La collaborazione digitale dinamica tra i membri di un team diventa un elemento essenziale per contribuire al miglioramento dei processi interni e per rispondere alle esigenze del nuovo paradigma di hybrid-work. A tal proposito, Wrike è lo strumento ideale per semplificare e velocizzare il lavoro collaborativo. Approfondisci l’argomento in questo articolo.

Wrike è un tool di collaborative work management (CWM) e ciò significa che, oltre a mettere a disposizione degli utenti le classiche funzionalità dei software di project management quali, principalmente: la pianificazione, il monitoraggio e controllo dello stato di avanzamento di progetti e attività, la gestione del workload, Wrike permette ai team di rimanere sempre aggiornati sui vari task, condividendo informazioni e documenti di ogni genere, avviando approvazioni e incrementando la visibilità (… e trasparenza!) sull’operatività.

Wrike trova ampio spazio in molte aree aziendali e in particolare in questo articolo approfondiremo la sua diffusione nell’ambito HR, presentando il nostro caso, Wrike for HR: il caso Horsa.

Human Resource: sfide e necessità

L’innovazione tecnologica e il cambiamento socio-culturale hanno un forte impatto anche sull’ambito delle risorse umane.

La pandemia ha incrementato l’adozione di metodologie alternative di lavoro. Lo smart working, che spesso accorcia le distanze, semplificando la gestione del lavoro, a volte riduce la socializzazione e di conseguenza il senso di appartenenza della risorsa sia in relazione al proprio team di lavoro sia nei confronti dell’azienda. Per questo motivo, l’attenzione e la condivisione dei valori aziendali diventa una tematica di fondamentale importanza, quanto il benessere psico-fisico. La motivazione, la prospettiva di crescita, l’attribuzione di responsabilità, l’equilibrio tra lavoro e vita privata, rappresentano degli elementi fondamentali che una risorsa valuta per il proprio sviluppo personale e professionale. Il tema della formazione e degli aggiornamenti, infatti, costituisce un grande valore aggiunto, molto apprezzato sia dalle nuove leve sia dalle figure senior.

Hybrid-work, business value, wellbeing, employee retention e talent development sono, infatti, solo alcune delle sfide che i team HR si trovano a dover affrontare ogni giorno.

Wrike for HR

Wrike è uno strumento estremamente flessibile e versatile, adattabile a qualsiasi team di lavoro. Permette di agevolare la collaborazione tra membri di un team, sia in ufficio sia da casa, riproponendo un’infrastruttura di base che rispecchi i processi operativi caratteristici dell’organizzazione (ad esempio ricreando dei flussi di approvazione di attività e documenti, utilizzando la terminologia tecnica, ecc.).

Vengono proposti alcuni casi pratici di utilizzo caratterizzati da modelli completamente personalizzabili:

• On-boarding e off-boarding: questo template, a partire da uno spazio di lavoro, permette di gestire i processi di on-boarding e off-boarding, dedicando ad ogni risorsa un progetto, all’interno del quale saranno presenti dei sotto-progetti suddivisi per area in cui verranno registrate tutte le attività da svolgere (ad esempio per l’area IT: preparazione dotazioni HW, creazione Account, ecc.).  All’interno del template si trovano anche due dashboard – strumenti per gestire e monitorare il lavoro in modo semplice e dinamico – dedicate rispettivamente ai due processi, per poterne visualizzare efficacemente lo stato di avanzamento per ogni singolo dipendente.

• Training Process: template utilizzato per strutturare e condividere le knowledge base, le linee guida e le regole dell’organizzazione con tutti i dipendenti. In questo modo, verranno diffuse delle procedure standard e consultabili in modo semplice.
• HR Candidate Profiles: Wrike è uno strumento in continua evoluzione ed ha da poco introdotto un nuovo framework per la gestione del lavoro: i Custom Item Types (CIT), elementi che permettono di personalizzare completamente task e progetti sulla base delle esigenze dell’organizzazione e dei singoli dipartimenti aziendali. Nel caso specifico dell’ambito HR, una delle possibili applicazioni dei CIT è rappresentato dalla raccolta e archiviazione dei CV. In particolare, è possibile creare una visualizzazione personalizzata dell’attività in cui verrà inserito il CV, scegliendo quali elementi mettere in evidenza per facilitarne la gestione (ad esempio: dati anagrafici, ruolo ricoperto, ultima esperienza, ecc.).

