Software di Project portfolio management – Le sfide da affrontare nel nuovo scenario operativo 

Lo scenario lavorativo si fa dunque sempre più articolato: servono strumenti come i software di Project portfolio management pensati appositamente per strutturare i processi in maniera più funzionale. Il bisogno di mantenere alta la competitività e puntare verso un’innovazione senza sosta, infatti, impone alle imprese di approcciarsi al cambiamento costante con nuovi standard operativi e di governance, per riorganizzare rapidamente i propri flussi di lavoro. Per centrare questi obiettivi in un contesto particolare come l’hybrid workplace il primo passo è riuscire ad accentrare e integrare in una sola piattaforma di collaborazione tutte le informazioni relative a progetti e attività da svolgere. Ed è proprio in quest’ottica che un software di PPM può giocare un ruolo decisivo. Grazie a questo tipo di strumento, infatti, è possibile mettere a sistema tutta la conoscenza aziendale sulle diverse attività e sui progetti e fare ordine nei flussi di lavoro. Implementare una piattaforma di project management, infatti, significa abilitare uno standard univoco, basato su procedure predefinite ma allo stesso tempo adattabili a ogni specifica tipologia di progetto.

Perché i software di Project portfolio management sono lo strumento chiave per centrare gli obiettivi di business 

Vediamo quindi nel dettaglio perché i software PPM si rivelano risolutivi. Il punto fondamentale è la possibilità di ottimizzare la gestione delle attività su tre direttrici principali: il lavoro relativo ai singoli progetti, l’orchestrazione tra i diversi progetti per fare in modo che procedano in maniera organica e, in ultimo, il cosiddetto non-project work, ovvero il lavoro destrutturato (che spesso corrisponde a un’ampia parte delle attività che devono essere svolte).

In pratica, attraverso i software di Project portfolio management, è possibile ingaggiare le persone, assegnare mansioni, commentare attività, chiedere feedback, modificare, inviare e gestire i documenti direttamente dall’applicativo, senza mai uscire dall’ambiente univoco e condiviso. I documenti di lavoro possono anche essere condivisi con persone esterne al team: queste ultime ricevono un link per accedere alla piattaforma e collaborare al suo interno come ospiti. In questo modo si innesca un circolo virtuoso che garantisce, a tutti, una collaborazione senza limiti e, ai responsabili di progetto, una visibilità totale sui flussi e i carichi di lavoro.

Strutturare i processi con un software di Project portfolio management: quali vantaggi si ottengono davvero? 

Un software di Project portfolio management evoluto è progettato per dare graficamente risalto alla struttura ai vari processi aziendali: in questo modo, le persone vedono quello che stanno facendo e sono messe nelle condizioni di affinare di volta in volta le procedure. Grazie a queste funzionalità, in ultima analisi, è possibile standardizzare e, in un certo qual modo, automatizzare i processi: in base all’efficacia delle varie metodologie operative utilizzate nel tempo, è possibile, misurando le relative performance in modo oggettivo, individuare quelle migliori da riutilizzare nei progetti simili futuri. La possibilità di avere a disposizione un processo predefinito rappresenta una sorta di roadmap sicura e consolidata da seguire con fiducia senza dover, ogni volta, brancolare nel buio nel tentativo di reinventare o ripensare la miglior strategia per ogni nuova attività.  Per questi motivi, il valore di un software di Project portfolio management va al di là della dei risultati che garantisce nella gestione del singolo progetto, bensì rappresenta uno strumento strategico per il business nel suo complesso, perché aiuta a mettere concretamente ordine nelle aree aziendali che lo implementano.

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Tra le soluzioni disponibili ci sono software di To-Do List, Task Management e Project Management. Apparentemente potrebbero sembrare lo stesso tipo di soluzione, o soluzioni molto simili tra loro, ma nella realtà sono tre sistemi completamente diversi ed adatti ad esigenze ben precise. Vediamo dunque quali sono e quando è meglio scegliere una soluzione o l’altra.

Differenze tra software di To-Do-List, Task Management e Project Management

Prima di decidere quale soluzione scegliere ci sono tanti aspetti da valutare: quali sono le caratteristiche essenziali per il business? Il software è facile da usare? Rientra nel budget?

La prima cosa da chiarire è: cosa serve realmente? Un semplice strumento di monitoraggio di progetti, uno strumento con funzionalità avanzate o uno strumento di collaborazione di tipo social? Spesso inoltre non si ha il tempo per provare le centinaia di software reperibili in commercio: da qui nasce questo articolo.

Cominciamo a chiarire le differenze tra software To-Do-List, Task Management e Project Management.

