienti, stringere nuove partnership.
Come tutte le iniziative aziendali, per avere successo anche i viaggi d’affari richiedono una certa dose di preparazione. Le variabili che entrano in gioco sono tante: tariffe del soggiorno, cancellazioni dell’ultimo minuto, emergenze sul posto. Oltre a fare buona impressione, una trasferta ben gestita permette a chi si muove per lavoro di concentrarsi al meglio sullo scopo del viaggio.
Ecco perché l’organizzazione della trasferta richiede un’attenta pianificazione per destreggiarsi tra i tanti documenti ed evitare intoppi lungo il percorso. Non si tratta, infatti, solo di effettuare per tempo le prenotazioni e gestire al meglio gli spostamenti una volta arrivati sul posto, ma anche di definire un budget, controllare i costi sostenuti dai dipendenti e i rimborsi spese dovuti.
Cosa considerare quando si organizza una trasferta
Il primo passo è giocare d’anticipo: la trasferta va pianificata per tempo, definendo il numero di dipendenti coinvolti, le attività in cui saranno impegnati, gli spostamenti e le prenotazioni necessarie. Quando si pianifica un viaggio all’estero, è bene informarsi anche sulle abitudini locali e sulla business etiquette in vigore in quel Paese. È importante poi definire un itinerario chiaro: date di partenza, orari delle riunioni di lavoro, location degli eventi a cui si dovrà partecipare.
Non va trascurata la sicurezza: chi è incaricato di organizzare la trasferta ha anche la responsabilità di compiere una valutazione preliminare dei rischi associati alla destinazione – instabilità politica, minacce terroristiche, criminalità diffusa, emergenze climatiche, crisi sanitarie – e di prevedere le misure che potrebbero rendersi necessarie per tutelare i dipendenti in caso di necessità.
Le informazioni in merito alla trasferta vanno comunicate per tempo e in modo chiaro ai dipendenti, che devono conoscere nel dettaglio i piani di viaggio per prepararsi al meglio. Dal momento poi che i viaggi aziendali rappresentano una spesa significativa per l’azienda, è utile prevedere anche un sistema efficace di monitoraggio e controllo dei costi, per verificare che il budget stanziato per trasporti, pasti e altre spese venga rispettato.
La soluzione Itinero di Horsa Devlab
Per gestire tutti questi dati, è utile affidarsi a uno strumento ad hoc, progettato per semplificare e ottimizzare l’organizzazione delle trasferte. Itinero è la soluzione di self-booking progettata da Horsa Devlab per offrire un’esperienza di gestione delle trasferte aziendali facile e veloce.
La soluzione permette di pianificare le trasferte attraverso due modalità di prenotazione: autonoma, attraverso un’app utilizzabile su qualsiasi dispositivo, e assistita mediante un operatore specializzato che sottoporrà poi la prenotazione all’approvazione dei responsabili designati. Per garantire massima flessibilità nella gestione dei permessi e delle prenotazioni, Itinero consente inoltre di impostare le autorizzazioni su base individuale o per gruppi di persone.
Dotata di un’interfaccia semplice e intuitiva, la soluzione si integra con i database aziendali per facilitare la gestione dei dati e garantire al contempo il rispetto degli obblighi di compliance. È dotata anche di una funzionalità di controllo della spesa aziendale, tramite autorizzatori di budget e/o autorizzatori gerarchici, e offre la possibilità di scegliere tra diverse modalità di pagamento per adeguarsi alle esigenze specifiche dell’azienda e delle singole destinazioni.
Non meno importante, Itinero offre anche un sistema di travel security. La soluzione aiuta, cioè, i responsabili delle trasferte aziendali ad analizzare i potenziali fattori di rischio per ogni destinazione; semplifica il lavoro di pianificazione su ogni aspetto della trasferta, facilitandone anche la comunicazione puntuale al personale coinvolto; monitora in tempo reale il viaggio, per garantire la sicurezza dei dipendenti e il pieno controllo da parte dell’organizzazione.