I vantaggi di Wrike

Molti sono i vantaggi dell’adozione di uno strumento così innovativo e agile.

1)  Migliora la collaborazione nei team

In primis, il notevole incremento della collaborazione del team HR e la riduzione della complessità dei processi operativi. Wrike, infatti, grazie a numerose automazioni e personalizzazioni, permette di definire e snellire i flussi di lavoro, riproponendo una user experience estremamente coinvolgente. Questo strumento, inoltre, permette di definire delle procedure standard come, ad esempio, l’archiviazione dei CV, la gestione del recruitment e di tutte le informazioni relative ai dipendenti, la pianificazione delle attività e del training (certificazioni, corsi, attestati), la gestione dell’employee life cycle. Stiamo parlando di una single source of truth – un’unica sorgente di verità, che si traduce nella possibilità di gestire all’interno di un unico strumento molteplici informazioni, riducendo la necessità di ricorrere a molteplici fonti – in cui poter organizzare tutte le informazioni.

2) Semplifica la gestione delle attività e dei progetti, riduce il tempo necessario per la produzione di report e migliora l’efficienza complessiva del team

Un altro dei vantaggi di Wrike è sicuramente rappresentato dalla riduzione dell’effort, inteso come minor tempo e maggiore efficienza nella produzione di reportistica (e quindi ricerca di dati e informazioni necessarie) e nel monitoraggio complessivo delle attività in corso, grazie all’utilizzo di report e dashboard personalizzate. All’interno di questo strumento, è inoltre possibile creare dei form di richiesta personalizzati, in modo tale da facilitare l’inserimento dei dati, dando maggiore visibilità alle attività da svolgere nei confronti dell’organizzazione.

3) Gestione efficiente del workload

Non meno importante è la gestione del workload. Grazie a questa funzionalità espressa attraverso un grafico costruito ad hoc, è possibile distribuire in modo equo il carico di lavoro alle risorse del team, evitando così, la sovrallocazione delle risorse.

Questi sono solamente alcuni dei benefici apportati dall’implementazione di Wrike, ma vediamo ora nello specifico il caso di applicazione al Team HR di Horsa.

Il caso Horsa

Il mondo ICT non è solo tecnica: Horsa presta da sempre molta attenzione al coinvolgimento e allo sviluppo personale e professionale delle proprie persone, con iniziative e progetti che toccano ambiti anche molto diversi da quello informatico. Il Team HR propone iniziative curiose e coinvolgenti, rendendo i dipendenti Horsa protagonisti attivi della creazione di un ambiente lavorativo autentico e stimolante.

Data la sua grande versatilità, il Team HR ha optato per l’implementazione di Wrike, partendo dalla riorganizzazione del processo di gestione delle nuove opportunità e dei nuovi possibili candidati all’interno di questo tool.

In particolare, è stato creato un form per la richiesta di nuove posizioni lavorative, condiviso con i responsabili delle singole Business Unit (BU) di Horsa. L’invio del form avvia l’apertura di una nuova posizione e, di conseguenza, la ricerca del talento da acquisire.

Per ogni ruolo ricercato, viene creato un progetto all’interno della cartella dedicata ad ogni BU. I candidati rappresentano una singola attività del progetto, in cui vengono inserite tutte le informazioni rilevanti, in modo tale da condividerne i riferimenti con il responsabile della BU in questione, promuovendo una collaborazione all’interno dello strumento.

Per monitorare lo stato delle candidature, è stato ideato un workflow apposito e sono stati creati tanti report quante sono le BU. I dati sono stati raggruppati per ruolo di riferimento e status della richiesta.

In questo modo, la gestione delle candidature acquisisce visibilità per tutti i membri del team.

Il percorso del Team HR di Horsa è iniziato da poco, ma la semplicità d’uso e l’elevato livello di personalizzazione di Wrike faranno sì che questo strumento contamini molti altri processi, portando ad una collaborazione sempre più attiva tra le varie BU.

Questo è solo l’inizio di un intenso percorso rivoluzionario!

In conclusione

Wrike connette le esigenze innovative dei team con quelle operative e gestionali, con lo scopo di raggiungere esperienze lavorative originali ed esclusive. Horsa Plan affianca i team di lavoro in questo percorso dinamico, supportando i clienti e proponendo soluzioni in linea con le necessità dell’organizzazione.

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