Software To-Do List per gestire liste di task

I software To-Do List permettono di gestire una lista di cose da fare e sono quindi adatti agli imprenditori che gestiscono da soli attività ripetitive. Un software di questo tipo permette di semplificare il processo di gestione delle varie attività e non richiede specifiche competenze per poterlo utilizzare. Tipicamente un To-Do List software offre la possibilità di:

• Creare e condividere elenchi di cose da fare: si può creare un elenco di attività e assegnarle a se stessi o ai colleghi.
• Tracciare le attività: si possono impostare avvisi per ricordare all’utente le attività che si stanno avvicinando alla data di scadenza.
• Assegnazione di priorità alle attività mediante etichette: si possono aggiungere colori o etichette per contrassegnare le attività importanti.

Queste caratteristiche rendono la To-Do-list un’ottima soluzione per la gestione delle attività personali, quindi ideale per imprenditori singoli, liberi professionisti o piccoli team.

Software di Task Management per pianificare le attività

Un software di Task Management è ideale per piccoli team che lavorano su progetti comuni e offre funzionalità di gestione delle attività più avanzate rispetto ad un software To-Do List. Ad esempio, è possibile gestire le attività in modo più dettagliato, visualizzandole secondo il metodo Kanban o utilizzando un sistema a punti per capire visivamente lo sforzo necessario per completare un’attività.

In sintesi, un Task Management software permette di:

• Pianificare le attività del team: si possono creare e assegnare compiti ai membri del team inserendo una descrizione dell’attività, la data di scadenza e altri utili dettagli.
• Monitorare l’avanzamento dell’attività: è possibile visualizzare le attività completate e in sospeso; entrare nei dettagli delle attività non ancora completate e visualizzare la percentuale di completamento.
• Modificare e assegnare una priorità alle varie attività, copiando e riutilizzando interi elenchi di attività, contrassegnando le attività tramite etichette e usando diversi colori per definire la priorità di ogni attività.
• Ricevere notifiche sulle attività: è possibile impostare un sistema di notifiche (via email o notifiche push su App) per avere un promemoria sulle attività imminenti.

Queste caratteristiche consentono di ridurre gli errori di gestione delle attività e risultano utili nella pianificazione. È inoltre possibile visualizzare le interdipendenze delle attività per identificare chi deve completare il proprio lavoro per poter sbloccare il task di altri.

Tuttavia, anche se hanno funzionalità in più rispetto ai software To-Do-List, i software di Task Management presentano meno funzioni rispetto ad una soluzione completa di Project Management. Non sono quindi lo strumento migliore per la gestione di progetti complessi, ma sono comunque ottimi per ridurre le inefficienze derivanti dalla gestione delle attività tramite un “semplice” foglio Excel.

Software di Project Management per progetti più complessi

Un software di Project Management consente alle aziende di gestire molteplici aspetti di un progetto come il roadmapping, il monitoraggio dei traguardi, la comprensione dei rischi, il calcolo del budget. Funzionalità che non si trovano nei software To-Do-List o in quelli di Task Management. Ecco in dettaglio cosa si può fare utilizzando un software di Project Management:

• Gestire le attività: creare, pianificare e assegnare compiti ai membri del progetto; impostare le attività basilari e tracciare il completamento di tutte le attività previste.
• Collaborare in team: utilizzare spazi di lavoro online in cui i membri del team possono commentare le attività, visualizzare i calendari degli altri, chattare e collaborare con estrema facilità.
• Archiviare e condividere documenti: creare un repository centralizzato in cui salvare i file di progetto importanti e tracciare le modifiche delle varie versioni dei documenti.
• Pianificare progetti e attività: impostare gli obiettivi del progetto e delineare i risultati finali utilizzando strumenti integrati, come ad esempio i diagrammi di Gantt.
• Creare report: creare report inerenti lo stato del progetto, tenere traccia dei costi e valutare le prestazioni del team sui pannelli di report che possono contenere grafici, diagrammi di flusso delle attività, e così via

Tale soluzione è adatta soprattutto per le aziende che gestiscono progetti a lungo termine, hanno la necessità di gestire più parti interessate e un team di oltre 10 membri.

Una soluzione di questo tipo può essere ancora più completa se integrata con sistemi aziendali come CRM e gestionali ERP. A differenza di una semplice soluzione di To-Do-List che consente solo di pianificare e gestire le attività, tali strumenti di Project Management consentono di pianificare l’intero ambito del progetto, monitorare i budget, creare fatture, fare un inventario delle risorse o calcolare il loro carico.

Automazione con software di Project management

L’automazione che questi software di Project Management offrono può togliere un carico importante dalle spalle dei Project Manager. Ad esempio, questi software possono ottenere aggiornamenti dal team, produrre report e generare avvisi di allerta quando vengono rilevati problemi, gestire in modo automatico licenze, canoni e contratti o allocare automaticamente costi e ricavi.

Ovviamente una soluzione del genere richiede una curva di apprendimento e, solitamente, è possibile eseguire l’aggiornamento a un piano più avanzato una volta che il team è a proprio agio con lo strumento e si inizia a riscontrare il beneficio dalla soluzione adottata.

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